Rol planı · para
İki defter ve görünen her kopuş.
Burada para tam olarak iki yönde hareket eder: danışanlar işletmeye öder, işletme de işi verenlere. Her iki zincir de uçtan uca izlenir ve bir zincirin koptuğu her yerin kendi raporu, kendi sahibi ve kendi çözümü vardır. Bu sayfa o iki zincir, onları bağlayan kapanış ve bir mali müşavirin iddia etmek yerine kanıtlayabildikleridir.
Tek olay, iki defter ve aralarında tek bir menteşe
Bir seans hem bir alacak hem bir borç doğurur ve ikisini de aynı an tetikler: uzmanın seansı kapatması. Kapatılmamış bir seansın bir evrak sorunu olmamasının sebebi budur — aynı anda hem faturalanmamış gelir hem eksik gösterilmiş maliyettir ve gerçekleştiği ay içinde değil, kapanışta bulunacaktır.
Kredi, seans gerçekleşene kadar bir yükümlülüktür. Gerçekleşmiş bir seans ise aynı gün hem gelir hem maliyettir.
Satın almak ve randevu almak ayrı adımlardır; paketleri satılabilir kılan da budur — ve peşin alınmış kredilerin verilene ya da süresi dolana kadar ertelenmiş gelir olarak durması anlamına gelir. Randevusuz krediler raporu bu yüzden operasyonel olduğu kadar mali bir rapordur: o bakiyenin yaşlanmasıdır.Seans → sipariş → fatura → tahsilat ve kopmanın üç yolu
Para zinciri raporu her seansı bu yol boyunca yürütür ve tam olarak nerede durduğunu gösterir. Üç kopuş tek bir sorunun çeşitlemeleri değildir — farklı nedenleri ve farklı sahipleri vardır; bu yüzden sütun, sayıdan daha önemlidir.
Zincir, işlediğinde
Kimse dokunmaz
- Bir satış yapılırUygulamada, web’de ya da telefonla gelen bir randevu için personel tarafından girilerek.
- Sipariş oluşurOtomatik olarak; danışanın kabul ettiği sürümüyle hizmet sözleşmesini taşır.
- Fatura kesilirSiparişten üretilir, Muhasebe altında bulunur. Kesildikten sonra değiştirilemez.
- Tahsilat alınır ve mutabakatı yapılırFaturaya karşı, Muhasebede, her tahsilat gibi.
- Seans verilir ve kapatılırErtelenmiş krediyi kaydedilen gelire çeviren şey budur.
Üç kopuş ve her birinin sahibi
Ay içinde, soldan sağa işlenir
- SiparişsizSatış dışında elle açılmış bir seans — genellikle resepsiyon tarafından. Sahibi onu açan kişidir. Önce bunu düzeltin: eksik siparişi oluşturmak çoğu zaman eksik faturayı da oluşturur.
- FaturasızSipariş hiç fatura üretmemiş. Sahibi finanstır.
- 30+ gün tahsil edilmemişFaturalanmış ve tahsil edilmemiş. Takip finansındır — ve işletmenin işidir, asla uzmanın. Ona bırakmak, bir klinisyeni kendi danışanıyla borç konuşmasına sokar.
- Eksik zincirYukarıdakilerin herhangi bir bileşimi. En soldaki kopuştan başlayın; sağındakiler çoğu zaman kendiliğinden çözülür.
Düzeltmek için bir iade faturası ve düzeltilmiş bir fatura kesin. Bu, yazılımın bir kısıtı değil bir muhasebe gereğidir ve sistem bunu disipline bırakmak yerine zorunlu kılar — defteri denetlemeye değer kılan özellik tam da budur.
