Mali Müşavirler

1Erişim almak#

1.1 İhtiyacınız olan grup#

OnDelights’ın Accountant grubuna sahip olmanız ve portal kullanıcısı değil Internal User olmanız gerekir. Bir yönetici ikisini de arka ofiste Settings → Users altında verir.

İstemeden önce bu yetkiyle ilgili bilmeye değer iki şey var:

• Başka hiçbir rol onu içermez. Klinik yöneticisi, platform yöneticisi ya da yönetici olmak size /my/finance sayfasını vermez. Bu bilinçlidir — defter ayrı bir şapkadır ve bilinçli olarak takılır.
• İki şapkaya ihtiyacı olan kişi iki ayrı yetki demektir. Platform yöneticisi rolü portal tarafındaki Uzman zincirini de içerir ve tek bir hesap aynı anda hem portal kullanıcısı hem Internal User olamaz. Kliniği yönetiyor ve defterleri de tutuyorsanız, mali müşavir yetkisini dahili bir hesap için isteyin.

Bir veritabanı yöneticisi (Settings → Technical) bu gruba örtük olarak sahiptir; böylece Platformu kuran kişi, çalıştığını denetlemek için sayfayı her zaman açabilir.

1.2 İkinci rol ve neden henüz sayfası yok#

İkinci bir finans rolü daha var: Business manager. Defterler tutuyor mu sorusunu değil, bu işletme çalışıyor mu sorusunu soran kişi için düşünüldü. Yalnızca toplulaştırılmış rakamları okur ve hiçbir defter grubuna sahip değildir — aynı kişi Accountant grubuna da sahip olmadıkça ücret sütunları ondan gizli kalır.

Yöneticinin kendi panosu henüz yapılmadı. Rol, pano yapıldığında yetkiler doğru olsun diye var. O zamana kadar bir yönetici, yöneticinin panosunu (/my/admin/health) ve altındaki raporları okur.

1.3 Gruba sahip değilseniz#

kısa bir sayfa görürsünüz — üzerinde hiçbir rakam sızmaz. O sayfanın adresini yöneticinize gönderin; vermesi gereken yetkinin adı sayfada yazar.

2Panoya bir bakış#

/my/finance

2.1 Dört para kutucuğu#

Billed ve Collected tek bir rakamın iki görünümü değildir. Billed dönemde talep ettiğinizdir; Collected ise dönem içinde gelen paradır — daha önce faturalanmış tutarlar dahil. İkisi farklıdır ve bu çiftin anlamı tam da aradaki farktır: iki kutucukta işletme sermayesi sorusu.

Compare açıkken (§3.4) her kutucuk, aynı uzunluktaki bir önceki dönemle bir karşılaştırma taşır. "Önceki dönemle aynı" düz bir sıfır olarak değil sözcüklerle yazılır; çünkü aksi hâlde sıfır değişim ile hesaplanamayan değişim aynı görünür.

2.2 Altı oran kutucuğu#

Bunlar sağlık oranlarıdır; üçünün altında on iki aylık küçük bir eğilim grafiği vardır:

• Days sales outstanding — ortalama bir faturanın ne kadar beklediği, geriye dönük; geçen aya göre değişim iyi ya da kötü olarak işaretlenir (burada düşüş iyidir).
• Collection rate — tahsil edilenin faturalanana yüzdesi; iki tutar altında yazar.
• Average invoice — faturalanan tutarın fatura sayısına bölümü; sayıyla birlikte.
• Refund rate — iade faturalarının faturalanana yüzdesi; sayısıyla ve önceki döneme göre değişimle birlikte (düşüş iyidir).
• Gross margin — hizmet maliyetinden sonra kalan; iki tutarla birlikte.
• Cost of delivery — uzman hakedişi artı dağıtılmış ücret, yüzde olarak.

Paydası olmayan bir oran — olarak okunur, asla 0% olarak değil. Hiçbir şeyin faturalanmadığı bir ayın tahsilat oranı yoktur; oraya sıfır yazmak hiçbir şey tahsil etmediğiniz anlamına gelirdi — bu, bambaşka ve çok daha kötü bir ifadedir.

2.3 Altı grafik#

Her grafikte Open graph vardır; arkasındaki raporun tam sayfa sürümünü, zaten ayarlamış olduğunuz filtrelerle açar.

