Ekonomi

1Få behörighet#

1.1 Behörigheten du behöver#

Du behöver behörigheten Accountant i OnDelights, och du måste vara intern användare, inte portalanvändare. En administratör ger båda i backoffice under Settings → Users.

Två saker är värda att veta innan du ber om den:

• Ingen annan roll ger den. Att vara verksamhetschef, plattformsansvarig eller administratör öppnar inte /my/finance. Det är med avsikt — huvudboken är en egen hatt, och den sätts på medvetet.
• Den som behöver båda hattarna behöver två behörigheter. Rollen som plattformsansvarig drar med sig portalkedjan för behandlare, och ett och samma konto kan inte vara både portalanvändare och intern användare. Driver du mottagningen och sköter böckerna, be om ekonomibehörigheten på ett internt konto.

Den som administrerar databasen (Settings → Technical) har behörigheten underförstått, så den som installerar plattformen kan alltid öppna sidan för att se att den fungerar.

1.2 Den andra rollen, och varför den ännu saknar sida#

Det finns en andra ekonomiroll, Business manager, tänkt för den som frågar fungerar den här verksamheten snarare än stämmer böckerna. Den läser bara summor och har ingen huvudboksbehörighet — lönekolumner förblir dolda om inte samma person också har Accountant.

Rollens egen översikt är inte byggd än. Rollen finns för att behörigheterna ska vara rätt när den blir det. Till dess läser en chef administratörens översikt (/my/admin/health) och rapporterna under den.

1.3 Om du saknar behörigheten#

Varje sida under /my/finance kontrollerar behörigheten först. Utan den får du en kort sida som säger det, inte ett felmeddelande — ingenting på den avslöjar en siffra. Skicka sidans adress till din administratör; den namnger behörigheten som behöver ges.

2Översikten på en gång#

/my/finance

2.1 De fyra beloppskorten#

Billed och Collected är inte två vyer av samma siffra. Billed är det du begärde under perioden; Collected är det som kom in under den, inklusive sådant som fakturerades tidigare. De skiljer sig åt, och glappet är just poängen med paret — det är frågan om rörelsekapitalet i två kort.

Varje kort bär en jämförelse med föregående, lika långa period när Compare är på (§3.4). ”Oförändrat mot föregående period” står utskrivet i ord i stället för som en nolla, eftersom en förändring på noll och en förändring som inte går att räkna fram annars ser likadana ut.

2.2 De sex nyckeltalskorten#

Det här är hälsotalen, tre av dem med en tolvmånaderslinje under:

• Days sales outstanding — kundkredittiden: hur länge den genomsnittliga fakturan väntar, rullande, med förändringen mot förra månaden märkt som bra eller dålig (här är lägre bättre).
• Collection rate — inbetalningsgraden: inbetalt som andel av fakturerat, med båda beloppen under.
• Average invoice — fakturerat delat med antalet fakturor, med det antalet.
• Refund rate — kreditnotor som andel av fakturerat, med antalet, och förändringen mot föregående period (lägre är bättre).
• Gross margin — det som blir kvar efter leveranskostnaden, med båda beloppen.
• Cost of delivery — behandlarnas andel plus fördelad lönekostnad, i procent.

Ett nyckeltal utan nämnare visar —, aldrig 0 %. En månad utan fakturering har ingen inbetalningsgrad; att skriva noll där skulle betyda att du inte fick in något, vilket är ett annat och mycket värre påstående.

2.3 De sex diagrammen#

Varje diagram har Open graph, som öppnar helsidesversionen av rapporten bakom det, med de filter du redan hade satt.

Det är servern som ritar dem. Det finns inget diagrambibliotek och ingen JavaScript: diagrammet står i sidan vid första uppritningen, det överlever utskrift, det fungerar i högkontrastläge och en skärmläsare kan läsa det. Därför ser de enkla ut och kommer direkt.

2.4 Prognosbandet och de som är skyldigast#

Prognosbandet visar de tre lagren av det som återstår — inbokat, avtalat och återkommande — vart och ett med en länk till sin rapport. De står sida vid sida och summeras aldrig; §4 säger varför.

Who owes the most är den korta tabellen under: klienterna med störst öppet restbelopp, de värsta först. Rubriken säger vad du tittar på och över vilken period. Har en betalning kommit in som inget ännu matchats mot, står en notis om det här — en omatchad betalning får varje gäldenärsrad att se sämre ut än den är.

2.5 Listan över avvikelser#

Längst ner står listan över det som avviker:

En tom lista är det goda utfallet, och sidan säger det i en mening i stället för att visa en rad nollor. Varje avvikelse är en länk in i rapporten som listar raderna bakom.

2.6 Om talen inte går att räkna fram#

Går en siffra inte att räkna fram säger sidan att talen inte kunde beräknas och pekar på serverloggen. Den visar inte noll. En nolla du inte kan skilja från ett fel är sämre än ingen siffra alls — och på en ekonomisida är det den sortens nolla någon rapporterar till en styrelse.

