Rollen-Bauplan · das Geld
Zwei Bücher, und jeder Riss ist sichtbar.
Geld bewegt sich hier in genau zwei Richtungen: Klientinnen zahlen an die Einrichtung, und die Einrichtung zahlt die Menschen, die die Arbeit erbracht haben. Beide Ketten sind von Anfang bis Ende nachverfolgt, und für jede Stelle, an der eine Kette reißt, gibt es einen eigenen Bericht, eine zuständige Person und eine eigene Abhilfe. Diese Seite zeigt diese zwei Ketten, den Abschluss, der sie zusammenbindet, und das, was eine Buchhaltung belegen statt behaupten kann.
Ein Ereignis, zwei Bücher — und ein einziges Scharnier dazwischen
Eine Sitzung erzeugt eine Forderung und eine Verbindlichkeit, und beide löst derselbe Moment aus: das Schließen der Sitzung durch die Fachkraft. Deshalb ist eine ungeschlossene Sitzung kein Papierkram — sie ist zugleich nicht fakturierter Erlös und zu niedrig ausgewiesener Aufwand, und sie fällt beim Abschluss auf statt in dem Monat, in dem sie stattfand.
Ein Guthaben ist eine Verbindlichkeit, bis die Sitzung stattgefunden hat. Eine stattgefundene Sitzung ist am selben Tag Erlös und Aufwand.
Kaufen und Buchen sind getrennte Schritte — erst das macht Pakete verkäuflich, und es heißt zugleich, dass im Voraus bezahlte Guthaben als abgegrenzte Erlöse stehen bleiben, bis sie erbracht sind oder verfallen. Der Bericht über ungebuchtes Guthaben ist deshalb ebenso ein Finanzbericht wie ein betrieblicher: Er zeigt die Altersklassen genau dieses Bestands.Sitzung → Bestellung → Rechnung → Zahlung, mit drei möglichen Rissen
Der Bericht zur Geldkette führt jede Sitzung diesen Weg entlang und zeigt genau, wo sie stehen geblieben ist. Die drei Risse sind keine Spielarten eines Problems — sie haben verschiedene Ursachen und verschiedene Zuständige. Die Spalte sagt deshalb mehr als die Zahl.
Die Kette, wenn sie hält
Niemand fasst sie an
- Es wird verkauftIn der App, im Web oder von Mitarbeitenden für eine telefonische Buchung eingegeben.
- Eine Bestellung entstehtAutomatisch, und sie trägt die Vereinbarung in der Fassung, die die Klientin angenommen hat.
- Eine Rechnung wird gestelltAus der Bestellung erzeugt, zu finden unter Accounting. Einmal gestellt, lässt sie sich nicht mehr ändern.
- Es wird gezahlt und abgestimmtGegen die Rechnung, in Accounting, wie jeder andere Zahlungseingang.
- Die Sitzung wird erbracht und geschlossenUnd erst das macht aus dem abgegrenzten Guthaben einen realisierten Erlös.
Die drei Risse, und wer für welchen zuständig ist
Von links nach rechts abgearbeitet, noch im Monat
- Keine BestellungEine von Hand angelegte Sitzung außerhalb eines Verkaufs — meist am Empfang. Zuständig ist, wer sie angelegt hat. Zuerst beheben: Die fehlende Bestellung nachzuziehen erzeugt oft auch die fehlende Rechnung.
- Keine RechnungDie Bestellung hat nie eine erzeugt. Zuständig ist die Buchhaltung.
- Seit über 30 Tagen unbezahltFakturiert und nicht eingegangen. Das Mahnen liegt bei der Buchhaltung — es ist Sache der Einrichtung, nie der Fachkraft. Überlässt man es ihr, führt eine Behandlerin ein Inkassogespräch mit der eigenen Klientin.
- Unvollständige KetteEine beliebige Kombination der obigen. Beim linkesten Riss anfangen; die weiter rechts lösen sich oft von selbst.
Zum Berichtigen erstellt man eine Gutschrift und eine korrigierte Rechnung. Das verlangt die Buchführung, es ist keine Einschränkung der Software — und das System setzt es durch, statt es der Disziplin zu überlassen. Genau diese Eigenschaft macht das Buch überhaupt prüfenswert.
