Contabilidad

1Obtener acceso#

1.1 El grupo que necesita#

Hace falta el grupo Accountant de OnDelights, y la cuenta debe ser de usuario interno (Internal User), no de portal. Administración concede ambas cosas en el back office, en Settings → Users.

Conviene saber dos cosas de esa concesión antes de pedirla:

• Ningún otro rol la implica. Ser responsable de la clínica, responsable de la plataforma o administrador no da acceso a /my/finance. Es deliberado: el libro mayor es otro sombrero, y se pone a propósito.
• Quien necesite los dos sombreros necesita dos concesiones. El rol de responsable de la plataforma implica la cadena de profesional del portal, y una misma cuenta no puede ser a la vez de portal y de usuario interno. Si usted dirige la consulta y lleva los libros, pida la concesión de contabilidad sobre una cuenta interna.

Quien administra la base de datos (Settings → Technical) tiene el grupo de forma implícita, de modo que quien instala la plataforma siempre puede abrir la página para comprobar que funciona.

1.2 El segundo rol, y por qué aún no tiene página#

Existe un segundo rol financiero, Responsable de negocio (Business manager), pensado para quien se pregunta ¿funciona este negocio? más que ¿cuadran los libros?. Solo lee agregados y no tiene ningún grupo del libro mayor — y las columnas salariales le quedan ocultas salvo que la misma persona tenga también el grupo Accountant.

El panel propio de ese rol todavía no está construido. El rol existe para que los permisos sean los correctos cuando lo esté. Mientras tanto, la dirección lee el panel de administración (/my/admin/health) y los informes que cuelgan de él.

1.3 Si no tiene el grupo#

Cada página bajo /my/finance comprueba primero el grupo. Sin él aparece una página breve que lo dice, no un error — y nada en ella deja ver una cifra. Envíe la dirección de esa página a administración: indica qué concesión tienen que hacer.

2El panel de un vistazo#

/my/finance

2.1 Los cuatro recuadros de importes#

Facturado y Cobrado no son dos vistas de un mismo número. Facturado es lo que se ha pedido en el periodo; Cobrado es lo que ha llegado en él, incluido dinero facturado antes. Difieren, y esa diferencia es precisamente el sentido de ponerlos juntos: es la pregunta del capital circulante en dos recuadros.

Cada recuadro muestra la comparación con el periodo anterior de igual duración cuando Comparar está activado (§3.4). «Igual que el periodo anterior» se escribe con palabras en lugar de mostrarse como un cero, porque, de otro modo, una variación nula y una variación no disponible se verían idénticas.

2.2 Los seis recuadros de ratios#

Son los ratios de salud; tres de ellos llevan debajo una línea con los últimos doce meses:

• Periodo medio de cobro — cuánto espera de media una factura, en ventana móvil, con la variación respecto al mes anterior marcada como buena o mala (aquí, bajar es bueno).
• Tasa de cobro — lo cobrado como porcentaje de lo facturado, con los dos importes debajo.
• Factura media — lo facturado dividido entre el número de facturas, con ese número.
• Tasa de reembolso — los abonos como porcentaje de lo facturado, con su número y la variación respecto al periodo anterior (bajar es bueno).
• Margen bruto — lo que queda tras el coste de prestación, con los dos importes.
• Coste de prestación — la parte de los profesionales más el salario imputado, en porcentaje.

Un ratio sin denominador se muestra como —, nunca como 0%. Un mes sin nada facturado no tiene tasa de cobro; poner un cero ahí significaría que no se ha cobrado nada, que es otra afirmación, y mucho peor.

2.3 Los seis gráficos#

Cada gráfico tiene Abrir gráfico, que abre a página completa el informe que hay detrás, con los filtros que ya tenía puestos.

Los dibuja el servidor. No hay biblioteca de gráficos ni JavaScript: el gráfico está en la página desde la primera carga, sobrevive a la impresión, se ve en modo de alto contraste y un lector de pantalla puede leerlo. Por eso tienen un aspecto sobrio y cargan al instante.

2.4 La franja de previsión y quién debe más#

La franja de previsión muestra las tres capas de lo que está por venir — programado, contratado y recurrente —, cada una enlazada a su informe. Se muestran una junto a otra y nunca se suman; el §4 explica por qué.

Quién debe más es la tabla breve de debajo: los pacientes con mayor saldo abierto, de mayor a menor. Su leyenda indica qué se está viendo y sobre qué periodo. Si ha llegado un pago que todavía no se ha conciliado con nada, aquí aparece una nota que lo dice — un pago sin conciliar hace que cada fila de deudores parezca peor de lo que es.

2.5 La lista de alertas#

Abajo del todo está la lista de lo que se sale de lo normal:

Una lista de alertas vacía es el resultado bueno, y la página lo dice con una frase en lugar de mostrar una fila de ceros. Cada alerta enlaza con el informe que enumera las filas de origen.

