Buchhaltung

1Zugang erhalten#

1.1 Die Berechtigung, die Sie brauchen#

Sie brauchen die Berechtigung Accountant von OnDelights, und Sie müssen ein interner Benutzer sein, nicht ein Portalbenutzer. Beides vergibt Ihre Verwaltung im Backoffice unter Settings → Users.

Zwei Dinge lohnt es sich vorher zu wissen:

• Keine andere Rolle bringt sie mit. Weder Klinikleitung noch Plattformverwaltung noch Administration öffnen /my/finance. Das ist Absicht — das Hauptbuch ist ein eigener Hut, und der wird bewusst aufgesetzt.
• Wer beide Hüte braucht, braucht zwei Freigaben. Die Rolle der Plattformverwaltung zieht die Portal-Kette der Fachkräfte nach sich, und ein einzelnes Konto kann nicht gleichzeitig Portalbenutzer und interner Benutzer sein. Wenn Sie die Praxis führen und die Bücher machen, lassen Sie sich die Buchhaltungsfreigabe auf einem internen Konto geben.

Wer die Datenbank administriert (Settings → Technical), hat die Berechtigung implizit — die Person, die die Plattform installiert, kann die Seite also immer öffnen, um zu prüfen, dass sie funktioniert.

1.2 Die zweite Rolle, und warum sie noch keine Seite hat#

Es gibt eine zweite Finanzrolle, Business manager, gedacht für die Person, die fragt funktioniert dieses Geschäft statt stimmen die Bücher. Sie liest ausschließlich Summen und hält keine Hauptbuch-Berechtigung — Lohnspalten bleiben ihr verborgen, sofern dieselbe Person nicht zusätzlich Accountant hält.

Das eigene Dashboard dieser Rolle ist noch nicht gebaut. Die Rolle existiert, damit die Berechtigungen stimmen, wenn es so weit ist. Bis dahin liest die Geschäftsführung das Dashboard der Verwaltung (/my/admin/health) und die Berichte darunter.

1.3 Wenn Sie die Berechtigung nicht haben#

Jede Seite unter /my/finance prüft zuerst die Berechtigung. Ohne sie bekommen Sie eine kurze Seite, die das sagt, statt einer Fehlermeldung — nichts darauf verrät eine Zahl. Schicken Sie die Adresse dieser Seite an Ihre Verwaltung; sie benennt die Freigabe, die dort gesetzt werden muss.

2Das Dashboard auf einen Blick#

/my/finance

2.1 Die vier Geldkacheln#

Billed und Collected sind nicht zwei Sichten auf dieselbe Zahl. Billed ist, was Sie im Zeitraum gefordert haben; Collected ist, was in ihm eingetroffen ist, einschließlich früher fakturierter Beträge. Sie unterscheiden sich, und genau diese Lücke ist der Sinn des Paares — es ist die Frage nach dem Umlaufvermögen in zwei Kacheln.

Jede Kachel trägt einen Vergleich mit dem vorangegangenen, gleich langen Zeitraum, wenn Compare eingeschaltet ist (§3.4). „Unverändert gegenüber dem Vorzeitraum“ steht ausgeschrieben da, statt als glatte Null — sonst sähen eine Veränderung von null und eine nicht verfügbare Veränderung gleich aus.

2.2 Die sechs Kennzahlkacheln#

Das sind die Gesundheitskennzahlen, drei davon mit einer Zwölfmonatslinie darunter:

• Days sales outstanding — die Debitorenlaufzeit: wie lange die durchschnittliche Rechnung wartet, gleitend, mit der Veränderung zum Vormonat als gut oder schlecht markiert (hier ist weniger besser).
• Collection rate — die Einzugsquote: Eingegangenes als Anteil des Fakturierten, mit beiden Beträgen darunter.
• Average invoice — Fakturiertes geteilt durch die Anzahl der Rechnungen, mit dieser Anzahl.
• Refund rate — Gutschriften als Anteil des Fakturierten, mit Anzahl und der Veränderung zum Vorzeitraum (weniger ist besser).
• Gross margin — was nach den Leistungskosten übrig bleibt, mit beiden Beträgen.
• Cost of delivery — Anteil der Fachkräfte zuzüglich zugerechnetem Lohnaufwand, als Prozentsatz.

Eine Kennzahl ohne Nenner zeigt —, niemals 0 %. Ein Monat, in dem nichts fakturiert wurde, hat keine Einzugsquote; dort eine Null hinzuschreiben hieße, Sie hätten nichts eingezogen — eine andere und sehr viel schlechtere Aussage.

2.3 Die sechs Diagramme#

Jedes Diagramm hat Open graph: das öffnet die ganzseitige Fassung des dahinterliegenden Berichts, mit den Filtern, die Sie bereits gesetzt hatten.

