Comptabilité

1Obtenir l'accès#

1.1 Le groupe qu'il vous faut#

Il vous faut le groupe Comptabilité d'OnDelights, et vous devez être utilisateur interne plutôt qu'utilisateur du portail. Un administrateur accorde l'un et l'autre depuis le back-office, sous Configuration → Utilisateurs.

Deux choses méritent d'être sues au sujet de cette autorisation avant de la demander :

• Aucun autre rôle ne l'implique. Être responsable de cabinet, responsable de plateforme ou administrateur ne vous donne pas /my/finance. C'est voulu — le grand livre est une casquette à part, et on la met délibérément.
• Une personne qui a besoin des deux casquettes, ce sont deux autorisations. Le rôle de responsable de plateforme implique la chaîne Praticien du portail, et un même compte ne peut pas être à la fois utilisateur du portail et utilisateur interne. Si vous dirigez le cabinet et tenez les livres, demandez l'autorisation comptable sur un compte interne.

Un administrateur de la base de données (Configuration → Technique) détient le groupe implicitement : la personne qui installe la plateforme peut donc toujours ouvrir la page pour vérifier qu'elle fonctionne.

1.2 Le second rôle, et pourquoi il n'a pas encore de page#

Il existe un second rôle financier, Responsable d'activité, destiné à celui qui demande est-ce que cette activité fonctionne plutôt que est-ce que les comptes tombent juste. Il ne lit que des agrégats et ne détient aucun groupe comptable — et les colonnes de rémunération lui restent masquées, à moins que la même personne ne détienne aussi Comptabilité.

Le tableau de bord du responsable n'est pas encore construit. Le rôle existe pour que les droits soient justes le jour où il le sera. D'ici là, un responsable lit le tableau de bord de l'administration (/my/admin/health) et les rapports qui en dépendent.

1.3 Si vous ne détenez pas le groupe#

Chaque page sous /my/finance vérifie d'abord le groupe. Sans lui, vous obtenez une courte page qui vous le dit, plutôt qu'une erreur — et rien sur cette page ne laisse filtrer un chiffre. Envoyez l'adresse de cette page à votre administrateur : elle nomme l'autorisation qu'il doit accorder.

2Le tableau de bord en un coup d'œil#

/my/finance

2.1 Les quatre tuiles d'argent#

Facturé et Encaissé ne sont pas deux vues d'un même nombre. Facturé, c'est ce que vous avez demandé sur la période ; Encaissé, c'est ce qui y est arrivé, y compris de l'argent facturé plus tôt. Les deux diffèrent, et l'écart est tout l'intérêt du couple — c'est la question du besoin en fonds de roulement, en deux tuiles.

Chaque tuile porte une comparaison avec la période précédente de même longueur lorsque Comparer est actif (§3.4). « Comme la période précédente » est écrit en toutes lettres plutôt qu'affiché comme un zéro plat, faute de quoi un écart nul et un écart indisponible se ressembleraient trait pour trait.

2.2 Les six tuiles de ratios#

Ce sont les ratios de santé, trois d'entre eux avec une courbe sur douze mois en dessous :

• Délai moyen de règlement — combien de temps attend la facture moyenne, en glissant, avec la variation sur le mois précédent marquée bonne ou mauvaise (ici, baisser est bon).
• Taux d'encaissement — l'encaissé en pourcentage du facturé, avec les deux montants en dessous.
• Facture moyenne — le facturé divisé par le nombre de factures, avec ce nombre.
• Taux de remboursement — les avoirs en pourcentage du facturé, avec le compte et la variation sur la période précédente (baisser est bon).
• Marge brute — ce qui reste après le coût de la prestation, avec les deux montants.
• Coût de la prestation — part praticien plus salaire imputé, en pourcentage.

Un ratio sans dénominateur se lit —, jamais 0 %. Un mois sans rien de facturé n'a pas de taux d'encaissement ; y écrire zéro voudrait dire que vous n'avez rien encaissé, ce qui est une affirmation différente et bien pire.

2.3 Les six graphiques#

Chaque graphique porte Ouvrir le graphique, qui ouvre en pleine page la version du rapport qui se trouve derrière, avec les filtres que vous aviez déjà posés.