Die Seite der Verbindlichkeiten, und die drei Zustände einer Auszahlung
Zahlungen an Fachkräfte entstehen aus geschlossenen Sitzungen und datierten Vertragsfassungen, nicht aus einer Tabelle, die jemand jeden Monat neu baut. Fakturiert wird nie, ohne dass ein Mensch bestätigt.
| Zustand der Auszahlung | Was er bedeutet | Wie Sie berichtigen | Was es kostet |
|---|---|---|---|
| Entwurf | Berechnet, nichts fakturiert, noch niemandem etwas geschuldet | Die zugrunde liegenden Daten berichtigen und neu berechnen | Nichts. Genau hier sollen Fehler auffallen |
| Bezahlt | Bestätigt und fakturiert | In Accounting, über eine Gutschrift | Langsam, für die Fachkraft sichtbar und schädlich für das Vertrauen |
| Storniert | Geöffnet und zurückgezogen | Ihre Sitzungen gehen zurück in den Bestand und erscheinen in der nächsten Auszahlung | Für die Fachkraft sichtbar — zügig ersetzen, nicht erst zum Monatsende |
| Honorarart | Wie die Zeile berechnet wird | Worauf die Buchhaltung achten sollte |
|---|---|---|
| Gehalt | Fest je Zyklus, unabhängig von den erbrachten Sitzungen | Die Auslastung — der Aufwand fällt an, ob sich der Kalender füllt oder nicht |
| Stundensatz | Je erbrachter Stunde | Tatsächliche gegen gebuchte Dauer, wo beide auseinandergehen |
| Sitzungshonorar | Ein fester Betrag je stattgefundener Sitzung | Die Marge schwankt mit dem Preis, den die Klientin gezahlt hat — nach Angebotsgruppe prüfen |
| Umsatzbeteiligung | Ein vereinbarter Prozentsatz dessen, was die Klientin gezahlt hat | Der Prozentsatz wird bei der Buchung festgeschrieben; eine Satzänderung wirkt also nur auf neue Buchungen |
Verträge sind datierte Fassungen mit erhaltener Historie: Es gilt immer genau eine, und geänderte Bedingungen erzeugen ab einem Datum eine neue Fassung, statt die alte zu überschreiben. Bereits gebuchte Sitzungen behalten den Anteil, mit dem sie bepreist wurden. Diese eine Eigenschaft beantwortet die Frage „Warum wurde mir das ausgezahlt?“ durch das Öffnen der Zeile — und sie verhindert, dass eine Satzänderung bereits erbrachte Arbeit rückwirkend neu bepreist.
Vier Bildschirme tragen die Finanzarbeit
Zwei liegen im Verwaltungsportal und zwei im Backoffice, und die Trennung ist gewollt: Das Portal findet die Probleme, das Backoffice behebt sie.
Geldkette
Der Bericht für den Monatsabschluss
Auszahlungsbereitschaft
Vor jedem Auszahlungszyklus
Auszahlung
Backoffice · HR → Expert Pay
Monatliche Honorare
Backoffice · Meetings → Reporting
Acht Einstellungen, die über die Zahlen entscheiden
Keine davon braucht eine Entwicklerin, und jede verändert eine Zahl, über die später gestritten wird. Die Zeile darunter nennt welche.
Gehalt, Stundensatz, Sitzungshonorar oder Umsatzbeteiligung — je Person gewählt und als datierte Fassung geführt.
Wie oft sich eine Auszahlung automatisch öffnet und welchen Zeitraum sie umfasst.
Ob eine Auszahlung den Anteil jeder Fachkraft an den im Zeitraum berechneten Gebühren enthält. An der Auszahlung gibt es dafür einen Schalter.
Vorlauffristen, Gebührenhöhen, die kostenlose Frist und die Fälle, in denen eine Gebühr erlassen wird.
Was jedes Angebot kostet, wie lange es dauert und ob es einzeln oder als Paket verkauft wird.
Wie lange ein gekauftes Guthaben gültig bleibt, bevor es verfällt.
Welche Mittel angenommen werden und wie Erstattungen laufen, wenn eines rückabgewickelt wird.
Ganze Einrichtung, ausgewählte Personen oder eine Person — mit Vergleichszeitraum, gespeicherten Ansichten und CSV-Export auf jedem Bericht.
Der Monatsabschluss, in der Reihenfolge, die ihn kurz macht
Auf die Reihenfolge kommt es an. Jeder Schritt räumt eine Fehlerart weg, die der nächste sonst erben würde — deshalb macht genau diese Abfolge aus einer Woche einen Nachmittag.
Erbrachte Arbeit, die nie geschlossen wurde, ist zugleich nicht fakturierter Erlös und nicht erfasster Aufwand. Schließen Sie den Monat, solange davon etwas offen ist, stimmen beide Seiten des Buchs nicht — und Sie merken es, wenn die Fachkraft ihre Auszahlung hinterfragt.