Diese Diagramme zeichnet der Server. Es gibt keine Diagrammbibliothek und kein JavaScript: das Diagramm steht beim ersten Aufbau in der Seite, es übersteht den Ausdruck, es funktioniert im Kontrastmodus, und ein Screenreader kann es vorlesen. Deshalb sehen sie schlicht aus und sind sofort da.

2.4 Das Prognoseband und die größten Schuldner#

Das Prognoseband zeigt die drei Schichten dessen, was noch kommt — geplant, vertraglich und wiederkehrend —, jede mit einem Link in ihren Bericht. Sie stehen nebeneinander und werden nie addiert; §4 sagt, warum.

Who owes the most ist die kurze Tabelle darunter: die Klientinnen und Klienten mit dem größten offenen Restbetrag, die schlimmsten zuerst. Die Beschriftung sagt Ihnen, was Sie ansehen und über welchen Zeitraum. Ist eine Zahlung eingegangen, der noch nichts zugeordnet wurde, steht hier ein Hinweis dazu — eine nicht zugeordnete Zahlung lässt jede Schuldnerzeile schlechter aussehen, als sie ist.

2.5 Die Liste der Auffälligkeiten#

Ganz unten steht die Liste dessen, was aus der Reihe fällt:

Eine leere Liste ist das gute Ergebnis, und die Seite sagt das in einem Satz, statt eine Reihe Nullen zu zeigen. Jede Auffälligkeit ist ein Link in den Bericht, der die zugrunde liegenden Zeilen auflistet.

2.6 Wenn die Zähler nicht berechnet werden können#

Lässt sich eine Zahl nicht ermitteln, sagt die Seite, dass die Zähler nicht berechnet werden konnten, und verweist auf das Serverprotokoll. Sie zeigt nicht null. Eine Null, die Sie nicht von einem Fehler unterscheiden können, ist schlimmer als gar keine Zahl — und auf einer Finanzseite ist sie die Art Null, die jemand einem Aufsichtsgremium meldet.

3Die Bedienelemente auf jeder Seite#

3.1 Zeitraum#

Fünf Chips, dazu ein eigener Bereich:

Jede Seite nennt neben dem Titel ihre Zeitform. Ein Zeitraum, der noch nicht vorbei ist, trägt die Kennzeichnung Forecast, damit niemand einen angebrochenen Monat als Ergebnis zitiert. Für einen festen eigenen Bereich nutzen Sie den benutzerdefinierten Zeitraum mit Anfangs- und Enddatum.

3.2 Soll oder Ist#

Zwei Chips. Accrual zählt die Rechnung an dem Tag, an dem sie gestellt wurde; cash zählt das Geld an dem Tag, an dem es eingegangen ist. Derselbe Bericht wird sich unter den beiden Basen berechtigterweise unterscheiden, und die Basis steht auf der Seite — damit ein Bildschirmfoto später nicht falsch gelesen werden kann.

3.3 Gesellschaft#

Führen Sie mehr als eine Gesellschaft, erscheint je ein Chip, und angeboten werden nur Ihre eigenen. Es gibt keinen Chip „alle Gesellschaften“: eine zusammengefasste Zahl über mehrere Hauptbücher hinweg ist eine andere Art von Buchhaltung, und sie wird hier nicht vorgetäuscht.

3.4 Einschränken, und der Schalter für Markiertes#

Jeder Bericht nimmt service, expert und client. Zwei nehmen eines mehr: Payments received nimmt die Zahlungsart, Receivables and ageing die Altersklasse.

Only flagged blendet jede Zeile aus, die in Ordnung ist, und lässt die Ausnahmen stehen. Compare schaltet den Vergleich mit dem Vorzeitraum auf den Kacheln ein und aus.

Die Filter stehen in der Adresse, eine gefilterte Seite ist also ein Link, den Sie einer Kollegin schicken können — und sie sieht, was Sie gesehen haben.

3.5 Dashboard, Graph und CSV#

Jeder Bericht hat zwei Ansichten, umgeschaltet über Chips im selben Fenster:

• Dashboard — die Kennzahlzeile und die Tabelle.
• Graph — derselbe Bericht als ganzseitiges Diagramm, mit denselben Filtern.

Export CSV lädt herunter, was auf dem Bildschirm steht, unter den Filtern, die Sie gesetzt haben — nicht die ganze Tabelle. Lange Tabellen sind auf Seiten verteilt; der Export ist nicht auf die Seite beschränkt, die Sie gerade ansehen.

4Sechs Regeln, die eine Zahl belastbar machen#

1. Nichts wird saldiert. Eingehendes und ausgehendes Geld werden nie zu einer Zahl zusammengezogen. Eine Erstattung ist keine negative Zahlung; sie ist eine Erstattung und hat ihren eigenen Bericht. Saldieren verbirgt beide Seiten.

