Plano de rol · el dinero
Dos libros, y cada rotura a la vista.
Aquí el dinero se mueve exactamente en dos direcciones: los pacientes pagan al negocio, y el negocio paga a quienes prestaron el trabajo. Las dos cadenas se rastrean de principio a fin, y cada sitio donde una cadena se rompe tiene su propio informe, su propio dueño y su propio arreglo. Esta página son esas dos cadenas, el cierre que las remata y lo que una contabilidad puede demostrar en lugar de afirmar.
Un evento, dos libros y una sola bisagra entre ellos
Una sesión genera un cobro a realizar y un pago a realizar, y los dos los dispara el mismo momento: el profesional cerrando la sesión. Por eso una sesión sin cerrar no es un problema de papeleo: es a la vez ingreso sin facturar y coste infravalorado, y se encontrará en el cierre en lugar de en el mes en que ocurrió.
Un crédito es un pasivo hasta que la sesión se celebra. Una sesión celebrada es un ingreso y un coste el mismo día.
Comprar y reservar son pasos separados, que es lo que hace vendibles los paquetes, y significa que los créditos prepagados quedan como ingreso diferido hasta que se prestan o caducan. El informe de créditos sin reservar es, por tanto, un informe de finanzas tanto como operativo: es el envejecimiento de ese saldo.Sesión → pedido → factura → cobro, con tres formas de romperse
El informe de cadena del dinero recorre cada sesión por este camino y muestra exactamente dónde se paró. Las tres roturas no son variantes de un mismo problema: tienen causas distintas y dueños distintos, así que la columna importa más que el recuento.
La cadena, cuando funciona
Nadie la toca
- Se hace una ventaEn la aplicación, en la web o introducida por el personal para una reserva telefónica.
- Se levanta un pedidoDe forma automática, llevando el acuerdo de servicio en la versión que aceptó el paciente.
- Se emite una facturaEmitida a partir del pedido, se encuentra en Contabilidad. Una vez emitida no se puede editar.
- Se cobra y se conciliaContra la factura, en Contabilidad, como cualquier otro ingreso.
- La sesión se presta y se cierraQue es lo que convierte el crédito diferido en ingreso reconocido.
Las tres roturas, y quién es dueño de cada una
Se trabaja de izquierda a derecha, dentro del mes
- Sin pedidoUna sesión creada a mano, fuera de una venta, normalmente por recepción. El dueño es quien la creó. Arregle esto primero: producir el pedido que falta produce a menudo también la factura que falta.
- Sin facturaEl pedido nunca produjo ninguna. El dueño es finanzas.
- Impagada 30+ díasFacturada y no cobrada. Finanzas es dueña de la reclamación, y es trabajo del negocio, nunca del profesional. Dejárselo a ellos pone a un clínico en una conversación de deudas con su propio paciente.
- Cadena incompletaCualquier combinación de las anteriores. Empiece por la rotura más a la izquierda; las que están a su derecha se resuelven a menudo solas.
Para corregir una, emita una factura rectificativa y una factura corregida. Eso es un requisito contable y no una limitación del software, y el sistema lo impone en lugar de dejarlo a la disciplina, que es precisamente la propiedad que hace que el libro merezca auditarse.
El lado del pasivo, y los tres estados en que puede estar una pasada
Los pagos a los profesionales se construyen a partir de sesiones cerradas y versiones de contrato con fecha, no de una hoja de cálculo que alguien rehace cada mes. Nunca se factura nada sin que una persona lo confirme.
| Estado de la pasada | Qué significa | Cómo se corrige | Qué cuesta |
|---|---|---|---|
| Borrador | Calculado, nada facturado, todavía no se debe nada a nadie | Arregle los datos de fondo y Recalcular | Nada. Aquí es donde se supone que se cazan los errores |
| Pagada | Confirmada y facturada | Contabilidad, con una factura rectificativa | Lento, visible para el profesional y dañino para la confianza |
| Cancelada | Abierta y retirada | Sus sesiones vuelven al conjunto y aparecen en la siguiente pasada | Visible para el profesional: sustitúyala pronto, no a fin de mes |
| Tipo de pago | Cómo se calcula la línea | Qué debería vigilar finanzas |
|---|---|---|
| Salario | Fijo por ciclo, independientemente de las sesiones prestadas | La ocupación: el coste está comprometido se llene o no la agenda |
| Por horas | Por hora prestada | La duración de la sesión frente a la duración reservada, cuando difieran |
| Por sesión | Un importe fijo por sesión celebrada | El margen varía con el precio que pagó el paciente: compruébelo por línea de servicio |
| Reparto de ingresos | Un porcentaje acordado de lo que pagó el paciente | El porcentaje se congela al reservar, así que un cambio de tarifa solo afecta a las reservas nuevas |
Los contratos son versiones con fecha y con el historial conservado: hay una vigente cada vez, y cambiar las condiciones crea una versión nueva desde una fecha en lugar de editar la antigua. Las sesiones ya reservadas conservan el reparto con el que se valoraron. Esa única propiedad responde a «¿por qué me han pagado esto?» abriendo la línea, y es lo que impide que un cambio de tarifa revalore hacia atrás trabajo ya prestado.
Cuatro pantallas soportan la función financiera
Dos viven en el portal de administración y dos en el back office, y la división es deliberada: el portal encuentra los problemas y el back office los arregla.
