Kein Anruf nötig
- Verlegen oder absagen, im Rahmen der Regeln
- Welche Erinnerungen kommen, und auf welchem Kanal
- Sprache und Kalendersystem
- Gespeicherte Zahlungsmittel und Rechnungsadresse
- Die eigene Bewertung und die eigenen Daten
Ablauf · alle vier Blickwinkel
Eine Sitzung, vier Menschen, zwei Räume.
Die ganze Plattform dient einer einzigen Sache: Klientin und Fachkraft zur selben Zeit am selben Ort zusammenzubringen. Geld und Akte ergeben sich daraus. Diese Seite zeichnet genau diesen einen Ablauf nach — zuerst so, wie ihn alle zugleich sehen, dann nacheinander aus der Sicht jedes Beteiligten, und zuletzt aufgeteilt in die beiden Arten, wie er enden kann: im Videoraum oder in Ihrem Wartezimmer.
Zuerst lesen, dann die Rollen-Baupläne
Ohne Systemkenntnisse verständlich
Deutsche Ausgabe
01 — Das Rückgrat
Sieben Phasen, und nur eine davon ist die Sitzung
Intuitiv hält man den Termin für das Produkt. Das ist er nicht — er ist Phase fünf von sieben. Sechs der sieben Phasen geschehen, wenn niemand im Raum ist, und genau sie entscheiden, ob das Geschäft rentabel ist, ob die Fachkraft richtig bezahlt wird und ob die Klientin wiederkommt. Jedes Schaubild weiter unten ist dieses Rückgrat, von einem anderen Platz aus gesehen.
Phase 1EntdeckenDie Klientin findet eine Fachkraft — Verzeichnis, Profil, eine Frage, bevor sie sich festlegt.
Phase 2KaufenEine einzelne Sitzung oder ein Paket. Eine Vereinbarung wird angenommen, eine Bestellung entsteht, es wird gezahlt.
Phase 3BuchenEin Guthaben wird für eine bestimmte Zeit im Kalender einer bestimmten Fachkraft eingesetzt.
Phase 4VorbereitenErinnerungen gehen hinaus. Arbeit vor Ort wird zugesagt oder abgelehnt. Räume und Links stehen bereit.
Phase 5TeilnehmenDie Sitzung findet statt — in einem Videoraum oder in Ihren Räumen.
Phase 6AbschließenStattgefunden oder Nichterscheinen. Das ist das Scharnier: Alles Weitere steht still, solange dieser Schritt fehlt.
Phase 7NacharbeitenBericht abgelegt, Bewertung erbeten, Honorar gezählt, die nächste Auszahlung gebaut.
Das Scharnier ist Phase sechs, nicht Phase fünf
Eine Sitzung, die stattfand und nie geschlossen wurde, ist für das Geschäft unsichtbar. Sie erreicht keine Honorarzahl, keine Auszahlung und keine Berichtsfrist — sie steht einfach im Bericht über hängende Sitzungen, bis sich jemand darum kümmert. Eine Sitzung zu schließen ist kein Papierkram; es ist der Schritt, der erbrachte Arbeit in Geld verwandelt.
02 — Alle zugleich
Dieselben sieben Phasen, der Teil jeder Person in einer eigenen Spur
Lesen Sie eine Spalte, und Sie sehen einen Moment von allen Seiten. Lesen Sie eine Zeile, und Sie sehen die ganze Aufgabe eines Menschen. Die gestrichelten Karten stehen für Dinge, die sich niemand merken muss — das System erledigt sie. Die schraffierten Felder sind Absicht: Diese Person hat in diesem Moment nichts zu tun, und genau so ist es gedacht.