2.6 Si los contadores no se pueden calcular#

Si una cifra no se puede obtener, la página dice que los contadores no se han podido calcular y remite al registro del servidor. No muestra un cero. Un cero que no se distingue de un fallo es peor que no tener cifra — y en una página financiera es exactamente el tipo de cero que alguien acaba presentando a un consejo.

3Los controles de cada página#

3.1 Periodo#

Cinco botones, más un intervalo personalizado:

Cada página indica en qué tiempo está, junto al título. Un periodo sin terminar se etiqueta como Previsión para que nadie cite una parte de un mes como si fuera un resultado. Para un intervalo fijo propio, use el periodo personalizado con fecha de inicio y de fin.

3.2 Devengo o caja#

Dos botones. Devengo cuenta la factura el día en que se emitió; caja cuenta el dinero el día en que llegó. Un mismo informe con los dos criterios dará, legítimamente, cifras distintas, y el criterio se escribe en la página para que una captura de pantalla no pueda malinterpretarse después.

3.3 Empresa#

Si lleva más de una empresa, aparece un botón por empresa y solo se ofrecen las suyas. No existe un botón de «todas las empresas»: una cifra consolidada entre varios libros es otra pieza de contabilidad, y aquí no se finge.

3.4 Acotar, y el botón de alertas#

Todos los informes admiten servicio, profesional y paciente. Dos admiten uno más: Cobros recibidos admite el método de pago, y Saldos pendientes y antigüedad admite el tramo de antigüedad.

Solo con alertas oculta cada fila correcta y deja las excepciones. Comparar activa y desactiva la comparación con el periodo anterior en los recuadros.

Los filtros viajan en la dirección, de modo que una página filtrada es un enlace que puede enviar a un compañero, y verá lo mismo que usted.

3.5 Panel, Gráfico y CSV#

Cada informe tiene dos vistas, que se cambian con botones en la misma ventana:

• Panel — la fila de indicadores y la tabla.
• Gráfico — el mismo informe como gráfico a página completa, con los mismos filtros.

Exportar CSV descarga lo que hay en pantalla, con los filtros aplicados — no la tabla entera. Las tablas largas se paginan; la exportación no se limita a la página que se está viendo.

4Seis reglas que hacen fiable una cifra#

1. Nada se compensa. Las entradas y las salidas de dinero nunca se reducen a una sola cifra. Un reembolso no es un cobro negativo: es un reembolso, y tiene su propio informe. Compensar oculta los dos lados.

2. Una cifra que no se ha podido calcular se muestra como no disponible. Nunca como cero. Vale igual para recuadros, ratios, gráficos y celdas de tabla.

3. Una tasa con un denominador demasiado pequeño se suprime. Por debajo de la muestra mínima se muestra —. Una sola factura en un mes no hace una tasa de cobro.

4. Las capas de la previsión nunca se suman. Programado, contratado y recurrente son tres certezas distintas. Sumarlas produce un número que no es cierto de nada. Los informes las muestran una junto a otra y se niegan a totalizarlas.

5. Los repartos se congelan, nunca se recalculan. La parte de un profesional quedó fijada cuando se reservó la sesión. El margen y el coste de prestación leen ese reparto congelado — así que cambiar hoy una tarifa no reescribe en silencio el margen del año pasado.

6. Una lista de excepciones vacía es el resultado bueno. El cierre de mes y la cadena del dinero son listas de verificación en las que vacío significa que ha terminado. Lo dicen con una frase; no muestran un muro de ceros y le dejan averiguar cuál de ellos es el bueno.

Cuando una cifra mide a una persona — el margen por profesional, el coste de prestación —, se aplican sin cambios las reglas de equidad de la guía de administración: el número es contexto para una conversación, no un veredicto.

5Caja — lo que se ha movido de verdad#

5.1 Cobros recibidos — A1#

/my/finance/a1 — cuántos cobros, por qué importe y por qué método. Además de los tres filtros habituales, admite el método de pago. Es el informe que se concilia con el banco.

5.2 Saldos pendientes y antigüedad — A2#

/my/finance/a2 — quién le debe qué, y desde cuándo. Admite el tramo de antigüedad. De aquí sale el periodo medio de cobro de la página de inicio, y también el gráfico de antigüedad de saldos.

5.3 Reembolsos y abonos — A3#

/my/finance/a3 — lo que se ha devuelto, y por qué. Que aparezca aquí un reembolso no es un error por sí mismo; el recuadro de la tasa de reembolso indica si el nivel ha cambiado.

6Ingresos — lo que se ha ganado#

6.1 Ingresos por mes — A4#

/my/finance/a4 — lo ganado cada mes y cómo se ha repartido. Es el informe de tendencia.

6.2 Ingresos por servicio — A5#

/my/finance/a5 — qué servicios generan dinero de verdad. Léalo junto con el §7: un servicio con buenos ingresos y un coste de prestación alto no es el mismo negocio que otro con menos ingresos y mejor margen.

6.3 Ingresos por paciente — A6#

/my/finance/a6 — lo que ha generado cada paciente, y lo que todavía debe. Aquí vive el riesgo de concentración: si la primera fila es una parte grande del total, que se vaya ese paciente es un acontecimiento distinto de lo que sugiere la línea de ingresos.