3Reglagen som finns på varje sida#

3.1 Period#

Fem knappar, plus ett eget intervall:

Varje sida anger sin tidsform intill rubriken. En period som inte är slut märks Forecast, så att ingen citerar en påbörjad månad som resultat. För ett eget fast intervall använder du den anpassade perioden med start- och slutdatum.

3.2 Periodiserat eller kassa#

Två knappar. Accrual räknar fakturan den dag den ställdes; cash räknar pengarna den dag de kom in. Samma rapport kommer med rätta att skilja sig åt mellan de två grunderna, och grunden står på sidan — så att en skärmbild inte kan misstolkas senare.

3.3 Bolag#

Har ni fler än ett bolag dyker en knapp per bolag upp, och bara dina egna erbjuds. Det finns ingen knapp för ”alla bolag”: en sammanslagen siffra över flera huvudböcker är en annan sorts redovisning, och den låtsas inte om här.

3.4 Avgränsa, och knappen för markerat#

Varje rapport tar service, expert och client. Två tar en till: Payments received tar betalsätt, och Receivables and ageing tar åldersgrupp.

Only flagged döljer varje rad som är i sin ordning och lämnar undantagen kvar. Compare slår på och av jämförelsen med föregående period på korten.

Filtren ligger i adressen, så en filtrerad sida är en länk du kan skicka till en kollega — och hen ser det du såg.

3.5 Dashboard, Graph och CSV#

Varje rapport har två vyer, som växlas med knappar i samma fönster:

• Dashboard — nyckeltalsraden och tabellen.
• Graph — samma rapport som ett helsidesdiagram, med samma filter.

Export CSV laddar ner det som står på skärmen, under de filter du satt — inte hela tabellen. Långa tabeller delas upp på sidor; exporten är inte begränsad till den sida du tittar på.

4Sex regler som gör en siffra pålitlig#

1. Ingenting nettoredovisas. Pengar in och pengar ut slås aldrig ihop till en siffra. En återbetalning är inte en negativ betalning; den är en återbetalning och har sin egen rapport. Att nettoredovisa döljer båda sidorna.

2. En siffra som inte gick att räkna fram står som ej tillgänglig. Aldrig som noll. Det gäller kort, nyckeltal, diagram och tabellceller lika.

3. Ett tal med för liten nämnare döljs. Under minsta underlag visas —. En faktura på en månad ger ingen inbetalningsgrad.

4. Prognoslagren summeras aldrig. Inbokat, avtalat och återkommande är tre olika grader av säkerhet. Att lägga ihop dem ger en siffra som inte är sann om någonting. Rapporterna visar dem sida vid sida och vägrar summera dem.

5. Andelar är låsta, aldrig omräknade. En behandlares andel låstes när samtalet bokades. Marginal och leveranskostnad läser den låsta andelen — så en ändrad taxa i dag skriver inte i tysthet om förra årets marginal.

6. En tom avvikelselista är det goda utfallet. Månadsstängning och betalningskedja är checklistor där tomt betyder att du är klar. De säger det i en mening; de visar inte en vägg av nollor och lämnar åt dig att räkna ut vilken nolla som är den goda.

Där en siffra mäter en människa — marginal per behandlare, leveranskostnad — gäller rättviseprinciperna i administratörsguiden oförändrat: siffran är underlag för ett samtal, inte en dom.

5Kassa — vad som faktiskt rörde sig#

5.1 Payments received — A1#

/my/finance/a1 — hur många betalningar, på hur mycket, med vilket betalsätt. Utöver de vanliga tre kan du avgränsa på betalsätt. Det är rapporten du stämmer av mot banken.

5.2 Receivables and ageing — A2#

/my/finance/a2 — vem som är skyldig dig vad, och hur länge. Avgränsas på åldersgrupp. Kundkredittiden på startsidan kommer härifrån, och det gör åldersdiagrammet också.

5.3 Refunds and credit notes — A3#

/my/finance/a3 — vad du gett tillbaka, och varför. Att en återbetalning dyker upp här är inte i sig ett fel; om nivån har ändrats säger kortet Refund rate.

6Intäkter — vad vi tjänade#

6.1 Revenue by month — A4#

/my/finance/a4 — vad du tjänade varje månad och hur det fördelade sig. Trendrapporten.

6.2 Revenue by service — A5#

/my/finance/a5 — vilka tjänster som faktiskt tjänar pengar. Läs den tillsammans med §7: en tjänst med god intäkt och hög leveranskostnad är inte samma affär som en med lägre intäkt och bättre marginal.

6.3 Revenue by client — A6#

/my/finance/a6 — vad varje klient gav, och vad de fortfarande är skyldiga. Koncentrationsrisken bor här: utgör den översta raden en stor del av summan är det en annan händelse att en enda klient slutar än intäktslinjen antyder.