2. Eine Zahl, die nicht berechnet werden konnte, steht als nicht verfügbar da. Nie als null. Das gilt für Kacheln, Kennzahlen, Diagramme und Tabellenzellen gleichermaßen.

3. Eine Quote mit zu kleinem Nenner wird unterdrückt. Unterhalb der Mindestmenge steht —. Eine Rechnung in einem Monat ergibt keine Einzugsquote.

4. Prognoseschichten werden nie addiert. Geplant, vertraglich und wiederkehrend sind drei verschiedene Sicherheiten. Sie zu addieren ergibt eine Zahl, die auf nichts zutrifft. Die Berichte stellen sie nebeneinander und weigern sich, sie zu summieren.

5. Anteile sind eingefroren, nie neu abgeleitet. Der Anteil einer Fachkraft stand fest, als die Sitzung gebucht wurde. Marge und Leistungskosten lesen den eingefrorenen Anteil — eine Satzänderung von heute schreibt also nicht stillschweigend die Marge des letzten Jahres um.

6. Eine leere Ausnahmeliste ist das gute Ergebnis. Monatsabschluss und Geldkette sind Checklisten, bei denen leer bedeutet: Sie sind fertig. Sie sagen das in einem Satz; sie zeigen keine Wand aus Nullen und überlassen es Ihnen, herauszufinden, welche Null die gute ist.

Wo eine Zahl einen Menschen misst — Marge je Fachkraft, Leistungskosten —, gelten die Regeln der Fairness aus dem Leitfaden der Verwaltung unverändert: die Zahl ist der Zusammenhang für ein Gespräch, kein Urteil.

5Zahlungen — was tatsächlich geflossen ist#

5.1 Payments received — A1#

/my/finance/a1 — wie viele Zahlungen, über welchen Betrag, mit welcher Zahlungsart. Zusätzlich zu den üblichen drei Einschränkungen können Sie nach Zahlungsart einschränken. Das ist der Bericht, den Sie gegen die Bank abstimmen.

5.2 Receivables and ageing — A2#

/my/finance/a2 — wer Ihnen was schuldet und seit wann. Einschränkbar nach Altersklasse. Die Debitorenlaufzeit auf der Startseite kommt von hier, und das Altersdiagramm ebenso.

5.3 Refunds and credit notes — A3#

/my/finance/a3 — was Sie zurückgegeben haben, und warum. Dass hier eine Erstattung auftaucht, ist für sich genommen kein Fehler; ob sich das Niveau verändert hat, sagt Ihnen die Kachel Refund rate.

6Erlöse — was wir verdient haben#

6.1 Revenue by month — A4#

/my/finance/a4 — was Sie in jedem Monat verdient haben und wie es sich aufgeteilt hat. Der Verlaufsbericht.

6.2 Revenue by service — A5#

/my/finance/a5 — welche Leistungen tatsächlich Geld verdienen. Lesen Sie ihn zusammen mit §7: eine Leistung mit gutem Erlös und hohen Leistungskosten ist nicht dasselbe Geschäft wie eine mit weniger Erlös und besserer Marge.

6.3 Revenue by client — A6#

/my/finance/a6 — was jede Klientin und jeder Klient eingebracht hat und was noch offen steht. Das Klumpenrisiko wohnt hier: wenn die oberste Zeile einen großen Anteil der Summe ausmacht, ist der Weggang einer einzelnen Person ein anderes Ereignis, als die Erlöslinie vermuten lässt.

7Die Leistungskosten#

7.1 Held, not invoiced — A7#

/my/finance/a7 — erbracht und nicht fakturiert. Arbeit, für die Sie gezahlt und die Sie nicht berechnet haben. Räumen Sie das vor dem Abschluss ab.

7.2 Payout runs — A8#

/my/finance/a8 — was jede Auszahlung zusammengefasst hat und ob sie fakturiert ist.

7.3 Payments to experts — A9#

/my/finance/a9 — was jede Fachkraft erhalten hat, wofür und zu welchen Konditionen.

7.4 Wage bill and terms — A10#

/my/finance/a10 — wer auf welchem Vertrag steht und ob ein Lohn gezahlt wird. Die Auffälligkeit delivering with no terms on file von der Startseite landet hier, und sie ist ebenso sehr ein Compliance- wie ein Finanzproblem.

7.5 Cost of delivery and margin — A11#

/my/finance/a11 — was die Leistung jeder Fachkraft kostet und was übrig bleibt. Eingefrorene Anteile, nie neu abgeleitet (§4, Regel 5).

7.6 Accrued, not yet paid — A12#

/my/finance/a12 — erbrachte Sitzungen, die noch auf keiner bestätigten Auszahlung stehen, samt Auszahlungskalender. Das ist die Verbindlichkeit hinter der Kachel Owed by us.