C'est le serveur qui les dessine. Il n'y a aucune bibliothèque graphique et aucun JavaScript : le graphique est dans la page au premier affichage, il survit à l'impression, il s'affiche en mode contraste élevé et un lecteur d'écran sait le lire. C'est pour cela qu'ils ont l'air sobre et qu'ils apparaissent instantanément.

2.4 La bande de prévision et ceux qui doivent le plus#

La bande de prévision montre les trois couches de ce qui reste à venir — planifié, contractualisé et récurrent — chacune renvoyant à son rapport. Elles sont montrées côte à côte et ne sont jamais additionnées ; le §4 dit pourquoi.

Ceux qui doivent le plus, c'est le petit tableau en dessous : les patients au reste à payer le plus élevé, les pires d'abord. Sa légende vous dit ce que vous regardez et sur quelle période. Si un règlement est arrivé sans que rien lui ait encore été rapproché, une note le signale ici — un règlement non rapproché fait paraître chaque ligne de débiteur pire qu'elle n'est.

2.5 La liste de signalements#

En bas se trouve la liste de ce qui n'est pas en ordre :

Une liste de signalements vide est le bon résultat, et la page le dit en une phrase plutôt que d'afficher une rangée de zéros. Chaque signalement est un lien vers le rapport qui liste les lignes sous-jacentes.

2.6 Si les compteurs ne peuvent pas être calculés#

Si un chiffre ne peut pas être établi, la page dit que les compteurs n'ont pas pu être calculés et pointe vers le journal du serveur. Elle n'affiche pas zéro. Un zéro que l'on ne peut pas distinguer d'une panne est pire que pas de chiffre du tout — et sur une page comptable, c'est le genre de zéro que quelqu'un rapporte à un conseil.

3Les commandes que chaque page emporte#

3.1 Période#

Cinq pastilles, plus un intervalle personnalisé :

Chaque page annonce à quel temps elle est, à côté du titre. Une période non terminée est étiquetée Prévision, pour que personne ne cite un demi-mois comme un résultat. Pour un intervalle fixe qui vous est propre, utilisez la période personnalisée avec une date de début et une date de fin.

3.2 Engagement ou trésorerie#

Deux pastilles. Engagement compte la facture le jour où elle a été émise ; trésorerie compte l'argent le jour où il est arrivé. Le même rapport sous les deux bases différera légitimement, et la base est écrite sur la page pour qu'une capture d'écran ne puisse pas être mal lue plus tard.

3.3 Société#

Si vous tenez plus d'une société, une pastille par société apparaît, et seules les vôtres vous sont proposées. Il n'y a pas de pastille « toutes les sociétés » : un chiffre consolidé à travers plusieurs grands livres est un autre métier comptable, et on ne fait pas semblant de le faire ici.

3.4 Restreindre, et l'interrupteur des signalés#

Chaque rapport accepte prestation, praticien et patient. Deux en acceptent un de plus : Règlements reçus accepte le moyen de paiement, et Créances et ancienneté accepte la tranche d'ancienneté.

Seulement les signalés masque toute ligne qui va bien et laisse les exceptions. Comparer active et désactive la comparaison avec la période précédente sur les tuiles.

Les filtres voyagent dans l'adresse : une page filtrée est donc un lien que vous pouvez envoyer à un collègue, et il verra ce que vous avez vu.

3.5 Tableau de bord, Graphique et CSV#

Chaque rapport a deux vues, que l'on change par des pastilles dans la même fenêtre :

• Tableau de bord — la rangée d'indicateurs et le tableau.
• Graphique — le même rapport en graphique pleine page, avec les mêmes filtres.

Exporter en CSV télécharge ce qui est à l'écran, sous les filtres que vous avez posés — pas le tableau entier. Les tableaux longs sont paginés ; l'export, lui, ne se limite pas à la page que vous regardez.

4Six règles qui rendent un chiffre fiable#

1. Rien n'est compensé. L'argent qui entre et l'argent qui sort ne sont jamais écrasés en un seul chiffre. Un remboursement n'est pas un règlement négatif ; c'est un remboursement, et il a son propre rapport. Compenser cache les deux côtés.