Bunları sunucu çizer. Grafik kütüphanesi de JavaScript de yoktur: grafik sayfa ilk göründüğünde oradadır, yazdırmaya dayanır, yüksek karşıtlık modunda görünür ve ekran okuyucu onu okuyabilir. Sade görünmelerinin ve anında yüklenmelerinin nedeni budur.

2.4 Öngörü bandı ve en çok borcu olanlar#

Öngörü bandı, daha gelecek olanın üç katmanını gösterir — planlanmış, sözleşmeli ve yinelenen — her biri kendi raporuna bağlanır. Yan yana gösterilirler ve asla toplanmazlar; nedenini §4 anlatıyor.

Who owes the most, altındaki kısa tablodur: açık kalan bakiyesi en büyük danışanlar, en kötüsünden başlayarak. Başlığı neye ve hangi döneme baktığınızı söyler. Henüz hiçbir şeyle eşleştirilmemiş bir tahsilat geldiyse burada bir not bunu belirtir — eşleşmemiş bir tahsilat her borçlu satırını olduğundan kötü gösterir.

2.5 Uyarı listesi#

En altta, olağan dışı olanların listesi yer alır:

Boş bir uyarı listesi iyi sonuçtur ve sayfa bunu bir sıra sıfırla değil bir cümleyle söyler. Her uyarı, alttaki satırları listeleyen rapora giden bir bağlantıdır.

2.6 Sayaçlar hesaplanamıyorsa#

Bir rakam hesaplanamıyorsa sayfa sayaçların hesaplanamadığını söyler ve sunucu günlüğünü gösterir. Sıfır göstermez. Hatadan ayırt edemediğiniz bir sıfır, hiç rakam olmamasından kötüdür — ve bir finans sayfasında, birinin yönetim kuruluna raporladığı türden bir sıfırdır.

3Her sayfadaki denetimler#

3.1 Dönem#

Beş seçenek ve bir özel aralık:

Her sayfa, başlığın yanında hangi kipte olduğunu belirtir. Bitmemiş bir dönem Forecast olarak etiketlenir; böylece kimse ayın bir kısmını sonuç diye aktarmaz. Kendinize ait sabit bir aralık için başlangıç ve bitiş tarihli özel dönemi kullanın.

3.2 Tahakkuk mu nakit mi#

İki seçenek. Accrual (tahakkuk esası) faturayı kesildiği gün sayar; cash (nakit esası) parayı geldiği gün sayar. Aynı rapor iki esasa göre haklı olarak farklı çıkar ve esas sayfada yazılıdır; böylece bir ekran görüntüsü sonradan yanlış okunamaz.

3.3 Şirket#

Birden fazla şirketin defterini tutuyorsanız her şirket için bir seçenek görünür ve yalnızca size ait şirketler sunulur. "Tüm şirketler" seçeneği yoktur: defterler arası konsolide bir rakam ayrı bir muhasebe işidir ve burada yapılıyormuş gibi davranılmaz.

3.4 Daraltma ve uyarı anahtarı#

Her rapor service, expert ve client filtrelerini alır. İkisi bir tane daha alır: Payments received ödeme yöntemini, Receivables and ageing de yaşlandırma dilimini.

Only flagged, sorunsuz her satırı gizler ve istisnaları bırakır. Compare, kutucuklardaki önceki dönem karşılaştırmasını açar ve kapatır.

Filtreler adreste taşınır; yani filtrelenmiş bir sayfa, bir meslektaşınıza gönderebileceğiniz ve sizin gördüğünüzü görecekleri bir bağlantıdır.

3.5 Dashboard, Graph ve CSV#

Her raporun, aynı penceredeki seçeneklerle geçilen iki görünümü vardır:

• Dashboard — gösterge satırı ve tablo.
• Graph — aynı rapor, aynı filtrelerle tam sayfa grafik olarak.

Export CSV, ekrandakini ayarladığınız filtrelerle indirir — tüm tabloyu değil. Uzun tablolar sayfalara bölünür; dışa aktarım baktığınız sayfayla sınırlı değildir.

4Bir para rakamını güvenilir kılan altı kural#

1. Hiçbir şey netleştirilmez. Giren ve çıkan para asla tek bir rakamda birleştirilmez. İade eksi bir tahsilat değildir; iadedir ve kendi raporu vardır. Netleştirmek iki tarafı da gizler.

2. Hesaplanamayan bir rakam "kullanılamıyor" olarak okunur. Asla sıfır olarak değil. Bu; kutucuklar, oranlar, grafikler ve tablo hücreleri için aynen geçerlidir.