8Prognose — was noch kommt#

8.1 Deferred revenue — A13#

/my/finance/a13 — wofür Sie bezahlt wurden und was Sie noch nicht erbracht haben. Eine Verbindlichkeit, kein Ertrag.

8.2 Forecast revenue — A14#

/my/finance/a14 — drei Schichten, drei Summen, nie zusammengezählt:

Fragt Sie jemand nach „der Prognose“, nennen Sie die Schicht und das Wort daneben. Es gibt keine vierte Zahl, die die Summe wäre, und der Bericht wird auch keine erzeugen.

8.3 Deferred revenue waterfall — A15#

/my/finance/a15 — wohin der noch nicht erbrachte Saldo in diesem Zeitraum gegangen ist: Anfang, plus verkauft, minus erbracht, minus verfallen, minus erstattet, Ende. Schließt der Endsaldo nicht auf, weist die Startseite darauf hin.

9Verlorenes und Versickertes#

9.1 Lost and leaking — A16#

/my/finance/a16 — was Sie nicht verdient haben, obwohl Sie es gekonnt hätten.

9.2 Credits expiring — A17#

/my/finance/a17 — Sitzungsguthaben, das verfallen wird oder bereits verfallen ist. Hier früh zu handeln ist ebenso sehr eine Frage der Betreuung wie der Finanzen: wessen Guthaben ungenutzt verfallen ist, kommt selten wieder.

9.3 Fees charged, no invoice — A18#

/my/finance/a18 — erhobene Stornogebühren, die nie fakturiert wurden.

9.4 Write-offs — A19#

/my/finance/a19 — Gutschriften, die einen offenen Restbetrag ausgebucht haben. Lesen Sie ihn mit A2: eine Ausbuchung ist die Art, wie eine Forderung aufhört, eine Forderung zu sein, ohne bezahlt zu werden.

10Kontrolle — die beiden Checklisten#

10.1 Money chain — A20#

/my/finance/a20 — gebuchte Arbeit, deren Geldspur unvollständig ist: eine Sitzung, die erbracht wurde und zwischen der und dem Hauptbuch etwas fehlt. Jede Zeile ist markiert, weil jede Zeile eine Ausnahme ist. Leer ist das gute Ergebnis.

Die Verwaltung hat dieselbe Liste unter /my/admin/money-chain, aus Sicht des Tagesgeschäfts. Es sind dieselben zugrunde liegenden Zeilen; sie zu bereinigen ist meist operative Arbeit und keine Buchung.

10.2 Month-end close — A21#

/my/finance/a21 — die Checkliste, mit Haken oder Kreuz und einer Anzahl je Zeile:

Lauter Haken ist der gute Abschluss. Ein Kreuz trägt die Anzahl, und die Anzahl ist die Arbeit.

11Den Monat abschließen, der Reihe nach#

1. Setzen Sie den Zeitraum auf Past month und prüfen Sie die Basis, auf der Sie abschließen. Das zuerst; jeder Schritt darunter erbt es.
2. Fakturieren Sie das Erbrachte — A7, Held, not invoiced. Erst nach dem Blick auf die Erlöse zu fakturieren hieße, die Erlöse zweimal anzusehen.
3. Ordnen Sie das Geld zu — A1 gegen die Bank, und räumen Sie die Auffälligkeit payments unmatched ab. Nicht zugeordnete Zahlungen verzerren jede Schuldnerzeile.
4. Mahnen und altern — A2. Alles in der Klasse über 90 Tage braucht eine Entscheidung: nachfassen, vereinbaren oder ausbuchen (A19).
5. Rechnen Sie die Leistung ab — A8 und A12. Bestätigen Sie die Auszahlungen und prüfen Sie in A10, ob jemand ohne hinterlegten Vertrag arbeitet.
6. Stimmen Sie den abgegrenzten Saldo ab — A15. Der Wasserfall sollte auf den Saldo schließen; tut er es nicht, weist die Startseite darauf hin.
7. Führen Sie den Abschluss aus — A21. Arbeiten Sie jedes Kreuz ab, bis die Checkliste nur noch Haken zeigt, und exportieren Sie dann für die Ablage, was Sie brauchen (§3.5).

Sehen Sie sich danach die Startseite noch einmal an. Die Liste der Auffälligkeiten sollte leer sein — oder jede Auffälligkeit, die darauf stehen bleibt, sollte eine sein, über die Sie entschieden haben.

12Wenn eine Zahl falsch aussieht#

13Kurzreferenz#

Zahlungen

Erlöse

Leistungskosten

Prognose

Verlorenes

Kontrolle

Wörter, die dieser Leitfaden benutzt