Borç tarafı ve bir dönemin alabileceği üç durum
Uzmanlara yapılan ödemeler, birinin her ay yeniden kurduğu bir tablodan değil; kapatılmış seanslardan ve tarihli sözleşme sürümlerinden kurulur. Bir insan onaylamadan hiçbir şey faturalanmaz.
| Dönem durumu | Ne anlama gelir | Nasıl düzeltirsiniz | Maliyeti |
|---|---|---|---|
| Taslak | Hesaplandı, hiçbir şey faturalanmadı, henüz kimseye borç yok | Alttaki veriyi düzeltin ve yeniden hesaplayın | Yok. Hataların yakalanması gereken yer burasıdır |
| Ödendi | Onaylandı ve faturalandı | Muhasebede, bir iade faturasıyla | Yavaş, uzmana görünür ve güveni zedeler |
| İptal edildi | Açıldı ve geri çekildi | Seansları havuza döner ve bir sonraki dönemde görünür | Uzmana görünür — ay sonunda değil, hemen yerine koyun |
| Ödeme türü | Satır nasıl hesaplanır | Finansın izlemesi gereken |
|---|---|---|
| Maaş | Verilen seanstan bağımsız, dönem başına sabit | Doluluk — ajanda dolsun ya da dolmasın maliyet taahhüt edilmiştir |
| Saatlik | Verilen saat başına | Farklılaştığı yerde, randevulanan süreye karşı gerçek seans süresi |
| Seans başına | Gerçekleşen seans başına sabit tutar | Marj, danışanın ödediğine göre değişir — hizmet hattına göre kontrol edin |
| Gelir paylaşımı | Danışanın ödediğinin anlaşılan yüzdesi | Yüzde randevuda dondurulur; oran değişikliği yalnızca yeni randevuları etkiler |
Sözleşmeler, geçmişi korunan tarihli sürümlerdir: bir anda yalnızca biri geçerlidir ve koşulları değiştirmek, eskisini düzenlemek yerine bir tarihten itibaren yeni bir sürüm oluşturur. Çoktan randevusu alınmış seanslar, fiyatlandıkları hakedişi korur. Bu tek özellik, “bana neden bu kadar ödendi?” sorusunu satırı açarak yanıtlar ve bir ücret değişikliğinin çoktan verilmiş işi geriye dönük yeniden fiyatlamasını engeller.
Finans işlevini dört ekran taşır
İkisi yönetim portalında, ikisi arka ofiste yaşar ve bu ayrım bilinçlidir: portal sorunları bulur, arka ofis onları düzeltir.
Para zinciri
Ay sonu raporu
Ödemeye hazırlık
Her ödeme döneminden önce
Ödeme dönemi
Arka ofis · İK → Uzman Ödemeleri
Aylık kazanç
Arka ofis · Görüşmeler → Raporlama
Rakamlara karar veren sekiz ayar
Hiçbiri geliştirici gerektirmez ve her biri sonradan tartışılacak bir rakamı değiştirir. Altındaki satır hangisi olduğunu söyler.
Maaş, saatlik, seans başına ya da gelir paylaşımı — kişi bazında seçilir ve tarihli bir sürüm olarak tutulur.
Bir dönemin ne sıklıkla otomatik açılacağı ve kapsadığı zaman aralığı.
Bir dönemin, o aralıkta tahsil edilen ücretlerden uzmanın payını içerip içermeyeceği. Dönemin üzerinde bir anahtar vardır.
İhbar süreleri, ücret tutarları, tolerans süresi ve bir ücretin ne zaman muaf tutulacağı.
Her hizmetin ücreti, süresi ve tek tek mi paket olarak mı satıldığı.
Satın alınmış bir kredinin geçerliliğini yitirmeden önce ne kadar süre yaşayacağı.
Hangi yöntemlerin kabul edildiği ve biri geri alındığında iadelerin nasıl ele alınacağı.
Tüm işletme, seçili kişiler ya da tek kişi — her raporda karşılaştırma dönemi, kayıtlı görünümler ve CSV dışa aktarımıyla.
Ay sonu, onu kısaltan sırayla
Sıra önemlidir. Her adım, bir sonrakinin devralacağı bir hata sınıfını ortadan kaldırır; bu sıralamayla çalıştırmak bir haftayı bir öğleden sonraya çeviren şeydir.
Kapatılmamış, verilmiş iş aynı anda hem faturalanmamış gelir hem kaydedilmemiş maliyettir. Bunlardan biri açıkken ayı kapatın; defterin iki tarafı da yanlış olur — ve bunu uzman ödemesini sorguladığında öğrenirsiniz.
Her seans bir tahsilata kadar izlenir. Önce siparişsiz , sonra faturasız, sonra 30+ gün tahsil edilmemiş — çünkü eksik bir siparişi oluşturmak çoğu zaman eksik olan faturayı da üretir ve ters sırada yapmak işi iki kez yapmak demektir.