Wer
1 · Entdecken
2 · Kaufen
3 · Buchen
4 · Vorbereiten
5 · Teilnehmen
6 · Abschließen
7 · Nacharbeiten
KlientelApp oder Web
Stöbert und vergleichtVerzeichnis, Profile, gespeicherte Favoriten
Fragt zuerstEine öffentliche Frage, vor dem Kauf beantwortet
Kauft ein GuthabenEine Sitzung oder ein Paket
Nimmt die Vereinbarung anMit der Bestellung festgehalten
Wählt eine ZeitNur wirklich freie Termine werden angeboten
Trägt ihn in den eigenen Kalender einOptional, ein Tippen
Liest die ErinnerungPush, in der App, E-Mail oder WhatsApp
Verlegt bei BedarfDie Regeln entscheiden, ob es kostenfrei ist
Tritt bei oder kommtAuf Teilnehmen tippen oder zu der Adresse gehen, die auf der Bestätigung steht
Gibt RückmeldungVertrauliche Umfrage an die Einrichtung
Schreibt eine BewertungÖffentlich, am Profil
Bucht die nächsteAus bereits vorhandenem Guthaben
FachkraftApp oder Web
Hält das Profil richtigSchwerpunkte, Sprachen, Preis, Foto
Beantwortet FragenÖffentlich — so wählen Menschen aus
Setzt die VerfügbarkeitWochenstunden und datierte Ausnahmen
Bucht stellvertretendFür jemanden, der stattdessen angerufen hat
Sagt vor Ort zu oder abMit einer Notiz, die die Klientin auch liest
Sieht den Verlauf der Person durchDie eigenen früheren Sitzungen
Erbringt die SitzungVideoraum oder das eigene Behandlungszimmer
Schließt sie — stattgefunden oder NichterscheinenDer eine Schritt, der alles andere freigibt
Legt den Bericht abWo das Angebot einen Bericht verlangt
Prüft die HonorareGekauft, gebucht, stattgefunden, nicht gebucht
Empfang & VerwaltungVerwaltungsportal / Backoffice
Veröffentlicht AngeboteWas gebucht werden kann, und zu welchem Preis
Moderiert InhalteBewertungen, Kommentare, Fragen
Prüft AngeboteWo ein Verkauf vor der Zahlung einen Menschen braucht
Bucht für jemandenBuchungen am Telefon und vor Ort
Verwaltet Räume und DienstpläneTerminpläne, Standorte, Kapazität
Fasst bei unentschiedenen Vor-Ort-Sitzungen nachAlles, was kurz vor Beginn noch wartet
Empfängt die PersonNur wo Sie ein echtes Wartezimmer betreiben
Arbeitet die Liste der Hängenden abSitzungen, deren Zeit vorbei und die noch offen sind
Fasst bei überfälligen Berichten nachNach Fristen sortiert, nicht durch Nachlesen gefunden
Führt die GeldketteSitzung → Bestellung → Rechnung → Zahlung
Das SystemNiemand muss daran denken
Sortiert und filtertNur buchbare Fachkräfte werden angeboten
Erstellt Bestellung und RechnungAutomatisch, aus dem Verkauf
Hält die Vereinbarung festFassung und Zeitstempel
Hält den TerminAbgelaufene Reservierungen verfallen von selbst
Friert den Honoraranteil einZu den in dem Moment geltenden Konditionen
Schickt ErinnerungenAuf den gewählten Kanälen
Öffnet den VideoraumKurz vor dem Beginn
Lässt ein und zeichnet aufTeilnahme, Anwesenheitszeiten, Chatverlauf
Wendet die Regeln anGebühr, Erlass oder zurückgegebenes Guthaben
Zählt sie als verdientUnd merkt sie für die nächste Auszahlung vor
Startet die BerichtsfristFrist, dann Eskalation
Eine Entscheidung, die nur diese Person treffen kann
Gewöhnliche Arbeit an einem Bildschirm
Automatisch — niemand wird gefragt
Bewusst nichts zu tun
03 — Die Gabelung
Online und vor Ort sind bis Phase vier derselbe Ablauf
Entdecken, Kaufen, Buchen und Abschließen sind gleich. Die zwei Arten, eine Sitzung zu erbringen, unterscheiden sich an genau einer Stelle — wer entscheidet, dass die Person empfangen wird — und dieser Unterschied besteht, weil ein Videoraum jemanden automatisch einlassen kann und ein Wartezimmer nicht. Die hervorgehobenen Schritte sind die abweichenden; alles andere ist gemeinsam.
Sitzung online
Erbracht im eigenen Videoraum der Plattform. Niemand muss etwas zusagen.
- GebuchtDie Person hat ein Guthaben und wählt eine Zeit. Der Termin gehört ihr.