2. Un chiffre qui n'a pas pu être calculé se lit comme indisponible. Jamais comme zéro. Cela vaut pour les tuiles, les ratios, les graphiques et les cellules de tableau, indifféremment.

3. Un taux dont le dénominateur est trop petit est supprimé. En dessous de l'échantillon minimal, il s'affiche —. Une facture dans le mois ne fait pas un taux d'encaissement.

4. Les couches de prévision ne sont jamais additionnées. Planifié, contractualisé et récurrent sont trois certitudes différentes. Les additionner produit un nombre qui n'est vrai de rien. Les rapports les montrent côte à côte et refusent de les totaliser.

5. Les partages sont figés, jamais recalculés. La part d'un praticien a été fixée au moment de la réservation de la séance. La marge et le coût de la prestation lisent le partage figé — un changement de taux aujourd'hui ne réécrit donc pas en silence la marge de l'an dernier.

6. Une liste d'exceptions vide est le bon résultat. La clôture de fin de mois et la chaîne de l'argent sont des listes à cocher où vide veut dire que vous avez fini. Elles le disent en une phrase ; elles n'affichent pas un mur de zéros en vous laissant deviner lequel est le bon.

Là où un nombre mesure une personne — marge par praticien, coût de la prestation — les règles d'équité du guide de l'administration s'appliquent telles quelles : le nombre est le contexte d'une conversation, pas un verdict.

5Trésorerie — ce qui a réellement bougé#

5.1 Règlements reçus — A1#

/my/finance/a1 — combien de règlements, pour quel montant, par quel moyen. Se restreint par moyen de paiement en plus des trois habituels. C'est le rapport que vous rapprochez de la banque.

5.2 Créances et ancienneté — A2#

/my/finance/a2 — qui vous doit quoi, et depuis combien de temps. Se restreint par tranche d'ancienneté. Le délai moyen de règlement de la page d'accueil vient d'ici, ainsi que le graphique d'ancienneté.

5.3 Remboursements et avoirs — A3#

/my/finance/a3 — ce que vous avez rendu, et pourquoi. Un remboursement qui apparaît ici n'est pas une erreur en soi ; c'est la tuile du taux de remboursement qui vous dit si le niveau a changé.

6Produits — ce que nous avons gagné#

6.1 Produits par mois — A4#

/my/finance/a4 — ce que vous avez gagné chaque mois et comment cela s'est réparti. Le rapport de tendance.

6.2 Produits par prestation — A5#

/my/finance/a5 — quelles prestations rapportent réellement. Lisez-le avec le §7 : une prestation aux bons produits et au coût de prestation élevé n'est pas la même activité qu'une autre avec moins de produits et une meilleure marge.

6.3 Produits par patient — A6#

/my/finance/a6 — ce que chaque patient a généré, et ce qu'il doit encore. Le risque de concentration vit ici : si la première ligne représente une grosse part du total, le départ d'un patient est un événement différent de ce que la ligne des produits laisse croire.

7Le coût de la prestation#

7.1 Tenues, non facturées — A7#

/my/finance/a7 — délivrées et non facturées. Du travail que vous avez payé et que vous n'avez pas facturé. Videz-le avant la clôture.

7.2 Cycles de versement — A8#

/my/finance/a8 — ce que chaque cycle a rassemblé, et s'il a été facturé.

7.3 Versements aux praticiens — A9#

/my/finance/a9 — ce que chaque praticien a touché, pour quoi, sous quelles conditions.

7.4 Masse salariale et conditions — A10#

/my/finance/a10 — qui est sous quel contrat, et si un salaire est versé. Le signalement prestation sans conditions au dossier de la page d'accueil atterrit ici, et c'est un problème de conformité autant que de comptabilité.

7.5 Coût de la prestation et marge — A11#

/my/finance/a11 — ce que coûte la prestation de chaque praticien et ce qu'il en reste. Partages figés, jamais recalculés (§4, règle 5).