3. Paydası çok küçük bir oran gösterilmez. En küçük örneklemin altında — olarak görünür. Bir ayda tek bir fatura bir tahsilat oranı oluşturmaz.

4. Öngörü katmanları asla toplanmaz. Planlanmış, sözleşmeli ve yinelenen üç farklı kesinliktir. Onları toplamak, hiçbir şey için doğru olmayan bir rakam üretir. Raporlar onları yan yana gösterir ve toplam almayı reddeder.

5. Paylar dondurulur, asla yeniden türetilmez. Uzmanın hakedişi, seansın randevusu alındığında sabitlenmiştir. Marj ve hizmet maliyeti dondurulmuş payı okur — böylece bugün bir oranı değiştirmek geçen yılın marjını sessizce yeniden yazmaz.

6. Boş bir istisna listesi iyi sonuçtur. Ay sonu kapanışı ve para zinciri, boş olmanın işin bittiği anlamına geldiği kontrol listeleridir. Bunu bir cümleyle söylerler; bir sıfırlar duvarı gösterip hangi sıfırın iyi olduğunu size bırakmazlar.

Bir rakamın bir kişiyi ölçtüğü yerde — uzman başına marj, hizmet maliyeti — yönetici kılavuzundaki adalet kuralları aynen geçerlidir: rakam bir konuşmanın bağlamıdır, bir hüküm değil.

5Nakit — gerçekte ne hareket etti#

5.1 Payments received — A1#

/my/finance/a1 — kaç tahsilat, ne tutarda, hangi yöntemle. Olağan üç filtrenin yanı sıra ödeme yöntemine göre de daraltılabilir. Bankayla mutabakat yaptığınız rapor budur.

5.2 Receivables and ageing — A2#

/my/finance/a2 — kimin size ne kadar ve ne zamandır borcu olduğu. Yaşlandırma dilimine göre daraltılabilir. Giriş sayfasındaki alacak tahsil süresi (days sales outstanding) buradan gelir; yaşlandırma grafiği de öyle.

5.3 Refunds and credit notes — A3#

/my/finance/a3 — neyi, neden geri verdiğiniz. Burada görünen bir iade tek başına hata değildir; düzeyin değişip değişmediğini iade oranı kutucuğu söyler.

6Gelir — ne kazandık#

6.1 Revenue by month — A4#

/my/finance/a4 — her ay ne kazandığınız ve nasıl dağıldığı. Eğilim raporu.

6.2 Revenue by service — A5#

/my/finance/a5 — gerçekte hangi hizmetlerin para kazandırdığı. §7 ile birlikte okuyun: geliri iyi ama hizmet maliyeti yüksek bir hizmet, geliri daha az ama marjı daha iyi olanla aynı iş değildir.

6.3 Revenue by client — A6#

/my/finance/a6 — her danışanın ne ürettiği ve hâlâ ne borcu olduğu. Yoğunlaşma riski buradadır: en üst satır toplamın büyük bir payıysa, o danışanın ayrılması gelir satırının düşündürdüğünden farklı bir olaydır.

7Hizmet maliyeti#

7.1 Held, not invoiced — A7#

/my/finance/a7 — verilmiş ve faturalanmamış. Maliyetine katlandığınız ama bedelini istemediğiniz iş. Kapanıştan önce bunu temizleyin.

7.2 Payout runs — A8#

/my/finance/a8 — her ödeme döneminin neyi topladığı ve faturalanıp faturalanmadığı.

7.3 Payments to experts — A9#

/my/finance/a9 — her uzmana ne ödendiği, ne için ve hangi koşullarla.

7.4 Wage bill and terms — A10#

/my/finance/a10 — kimin hangi sözleşmede olduğu ve bir ücret ödenip ödenmediği. Giriş sayfasındaki delivering with no terms on file uyarısı buraya çıkar ve bu, finans sorunu olduğu kadar bir uyum sorunudur da.

7.5 Cost of delivery and margin — A11#

/my/finance/a11 — her uzmanın verdiği hizmetin neye mal olduğu ve geriye ne kaldığı. Dondurulmuş paylar, asla yeniden türetilmez (§4, 5. kural).

7.6 Accrued, not yet paid — A12#

/my/finance/a12 — henüz onaylanmış bir ödeme dönemine girmemiş gerçekleşmiş seanslar, ödeme takvimiyle birlikte. Owed by us kutucuğunun arkasındaki borç budur.