- ErinnertAuf den Kanälen, die sie gewählt hat — Push, in der App, E-Mail, WhatsApp.
- Der Raum öffnet sich selbstDie Schaltfläche Teilnehmen wird kurz vor dem Beginn aktiv. Kein Mensch sagt etwas zu.
- Beide treten beiPrüfung von Kamera und Mikrofon; Bildschirmfreigabe und Chat sind im Raum.
- Als stattgefunden geschlossenDurch die Fachkraft, nach dem Ende des Gesprächs.
- Bericht und Honorar folgenGenauso wie beim Weg vor Ort.
Sitzung in Ihren Räumen
Erbracht in einem Behandlungszimmer. Ein Mensch entscheidet, wer empfangen wird.
- GebuchtGleich. Die Person hat ein Guthaben und wählt eine Zeit.
- ErinnertGleich, und die Bestätigung trägt Adresse und Raum.
- Über die Aufnahme wird entschiedenDie Fachkraft sagt zu oder ab, mit einer Notiz. Drei Zustände: wartet auf die Fachkraft, zugesagt, abgesagt. Wer wann entschieden hat und die Notiz werden festgehalten — und die Notiz ist die einzige Erklärung, die die Person bekommt.
- Eine Absage gibt das Guthaben zurückEs ist keine Stornogebühr. Die Person kann sofort wieder buchen, bei wem sie will.
- Die Person kommt anDer Empfang begrüßt sie; der Raum steht auf der Bestätigung.
- Als stattgefunden geschlossenGleich, und von hier an sind die beiden Wege wieder dieselben.
Der Zusageschritt ist optional, und viele Einrichtungen schalten ihn aus
Nur eine Sitzung, die gebucht, vor Ort und noch nicht beendet ist, kann zugesagt oder abgesagt werden. Wo der Schritt aktiv ist, lohnen zwei Muster den Blick: Sitzungen, die kurz vor Beginn noch warten (die Fachkraft sieht nicht nach oder weiß nicht, dass es den Schritt gibt), und Absagen ohne Notiz (die Person bekam ein Nein und keine Erklärung). Beides ist Schulung, keine Einstellung.
04 — Mit den Augen der Klientin
Neun Tipper vom Profil einer Fremden bis zum gebuchten Termin
Die Person sieht weder Bestellung noch Rechnungszeile noch Guthabenkonto, wenn sie nicht danach sucht. Sie sieht eine Fachkraft, einen Preis, eine Zeit und eine Erinnerung. Alles andere ist Buchführung, die die Plattform hinter ihr erledigt.
Jemanden finden
Im Verzeichnis stöbern oder suchen. Nach Schwerpunkt, Sprache und Preis filtern. Wer einen zweiten Blick wert ist, wird vorgemerkt.
Sie sich ansehen
Das Profil trägt Qualifikationen, Sprachen, Angebote, Bewertungen und die öffentlich beantworteten Fragen.
Fragen, wenn unsicher
Eine Frage vor dem Kauf — öffentlich beantwortet, damit die Antwort auch der nächsten Person hilft.
Kaufen
Eine einzelne Sitzung oder ein Paket. Die Vereinbarung annehmen, zahlen, und die Rechnung kommt von selbst.
Ein Guthaben besitzen
Das Guthaben ist der Besitz, die Buchung der Zeitpunkt, zu dem er eingelöst wird. Guthaben hat ein Verfallsdatum, und es wird angezeigt.
Eine Zeit wählen
Nur wirklich freie Termine erscheinen. Mit einem Tippen in den eigenen Kalender eintragen.
Erinnert werden
Auf den in den Einstellungen gewählten Kanälen. Die Erinnerung trägt den Link oder Adresse und Raum.
Teilnehmen
Auf Teilnehmen tippen oder hingehen. Vor Ort steht zunächst einer von drei Zuständen: wartet, zugesagt oder abgesagt — jeweils mit einer Notiz.
Sagen, wie es war
Vertrauliche Rückmeldung an die Einrichtung, eine öffentliche Bewertung am Profil, dann die nächste buchen.