7El coste de prestación#

7.1 Celebradas, sin facturar — A7#

/my/finance/a7 — prestado y no facturado. Trabajo que se ha pagado y no se ha cobrado. Hay que dejarlo resuelto antes del cierre.

7.2 Ciclos de pago — A8#

/my/finance/a8 — lo que ha recogido cada ciclo, y si se ha facturado.

7.3 Pagos a profesionales — A9#

/my/finance/a9 — cuánto se ha pagado a cada profesional, por qué y con qué condiciones.

7.4 Masa salarial y condiciones — A10#

/my/finance/a10 — quién tiene qué contrato y si se le está pagando un salario. Aquí llega la alerta prestando servicio sin condiciones registradas de la página de inicio, y es un problema de cumplimiento tanto como financiero.

7.5 Coste de prestación y margen — A11#

/my/finance/a11 — cuánto cuesta la prestación de cada profesional y qué queda. Repartos congelados, nunca recalculados (§4, regla 5).

7.6 Devengado, pendiente de pago — A12#

/my/finance/a12 — sesiones celebradas que aún no están en un ciclo confirmado, con el calendario de pagos. Es el pasivo que hay detrás del recuadro Pendiente de pago.

8Previsión — lo que está por venir#

8.1 Ingresos diferidos — A13#

/my/finance/a13 — lo que se ha cobrado y aún no se ha prestado. Un pasivo, no un ingreso.

8.2 Ingresos previstos — A14#

/my/finance/a14 — tres capas, tres totales, nunca sumados:

Si alguien le pide «la previsión», dele la capa y la palabra que la acompaña. No existe un cuarto número que sea la suma, y el informe no lo va a producir.

8.3 Cascada de ingresos diferidos — A15#

/my/finance/a15 — adónde ha ido en este periodo el saldo no prestado: saldo inicial, más lo vendido, menos lo prestado, menos lo caducado, menos lo reembolsado, saldo final. Si el saldo final no cuadra, la página de inicio lo señala.

9Pérdidas y fugas#

9.1 Pérdidas y fugas — A16#

/my/finance/a16 — lo que no se ha ganado y se podría haber ganado.

9.2 Créditos que caducan — A17#

/my/finance/a17 — créditos que van a caducar, o que ya han caducado. Actuar pronto aquí es un gesto de atención al paciente tanto como una decisión financiera: un paciente cuyo crédito caducó sin usarse rara vez vuelve.

9.3 Cargos cobrados, sin factura — A18#

/my/finance/a18 — cargos de cancelación cobrados y nunca facturados.

9.4 Saldos cancelados — A19#

/my/finance/a19 — abonos que han dado de baja un saldo pendiente. Léalo junto con el A2: la cancelación de un saldo es la forma en que una deuda deja de serlo sin haberse pagado.

10Control — los dos que son listas de verificación#

10.1 Cadena del dinero — A20#

/my/finance/a20 — trabajo contabilizado cuyo rastro de dinero está incompleto: una sesión prestada a la que le falta algo entre ella y el libro mayor. Todas las filas llevan alerta, porque todas son una excepción. Vacío es el resultado bueno.

Administración tiene la misma lista en /my/admin/money-chain, vista desde el día a día. Son las mismas filas de origen; resolverlas suele ser trabajo operativo más que un asiento contable.

10.2 Cierre de mes — A21#

/my/finance/a21 — la lista de verificación, con una marca o una cruz y un recuento en cada línea:

Todo marcado es un buen cierre. Una cruz lleva su recuento, y ese recuento es el trabajo.

11Cerrar el mes, en orden#

1. Ponga el periodo en Mes anterior y compruebe el criterio con el que cierra. Hágalo primero: todos los pasos siguientes lo heredan.
2. Facture lo prestado — A7, Celebradas, sin facturar. Facturar después de mirar los ingresos obliga a mirar los ingresos dos veces.
3. Concilie el dinero — el A1 frente al banco, y elimine la alerta de cobros sin conciliar. Los cobros sin conciliar distorsionan cada fila de deudores.
4. Reclame y ordene por antigüedad — A2. Todo lo que esté en el tramo de más de 90 días necesita una decisión: reclamar, pactar un calendario o cancelar el saldo (A19).
5. Liquide la prestación — A8 y A12. Confirme los ciclos y revise en el A10 si alguien presta servicio sin condiciones registradas.
6. Cuadre el saldo diferido — A15. La cascada debería cerrar en el saldo; la página de inicio lo señala cuando no es así.
7. Ejecute el cierre — A21. Resuelva cada cruz hasta que toda la lista esté marcada, y exporte lo que necesite (§3.5) para el expediente.

Después, eche otro vistazo a la página de inicio. La lista de alertas debería estar vacía, o cada alerta que quede debería ser una sobre la que ya se ha tomado una decisión.

12Cuando una cifra parece incorrecta#

13Referencia rápida#

Caja

Ingresos

Coste de prestación

Previsión

Pérdidas

Control

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