8Öngörü — daha gelecek olanlar#

8.1 Deferred revenue — A13#

/my/finance/a13 — bedelini aldığınız ama henüz vermediğiniz hizmet. Gelir değil, borç.

8.2 Forecast revenue — A14#

/my/finance/a14 — üç katman, üç toplam, asla birbirine eklenmez:

Biri sizden "öngörüyü" isterse, katmanı ve yanındaki sözcüğü verin. Toplam olan dördüncü bir rakam yoktur ve rapor da böyle bir rakam üretmez.

8.3 Deferred revenue waterfall — A15#

/my/finance/a15 — verilmemiş bakiyenin bu dönem nereye gittiği: açılış, artı satılan, eksi verilen, eksi süresi dolan, eksi iade edilen, kapanış. Kapanış bakiyesi tutmazsa giriş sayfası bunu uyarı olarak gösterir.

9Kayıp ve sızıntı#

9.1 Lost and leaking — A16#

/my/finance/a16 — kazanabilecekken kazanmadıklarınız.

9.2 Credits expiring — A17#

/my/finance/a17 — süresi dolacak ya da zaten dolmuş seans hakları. Bunun için erken harekete geçmek, finans işi olduğu kadar danışan hizmetidir de: seans hakkı kullanılmadan düşen bir danışan nadiren geri döner.

9.3 Fees charged, no invoice — A18#

/my/finance/a18 — alınmış ve hiç faturalanmamış iptal ücretleri.

9.4 Write-offs — A19#

/my/finance/a19 — kalan bakiyeyi kayıttan düşen iade faturaları. A2 ile birlikte okuyun: kayıttan düşme, bir alacağın ödenmeden alacak olmaktan çıkmasının yoludur.

10Kontrol — kontrol listesi olan iki rapor#

10.1 Money chain — A20#

/my/finance/a20 — para izi eksik olan kaydedilmiş iş: verilmiş ama deftere giden yolda bir şeyi eksik kalmış bir seans. Her satır uyarılıdır, çünkü her satır bir istisnadır. Boş olması iyi sonuçtur.

Yönetici aynı listeyi /my/admin/money-chain adresinde, sahanın bakış açısından görür. Alttaki satırlar aynıdır; düzeltmek çoğu zaman bir muhasebe kaydı değil, operasyonel bir iştir.

10.2 Month-end close — A21#

/my/finance/a21 — her satırın karşısında bir onay ya da çarpı işareti ve bir sayı bulunan kontrol listesi:

Hepsinin onaylı olması iyi kapanıştır. Bir çarpı sayıyı taşır ve o sayı yapılacak iştir.

11Ay sonu kapanışı, sırasıyla#

1. Dönemi Past month olarak ayarlayın ve kapanışı hangi esasa göre yaptığınızı kontrol edin. Bunu ilk yapın; aşağıdaki her adım bunu devralır.
2. Verileni faturalayın — A7, Held, not invoiced. Gelire baktıktan sonra faturalamak, gelire iki kez bakmak demektir.
3. Parayı eşleştirin — A1’i bankayla karşılaştırın ve payments unmatched uyarısını temizleyin. Eşleşmemiş tahsilatlar her borçlu satırını çarpıtır.
4. Takip edin ve yaşlandırın — A2. 90 gün üstü dilimdeki her şey bir karar ister: takip etmek, ödeme planı yapmak ya da kayıttan düşmek (A19).
5. Hizmet tarafını kapatın — A8 ve A12. Ödeme dönemlerini onaylayın ve sözleşmesiz çalışan biri olup olmadığını A10’dan kontrol edin.
6. Ertelenmiş bakiyenin mutabakatını yapın — A15. Şelale bakiyeyle kapanmalı; kapanmadığında giriş sayfası uyarır.
7. Kapanışı çalıştırın — A21. Kontrol listesi baştan sona onaylı olana kadar her çarpı üzerinde çalışın, ardından dosya için gerekenleri dışa aktarın (§3.5).

Sonra giriş sayfasına bir kez daha bakın. Uyarı listesi boş olmalı ya da üzerinde kalan her uyarı, hakkında karar verdiğiniz bir uyarı olmalı.

12Bir rakam yanlış göründüğünde#

13Hızlı başvuru#

Nakit

Gelir

Hizmet maliyeti

Öngörü

Kayıp

Kontrol

Bu kılavuzun kullandığı sözcükler