Schon in der App
- Rechnungen und Bestellverlauf
- Jede Sitzung, mit ihrem Stand
- Guthaben besessen, eingesetzt und verfallend
- Absageverlauf und etwaige Gebühren
- Chat mit der Fachkraft, bei der Sitzung aufbewahrt
Selbstbedienung ist Marge
- Jede Verlegung in der App ist ein Anruf, den Ihr Empfang nicht annehmen musste
- Ungebuchtes Guthaben ist im Voraus bezahlter Erlös, der auf Erbringung wartet
- Ein sichtbares Verfallsdatum macht aus Guthaben Buchungen
- Die Bitte um eine Bewertung kommt in dem einen Moment, in dem das Wohlwollen am größten ist
05 — Mit den Augen der Fachkraft
Dieselbe Sitzung, vom Kalender aus gesehen
Der Ablauf einer Fachkraft beginnt früher und endet später als der der Klientin: er beginnt damit, überhaupt auffindbar und buchbar zu sein, und er endet mit der Bezahlung. Dazwischen brauchen genau drei Momente eine Entscheidung von ihr — und alle drei sind billig zu treffen und teuer zu überspringen.
Auffindbar sein
Ein wahres Profil und echte Verfügbarkeit. Wochenstunden und datierte Ausnahmen — Urlaub, ein später Beginn, ein einmaliger Abend.
Die vier Zahlen im Blick behalten
Sitzungen gekauft, gebucht, stattgefunden und nicht gebucht. Die vierte ist eine Nachfassliste, keine Statistik.
Über die Aufnahme vor Ort entscheiden
Zusagen oder absagen, mit einer Notiz. Das ist die erste der drei Entscheidungen, die nur sie treffen kann.
Erbringen
Im Videoraum oder im eigenen Behandlungszimmer, den Verlauf der Person zur Hand.
Die Sitzung schließen
Stattgefunden oder Nichterscheinen. Entscheidung zwei — und die, die Berichtsfrist, Honorar und Auszahlung freigibt.
Den Bericht ablegen
Entscheidung drei, wo das Angebot einen verlangt. Fristen gelten; Korrekturen sind neue Fassungen, nie Änderungen.
Sehen, dass es zählt
Es wechselt in den Stand Verdient, und zwar mit dem Anteil, der bei der Buchung festgeschrieben wurde — nicht mit dem, der heute gilt.
Bezahlt werden
Der Zyklus schließt sich, eine Auszahlung entsteht als Entwurf, und nach der Bestätigung zeigt der Zahlungsverlauf die Sitzungen hinter der Zahl.
Drei Entscheidungen, und eine davon trägt
Zusagen oder absagen; die Sitzung schließen; den Bericht ablegen. Nur die mittlere blockiert Geld. Eine Fachkraft, die Sitzungen am selben Tag schließt, wird jedes Mal pünktlich bezahlt und hat nie einen Streit ums Geld; wer das nicht tut, taucht im Bericht über hängende Sitzungen auf, verpasst eine Auszahlung und fragt dann, warum weniger überwiesen wurde als erwartet. Das ist die wertvollste Gewohnheit, die man bei der Einarbeitung vermitteln kann.
06 — Der Zustandsautomat
Jeder Zustand, den eine Sitzung haben kann, und wer sie weiterbewegt
Gespräche mit dem Support werden kürzer, wenn alle die Zustände gleich benennen. Es sind acht, und jeder hat genau eine Person, die ihn weiterbewegen kann.