7.6 Acquis, pas encore payé — A12#

/my/finance/a12 — les séances tenues qui ne sont pas encore sur un cycle confirmé, avec le calendrier des versements. C'est le passif derrière la tuile Nous devons.

8Prévision — ce qui reste à venir#

8.1 Produits différés — A13#

/my/finance/a13 — ce pour quoi vous avez été payé et que vous n'avez pas encore délivré. Un passif, pas un produit.

8.2 Produits prévisionnels — A14#

/my/finance/a14 — trois couches, trois totaux, jamais additionnés :

Si quelqu'un vous demande « la prévision », donnez-lui la couche et le mot qui l'accompagne. Il n'y a pas de quatrième nombre qui serait la somme, et le rapport n'en produira pas.

8.3 Cascade des produits différés — A15#

/my/finance/a15 — où est allé le solde non délivré sur la période : ouverture, plus vendu, moins délivré, moins expiré, moins remboursé, clôture. Si le solde de clôture ne se réconcilie pas, la page d'accueil le signale.

9Perdu et qui fuit#

9.1 Perdu et qui fuit — A16#

/my/finance/a16 — ce que vous n'avez pas gagné et que vous auriez pu gagner.

9.2 Crédits expirant — A17#

/my/finance/a17 — les crédits qui vont expirer, ou qui l'ont déjà fait. Agir tôt là-dessus est un geste de service au patient autant qu'un geste comptable : un patient dont le crédit s'est périmé sans servir revient rarement.

9.3 Frais prélevés, pas de facture — A18#

/my/finance/a18 — des frais d'annulation encaissés et jamais facturés.

9.4 Abandons de créance — A19#

/my/finance/a19 — les avoirs qui ont soldé un reste à payer. À lire avec l'A2 : un abandon de créance est la façon dont une créance cesse d'être une créance sans avoir été payée.

10Contrôle — les deux qui sont des listes à cocher#

10.1 Chaîne de l'argent — A20#

/my/finance/a20 — du travail comptabilisé dont la trace de l'argent est incomplète : une séance délivrée avec quelque chose de manquant entre elle et le grand livre. Chaque ligne est signalée, parce que chaque ligne est une exception. Vide est le bon résultat.

L'administration a la même liste sur /my/admin/money-chain, du point de vue du terrain. Ce sont les mêmes lignes sous-jacentes ; y remédier relève d'ordinaire du travail opérationnel plutôt que d'une écriture comptable.

10.2 Clôture de fin de mois — A21#

/my/finance/a21 — la liste à cocher, avec une coche ou une croix et un compte en face de chaque ligne :

Tout coché est la bonne clôture. Une croix emporte le compte, et le compte, c'est le travail.

11Clôturer le mois, dans l'ordre#

1. Mettez la période sur Mois précédent et vérifiez la base sur laquelle vous clôturez. Faites-le en premier ; chaque étape ci-dessous en hérite.
2. Facturez ce qui a été délivré — A7, Tenues, non facturées. Facturer après avoir regardé les produits revient à regarder les produits deux fois.
3. Rapprochez l'argent — A1 contre la banque, et videz le signalement règlements non rapprochés. Les règlements non rapprochés faussent chaque ligne de débiteur.
4. Relancez et vieillissez — A2. Tout ce qui se trouve dans la tranche de plus de 90 jours appelle une décision : relancer, échelonner, ou abandonner (A19).
5. Réglez la prestation — A8 et A12. Confirmez les cycles, et vérifiez l'A10 pour quiconque délivre sans conditions au dossier.
6. Réconciliez le solde différé — A15. La cascade devrait se refermer sur le solde ; quand ce n'est pas le cas, la page d'accueil le signale.
7. Passez la clôture — A21. Travaillez chaque croix jusqu'à ce que la liste soit tout cochée, puis exportez ce dont vous avez besoin (§3.5) pour le dossier.

Regardez ensuite la page d'accueil une dernière fois. La liste de signalements devrait être vide, ou bien chaque signalement qui y reste devrait en être un sur lequel vous avez pris une décision.

12Quand un chiffre semble faux#

13Référence rapide#

Trésorerie

Produits

Coût de la prestation

Prévision

Perdu

Contrôle

Les mots que ce guide emploie