7Leveranskostnaden#

7.1 Held, not invoiced — A7#

/my/finance/a7 — levererat och inte fakturerat. Arbete du har betalat för och inte tagit betalt för. Rensa det före stängningen.

7.2 Payout runs — A8#

/my/finance/a8 — vad varje utbetalning samlade, och om den är fakturerad.

7.3 Payments to experts — A9#

/my/finance/a9 — vad varje behandlare fått, för vad och enligt vilka villkor.

7.4 Wage bill and terms — A10#

/my/finance/a10 — vem som går på vilket avtal, och om lön betalas. Avvikelsen delivering with no terms on file på startsidan landar här, och den är lika mycket ett regelefterlevnadsproblem som ett ekonomiskt.

7.5 Cost of delivery and margin — A11#

/my/finance/a11 — vad varje behandlares leverans kostar och vad som blir kvar. Låsta andelar, aldrig omräknade (§4, regel 5).

7.6 Accrued, not yet paid — A12#

/my/finance/a12 — genomförda samtal som ännu inte ligger på en bekräftad utbetalning, med utbetalningskalendern. Det är skulden bakom kortet Owed by us.

8Prognos — vad som återstår#

8.1 Deferred revenue — A13#

/my/finance/a13 — det du fått betalt för och ännu inte levererat. En skuld, inte en intäkt.

8.2 Forecast revenue — A14#

/my/finance/a14 — tre lager, tre summor, aldrig hopslagna:

Ber någon om ”prognosen”, ge dem lagret och ordet bredvid. Det finns ingen fjärde siffra som är summan, och rapporten kommer inte att skapa någon.

8.3 Deferred revenue waterfall — A15#

/my/finance/a15 — vart det ännu inte levererade saldot tog vägen under perioden: ingående, plus sålt, minus levererat, minus förfallet, minus återbetalt, utgående. Stämmer inte det utgående saldot flaggar startsidan för det.

9Förlorat och läckande#

9.1 Lost and leaking — A16#

/my/finance/a16 — det du inte tjänade fast du kunde ha gjort det.

9.2 Credits expiring — A17#

/my/finance/a17 — samtal som kommer att förfalla, eller redan har gjort det. Att agera tidigt här är lika mycket omsorg som ekonomi: den vars samtal förföll oanvänt kommer sällan tillbaka.

9.3 Fees charged, no invoice — A18#

/my/finance/a18 — uttagna avbokningsavgifter som aldrig fakturerats.

9.4 Write-offs — A19#

/my/finance/a19 — kreditnotor som skrivit bort ett restbelopp. Läs den med A2: en bortskrivning är hur en fordran slutar vara en fordran utan att bli betald.

10Kontroll — de två checklistorna#

10.1 Money chain — A20#

/my/finance/a20 — bokfört arbete vars betalningsspår är ofullständigt: ett samtal som levererats med något saknat mellan det och huvudboken. Varje rad är markerad, eftersom varje rad är ett undantag. Tomt är det goda utfallet.

Administratören har samma lista på /my/admin/money-chain, sedd från det dagliga arbetet. Det är samma underliggande rader; att reda ut dem är oftast operativt arbete snarare än en bokföringspost.

10.2 Month-end close — A21#

/my/finance/a21 — checklistan, med bock eller kryss och ett antal på varje rad:

Idel bockar är den goda stängningen. Ett kryss bär antalet, och antalet är arbetet.

11Stänga månaden, i ordning#

1. Sätt perioden till Past month och kontrollera grunden du stänger på. Gör det först; varje steg nedan ärver den.
2. Fakturera det levererade — A7, Held, not invoiced. Att fakturera efter att du tittat på intäkterna innebär att titta på intäkterna två gånger.
3. Matcha pengarna — A1 mot banken, och rensa avvikelsen payments unmatched. Omatchade betalningar snedvrider varje gäldenärsrad.
4. Påminn och åldersfördela — A2. Allt i gruppen över 90 dagar behöver ett beslut: påminna, komma överens, eller skriva bort (A19).
5. Reglera leveransen — A8 och A12. Bekräfta utbetalningarna, och kontrollera i A10 om någon arbetar utan avtal i akten.
6. Stäm av det förutbetalda saldot — A15. Vattenfallet ska stämma mot saldot; gör det inte det flaggar startsidan för det.
7. Kör stängningen — A21. Arbeta av varje kryss tills checklistan bara visar bockar, och exportera sedan det du behöver till akten (§3.5).

Titta sedan på startsidan en gång till. Listan över avvikelser bör vara tom — eller varje avvikelse som står kvar bör vara en du har fattat ett beslut om.

12När en siffra ser fel ut#

13Snabbreferens#

Kassa

Intäkter

Leveranskostnad

Prognos

Förlorat

Kontroll

Ord den här guiden använder