Cadena del dinero
El informe de fin de mes
Preparación de los pagos
Antes de cada ciclo de pago
Pasada de pago
Back office · RR. HH. → Expert Pay
Ingresos mensuales
Back office · Citas → Informes
Ocho ajustes que deciden los números
Ninguno de ellos necesita a un desarrollador, y cada uno cambia una cifra sobre la que después se discutirá. La línea de debajo dice cuál.
Salario, por horas, por sesión o reparto de ingresos, elegido por persona y guardado como versión con fecha.
Con qué frecuencia se abre una pasada automáticamente, y el periodo que cubre.
Si una pasada incluye el reparto de cada profesional sobre los cargos cobrados en el periodo. Hay un interruptor en la pasada.
Ventanas de aviso, importes de los cargos, el periodo de gracia y cuándo se perdona un cargo.
Cuánto cuesta cada servicio, su duración y si se vende suelto o como paquete.
Cuánto tiempo sigue siendo válido un crédito comprado antes de decaer.
Qué métodos se aceptan, y cómo se tratan las devoluciones cuando uno se revierte.
Todo el negocio, personas seleccionadas o una persona, con un periodo de comparación, vistas guardadas y exportación CSV en cada informe.
El fin de mes, en el orden que lo hace corto
El orden importa. Cada paso quita una clase de error que si no heredaría el siguiente, y por eso ejecutarlos en esta secuencia convierte una semana en una tarde.
El trabajo prestado que nunca se cerró es a la vez ingreso sin facturar y coste sin registrar. Cierre el mes con alguna pendiente y los dos lados del libro están mal, y se enterará cuando el profesional reclame su pago.
Cada sesión rastreada hasta un cobro. Arregle sin pedido primero, después sin factura, después impagada 30+ días , porque producir un pedido que falta produce con frecuencia la factura que también faltaba, y hacerlo al revés significa hacerlo dos veces.
Sesiones celebradas sin condiciones registradas, y sesiones celebradas en las que el reparto nunca se congeló. Arregle todas las filas ahora. Corregir un pago después de facturar es mucho más trabajo que evitarlo, y es visible para la persona a la que se paga.
Revise cada línea en borrador, recalcule si cambió algo y después confirme y facture. Pague las facturas por Contabilidad como haría con cualquier proveedor.
Los ingresos contra las facturas, en Contabilidad. Todo lo que quede sin casar a estas alturas es una excepción real y no un registro que falta, porque los pasos uno y dos quitaron el resto.
Sesiones, horas, valor medio de sesión, lo que ganaron los profesionales, lo que se quedó el negocio, el ingreso por penalizaciones, las cancelaciones y los pacientes. Tabla, tabla dinámica o gráfico, y los mismos números que usaron los informes operativos.
Cargos por cancelación cobrados, perdonados y nunca aplicados. Un patrón de cargos sin aplicar suele ser una política mal configurada y no un personal generoso, y es ingreso real.
Qué deja de hacer finanzas
Casi todo el ahorro no está en contabilizar más rápido. Está en que el trabajo de conciliación lo hacen de forma continua los informes operativos, así que el cierre hereda un libro limpio en lugar de construir uno.
Dónde está el dinero de verdad
Cinco sitios, todos medibles desde los informes de arriba. Ninguno exige demanda nueva: son recuperación, calendario y precio sobre el volumen que el negocio ya tiene.
Qué puede demostrar aquí una contabilidad, en lugar de afirmarlo
Los controles de abajo son propiedades del sistema y no promesas sobre el comportamiento, que es la distinción que importa en una auditoría, un concurso o una disputa. La barra es cuánto de cada control se impone en vez de confiarse.
Cinco reglas sobre las que está construido el lado financiero
Cada una renuncia a algo de comodidad para comprar un control. Ese intercambio es el sentido.
Nada se factura sin una decisión
Una pasada de pago se abre automáticamente cuando se cierra un ciclo, pero se abre en borrador. Confirmar es siempre un acto humano, y la pasada registra quién lo hizo.
La automatización nunca crea una obligación que nadie revisó.
Las correcciones dejan rastro
Las facturas emitidas son inmutables; los informes clínicos se corrigen con versiones nuevas; los contratos cambian con versiones nuevas con fecha. Nada se sobrescribe en ningún sitio donde importe.
El rastro de auditoría es un subproducto del trabajo corriente y no algo que alguien mantenga.
Valorar al comprometerse, no al prestar
El reparto de un profesional lo fijan las condiciones vigentes cuando el paciente reservó, y esa versión queda registrada en la línea.
Ninguna de las dos partes se puede llevar una sorpresa, y ningún cambio de tarifa hay que explicarlo hacia atrás.
Encontrar las roturas de forma continua, no en el cierre
La cadena del dinero y la preparación de los pagos corren todo el mes, así que el cierre hereda un libro limpio en lugar de producir uno.
El fin de mes se reduce a revisar, y los errores se encuentran cuando todavía son baratos de arreglar.
Un solo juego de números, exportable
Los informes operativos, los informes de gestión y el fichero para la asesoría salen todos del mismo control de alcance y del mismo periodo, con CSV en todos ellos.
Nadie se pasa la primera hora de un consejo conciliando dos versiones de la misma cifra.