Koşulları dosyada olmayan ve hakedişi hiç dondurulmamış gerçekleşen seanslar. Her satırı şimdi düzeltin. Faturalandıktan sonra bir ödemeyi düzeltmek onu önlemekten çok daha fazla iştir ve ödeme alan kişiye görünür.
Her satırı taslakta gözden geçirin, bir şey değiştiyse yeniden hesaplayın, sonra onaylayıp faturalayın. Faturaları Muhasebeden, herhangi bir tedarikçi gibi ödeyin.
Muhasebede faturalara karşı gelen tahsilatlar. Bu noktada eşleşmeyen her şey, eksik bir kayıt değil gerçek bir istisnadır; çünkü birinci ve ikinci adımlar gerisini temizlemiştir.
Seanslar, saatler, ortalama seans değeri, uzmanların kazandığı, işletmenin elinde kalan, ceza geliri, iptaller ve danışanlar. Tablo, pivot ya da grafik — ve operasyonel raporların kullandığı rakamların aynısı.
Tahsil edilen, muaf tutulan ve hiç uygulanmayan iptal ücretleri. Uygulanmayan ücretlerdeki bir örüntü, genelde personelin cömertliği değil yanlış yapılandırılmış bir politikadır — ve bu gerçek gelirdir.
Finansın artık yapmadıkları
Kazancın büyük bölümü kayıtları daha hızlı atmakta değildir. Mutabakat işinin operasyonel raporlar tarafından sürekli yapılmasında ve kapanışın temiz bir defteri kurmak yerine devralmasındadır.
Para gerçekte nerede
Beş yer; her biri yukarıdaki raporlardan ölçülebilir. Hiçbiri yeni talep gerektirmez — işletmenin zaten sahip olduğu hacim üzerinde kurtarma, zamanlama ve fiyatlamadır.
Bir mali müşavirin burada iddia etmek yerine kanıtlayabildikleri
Aşağıdaki kontroller, davranışa dair sözler değil sistemin özellikleridir; bir denetimde, bir ihalede ya da bir anlaşmazlıkta önemli olan ayrım da budur. Çubuk, her kontrolün ne kadarının güvenilmek yerine zorunlu kılındığını gösterir.
Finans tarafının kurulduğu beş kural
Her biri, bir kontrol satın almak için bir miktar kolaylıktan vazgeçer. Mesele tam da bu takastır.
Hiçbir şey karar olmadan faturalanmaz
Bir dönem kapandığında ödeme dönemi kendiliğinden açılır, ama taslak olarak açılır. Onaylamak her zaman bir insan eylemidir ve dönem bunu kimin yaptığını kaydeder.
Otomasyon, kimsenin gözden geçirmediği bir yükümlülük yaratmaz.
Düzeltmeler iz bırakır
Kesilmiş faturalar değiştirilemez; klinik raporlar yeni sürümlerle düzeltilir; sözleşmeler yeni tarihli sürümlerle değişir. Önemli hiçbir yerde hiçbir şeyin üzerine yazılmaz.
Denetim izi, birinin sürdürdüğü bir şey değil, olağan işin yan ürünüdür.
Teslimde değil, taahhütte fiyatlayın
Uzmanın payı, danışanın randevu aldığı andaki koşullarla sabitlenir ve o sürüm satıra kaydedilir.
İki taraf da sürprizle karşılaşamaz ve hiçbir ücret değişikliğinin geriye dönük açıklanması gerekmez.
Kopuşları kapanışta değil, sürekli bulun
Para zinciri ve ödemeye hazırlık ay boyunca çalışır; böylece kapanış temiz bir defteri üretmek yerine devralır.
Ay sonu gözden geçirmeye küçülür ve hatalar hâlâ ucuzken bulunur.
Tek bir rakam kümesi, dışa aktarılabilir
Operasyonel raporlar, yönetim raporları ve mali müşavir dosyası; hepsi aynı kapsam denetiminden ve aynı dönemden, her birinde CSV’yle gelir.
Kimse bir yönetim kurulu toplantısının ilk saatini aynı rakamın iki sürümünü uzlaştırarak geçirmez.