| Zustand | Was er bedeutet | Wer ihn als Nächstes bewegt | Was er blockiert |
|---|---|---|---|
| Zu buchen | Ein Guthaben ist vorhanden, aber keine Zeit gewählt | Die Person, oder das Personal stellvertretend | Im Voraus bezahlter, noch nicht erbrachter Erlös |
| Gebucht | Eine bestimmte Zeit in einem bestimmten Kalender | Die Zeit selbst | Nichts — das ist der gesunde Zustand |
| Wartet auf die Fachkraft | Vor Ort, gebucht, noch nicht entschieden | Die Fachkraft | Die Person weiß nicht, ob sie sich auf den Weg machen soll |
| Zugesagt | Die Fachkraft empfängt diese Person | Die Zeit selbst | Nichts |
| Abgesagt | Sie tut es nicht, und die Notiz sagt warum | Die Person — das Guthaben gehört wieder ihr | Nichts, wenn das Guthaben zurückkam |
| Stattgefunden | Erbracht und geschlossen | Die Fachkraft, für den Bericht | Nichts — es ist jetzt Honorar |
| Nichterscheinen | Die Person kam nicht | Die Regeln, automatisch | Nichts — die Gebührenentscheidung ist eine Einstellung |
| Zeit vorbei, noch offen | Sie fand statt, niemand hat sie geschlossen | Die Fachkraft; dann die Verwaltung | Honorar, Auszahlung und Berichtsfrist |
Nur die letzte Zeile ist ein Problem
Sieben dieser acht Zustände sind normal und lösen sich selbst auf. Der achte ist der, nach dem eine Verwaltung jeden Morgen sucht, denn er ist der einzige, in dem Arbeit erbracht wurde, die Person bedient wurde und niemand dafür bezahlt wird, bis ein Mensch eingreift.
07 — Wo es schiefgeht
Jeder Bruch in der Kette hat eine andere Zuständigkeit
Die Fehler sind nicht zufällig. Sie ballen sich an vier Stellen, jede mit einem Bericht, der sie findet, und einer bestimmten Person, die sie behebt. Zu wissen, was was ist, ist der Unterschied zwischen einem Morgen von fünfzehn Minuten und einem Nachmittag voller Raterei.
Phase 3 · Nie gebuchtGekauft, keine Zeit gewählt
Bereits vereinnahmtes Geld für noch nicht erbrachte Arbeit. Es altert, und irgendwann verfällt das Guthaben und wird zur Beschwerde. Gefunden durch den Bericht über ungebuchtes Guthaben; behoben durch die Person, der die Beziehung gehört, meist mit einer Nachricht, die drei Termine anbietet.
Phase 4 · Nie entschiedenVor Ort, wartet noch
Die Person weiß nicht, ob sie in den Bus steigen soll. Gefunden durch das Beobachten von Sitzungen, die kurz vor Beginn noch warten; behoben durch die Fachkraft — und wenn es sich wiederholt, durch die Prüfung, ob sie Benachrichtigungen überhaupt bekommt.
Phase 6 · Nie geschlossenZeit vorbei, noch offen
Der teuerste Bruch von allen. Erbrachte Arbeit, die keine Honorarzahl und keine Auszahlung erreicht. Gefunden durch den Bericht über hängende Sitzungen; behoben durch das Schließen durch die Fachkraft, und er muss leer sein, bevor ein Monat geschlossen werden kann.
Phase 7 · Nie fakturiertSitzung, Bestellung, Rechnung, Zahlung
Drei verschiedene Brüche mit drei Zuständigkeiten: keine Bestellung (eine von Hand außerhalb eines Verkaufs angelegte Sitzung, meist am Empfang), keine Rechnung (Finanzen) und nach dreißig Tagen unbezahlt (Finanzen, dann Inkasso). Gefunden durch den Bericht zur Geldkette; von links nach rechts abgearbeitet, denn eine fehlende Bestellung zu beheben erzeugt oft die Rechnung, die ebenfalls fehlte.
08 — Wohin als Nächstes
Lesen Sie denselben Ablauf nun von einem Platz aus
Jeder Bauplan nimmt eine Rolle und beantwortet dieselben vier Fragen: was sie sieht, was sie steuert, wodurch es schneller geht und was es der Einrichtung bringt.
Die MaschineSystemüberblickVier Schichten, die Buchung von Anfang bis Ende nachverfolgt, und die Bausteine, aus denen die Plattform besteht.
BauplanVerwaltungDie täglichen fünfzehn Minuten, siebzehn Berichte und jede Stellschraube, an der zu drehen sich lohnt.
BauplanKlientelWas eine Klientin tun kann, ohne Sie anzurufen, und was das wert ist.
BauplanFachkraftEine Praxis, vom Telefon aus geführt: Kalender, Sitzungen, Berichte, Honorare.
BauplanBuchhaltungVon der Bestellung zum Zahlungseingang, vom Anteil zur Auszahlung, und der Monatsabschluss.