Jede Sitzung bis zu einer Zahlung verfolgt. Zuerst keine Bestellung beheben, dann keine Rechnung, dann über 30 Tage unbezahlt — denn eine fehlende Bestellung nachzuziehen erzeugt häufig auch die Rechnung, die ebenfalls fehlte; umgekehrt macht man die Arbeit zweimal.
Stattgefundene Sitzungen ohne hinterlegte Bedingungen und solche, bei denen der Anteil nie festgeschrieben wurde. Jede Zeile jetzt beheben. Eine Auszahlung nach der Fakturierung zu korrigieren ist ein Vielfaches an Arbeit — und für die bezahlte Person sichtbar.
Jede Zeile im Entwurf prüfen, bei Änderungen neu berechnen, dann bestätigen und abrechnen. Die Lieferantenrechnungen über Accounting bezahlen wie jede andere auch.
Zahlungseingänge gegen Rechnungen in Accounting. Was an dieser Stelle noch offen ist, ist eine echte Ausnahme und kein fehlender Datensatz, denn Schritt eins und zwei haben alles Übrige weggeräumt.
Sitzungen, Stunden, durchschnittlicher Sitzungswert, was Fachkräfte verdient haben, was der Einrichtung geblieben ist, Gebührenerträge, Absagen und Klientinnen. Als Tabelle, Pivot oder Diagramm — und es sind dieselben Zahlen, mit denen die betrieblichen Berichte gearbeitet haben.
Stornogebühren berechnet, erlassen und überhaupt nie angewendet. Ein Muster nie angewendeter Gebühren ist meist eine falsch eingestellte Regel und nicht Großzügigkeit der Mitarbeitenden — und es sind echte Erträge.
Was die Buchhaltung nicht mehr tut
Die Ersparnis liegt zum größten Teil nicht im schnelleren Buchen. Sie liegt darin, dass die Abstimmungsarbeit laufend von den betrieblichen Berichten erledigt wird — der Abschluss erbt also ein sauberes Buch, statt eines herzustellen.
Wo das Geld tatsächlich liegt
Fünf Stellen, jede aus den Berichten oben messbar. Keine davon verlangt neue Nachfrage — es geht um Rückholung, zeitliche Steuerung und Bepreisung auf einem Volumen, das die Einrichtung längst hat.
Was eine Buchhaltung hier belegen kann, statt es zu behaupten
Die folgenden Kontrollen sind Eigenschaften des Systems und keine Versprechen über Verhalten — auf diesen Unterschied kommt es bei einer Prüfung, einer Ausschreibung oder einem Streitfall an. Der Balken zeigt, wie viel von jeder Kontrolle erzwungen wird, statt dass man sich auf sie verlässt.
Fünf Regeln, auf denen die Finanzseite steht
Jede gibt ein Stück Bequemlichkeit her und kauft dafür eine Kontrolle. Genau das ist der Sinn des Tauschs.
Nichts wird ohne Entscheidung fakturiert
Eine Auszahlung öffnet sich automatisch, wenn ein Zyklus endet — aber sie öffnet als Entwurf. Das Bestätigen ist immer die Tat eines Menschen, und die Auszahlung hält fest, wer es war.
Automatik erzeugt nie eine Verpflichtung, die niemand geprüft hat.
Korrekturen hinterlassen eine Spur
Gestellte Rechnungen sind unveränderlich; Sitzungsberichte werden durch neue Fassungen berichtigt; Verträge ändern sich über neue datierte Fassungen. An keiner Stelle, auf die es ankommt, wird etwas überschrieben.
Der Prüfpfad fällt bei der gewöhnlichen Arbeit ab, statt dass ihn jemand pflegen müsste.
Bepreist wird bei der Zusage, nicht bei der Erbringung
Der Anteil einer Fachkraft steht nach den Bedingungen fest, die bei der Buchung galten, und diese Fassung steht bei der Zeile.
Keine Seite kann überrascht werden, und keine Satzänderung muss rückwärts erklärt werden.
Risse laufend finden, nicht erst beim Abschluss
Geldkette und Auszahlungsbereitschaft laufen den ganzen Monat; der Abschluss erbt also ein sauberes Buch, statt eines herzustellen.
Das Monatsende schrumpft auf eine Durchsicht zusammen, und Fehler fallen auf, solange sie noch billig zu beheben sind.
Ein Satz Zahlen, exportierbar
Betriebliche Berichte, Berichte für die Leitung und die Datei für die Steuerberatung kommen aus demselben Auswertungsbereich und demselben Zeitraum, jeder mit CSV.
Niemand verbringt die erste Stunde einer Gesellschafterversammlung damit, zwei Fassungen derselben Zahl in Einklang zu bringen.