Contabilità

1Ottenere l'accesso#

Di che cosa si tratta — come viene concesso il cruscotto, e che cosa quella concessione porta con sé e che cosa no.

Perché conta — il ruolo della contabilità di proposito non discende da nessun altro ruolo. Qualcuno deve concederlo una volta, e saperlo vi risparmia un pomeriggio di « la pagina dice che non sono autorizzato ».

Che cosa vedrete — i due gruppi, e la pagina che ottenete se non ne avete nessuno.

1.1 Il gruppo che vi serve#

Vi serve il gruppo Contabilità di OnDelights, e dovete essere un utente interno e non un utente del portale. Un amministratore concede l'uno e l'altro dal back office, sotto Impostazioni → Utenti.

Di quella concessione vale la pena sapere due cose prima di chiederla:

• Nessun altro ruolo la implica. Essere responsabile di una clinica, responsabile della piattaforma o amministratore non vi dà /my/finance. È voluto — la contabilità è un cappello a sé, e lo si mette di proposito.
• Una persona che ha bisogno di entrambi i cappelli sono due concessioni. Il ruolo di responsabile della piattaforma implica la catena Professionista sul portale, e un singolo account non può essere utente del portale e utente interno nello stesso momento. Se dirigete lo studio e tenete i conti, chiedete la concessione della contabilità su un account interno.

Un amministratore della base dati (Impostazioni → Tecnico) ha il gruppo per implicito, così chi installa la piattaforma può sempre aprire la pagina per controllare che funzioni.

1.2 Il secondo ruolo, e perché non ha ancora una pagina#

Esiste un secondo ruolo per l'area finanziaria, Responsabile aziendale, pensato per chi chiede questa attività sta funzionando invece di i conti tornano. Legge soltanto dati aggregati e non ha nessun gruppo contabile — e le colonne delle retribuzioni gli restano nascoste, a meno che la stessa persona non abbia anche Contabilità.

Il cruscotto del responsabile non è ancora costruito. Il ruolo esiste perché i permessi siano giusti quando lo sarà. Fino ad allora un responsabile legge il cruscotto della direzione (/my/admin/health) e i report che ne dipendono.

1.3 Se non avete il gruppo#

Ogni pagina sotto /my/finance controlla prima di tutto il gruppo. Senza, ottenete una paginetta che ve lo dice invece di un errore — e su quella pagina non trapela nessuna cifra. Mandate l'indirizzo di quella pagina al vostro amministratore: nomina la concessione che deve fare.

2Il cruscotto a colpo d'occhio#

Di che cosa si tratta — la pagina d'ingresso su /my/finance, blocco per blocco.

Perché conta — è costruita per essere letta dall'alto in basso in circa un minuto, e ogni cifra rimanda al report che l'ha prodotta. Non dovreste quasi mai dover andare a caccia nel menù.

Che cosa vedrete — quattro riquadri di denaro, sei riquadri di indici, sei grafici, una fascia di previsione, chi vi deve di più e un elenco di segnalazioni.

/my/finance

2.1 I quattro riquadri di denaro#

Fatturato e Incassato non sono due viste dello stesso numero. Fatturato è quello che avete chiesto nel periodo; Incassato è quello che è arrivato nel periodo, compreso denaro fatturato prima. I due differiscono, e la distanza fra loro è il senso della coppia — è la domanda sul capitale circolante, in due riquadri.

Ogni riquadro porta un confronto con il periodo precedente di pari lunghezza quando Confronta è acceso (§3.4). « Come nel periodo precedente » è scritto a parole invece che mostrato come uno zero piatto, perché altrimenti una differenza pari a zero e una differenza non disponibile si assomigliano in tutto.

2.2 I sei riquadri di indici#

Sono gli indici di salute, tre dei quali con un grafichino a dodici mesi sotto:

• Giorni medi di incasso — quanto aspetta in media una fattura, su base mobile, con la variazione sul mese scorso segnata come buona o cattiva (qui scendere è bene).
• Tasso di incasso — l'incassato in percentuale sul fatturato, con i due importi sotto.
• Fattura media — il fatturato diviso per il numero delle fatture, con quel numero.
• Tasso di rimborso — le note di credito in percentuale sul fatturato, con il conteggio e la variazione sul periodo precedente (scendere è bene).
• Margine lordo — quello che resta dopo il costo dell'erogazione, con i due importi.
• Costo dell'erogazione — quota del professionista più retribuzione attribuita, in percentuale.

Un indice senza denominatore si legge —, mai 0%. Un mese in cui non si è fatturato nulla non ha un tasso di incasso; scriverci zero vorrebbe dire che non avete incassato niente, che è un'affermazione diversa e molto peggiore.

2.3 I sei grafici#

Ogni grafico ha Apri grafico, che apre a tutta pagina la versione del report che ci sta dietro, con i filtri che avevate già impostato.

Li disegna il server. Non c'è nessuna libreria di grafici e nessun JavaScript: il grafico è già nella pagina al primo disegno, sopravvive alla stampa, si vede in modalità ad alto contrasto e un lettore di schermo sa leggerlo. È per questo che hanno un aspetto semplice e compaiono subito.

2.4 La fascia di previsione e chi vi deve di più#

La fascia di previsione mostra i tre strati di ciò che deve ancora arrivare — in calendario, contrattualizzato e ricorrente — ciascuno con il rimando al proprio report. Sono mostrati fianco a fianco e non si sommano mai; il §4 dice perché.

Chi vi deve di più è la tabellina sotto: i pazienti con il residuo aperto più grande, dal peggiore in giù. La sua didascalia vi dice che cosa state guardando e su quale periodo. Se è arrivato un pagamento a cui non è ancora stato abbinato nulla, una nota lo dice qui — un pagamento non abbinato fa sembrare ogni riga di debitore peggiore di com'è.

2.5 L'elenco delle segnalazioni#

In fondo c'è l'elenco delle cose fuori posto:

Un elenco di segnalazioni vuoto è l'esito buono, e la pagina lo dice con una frase invece di mostrare una fila di zeri. Ogni segnalazione è un rimando al report che elenca le righe sottostanti.

2.6 Se i contatori non si riescono a calcolare#

Se una cifra non si riesce a ricavare, la pagina dice che i contatori non si sono potuti calcolare e indica il registro del server. Non mostra zero. Uno zero che non si distingue da un guasto è peggio di nessun numero — e su una pagina di contabilità è il genere di zero che qualcuno poi riferisce a un consiglio di amministrazione.

3I comandi che ogni pagina porta con sé#

Di che cosa si tratta — la striscia di comandi in cima alla pagina d'ingresso e a ogni report.

Perché conta — sono gli stessi comandi dappertutto e vi seguono. Impostate il periodo una volta e ogni approfondimento se lo tiene.

Che cosa vedrete — periodo, criterio, azienda, i filtri di restringimento, solo segnalati, confronta, le due viste e l'esportazione.

3.1 Periodo#

Cinque pulsanti, più un intervallo personalizzato:

Ogni pagina dichiara in quale tempo si trova, accanto al titolo. Un periodo non finito è etichettato Previsione, perché nessuno citi un mese a metà come se fosse un risultato. Per un intervallo fisso vostro, usate il periodo personalizzato con una data di inizio e una di fine.

3.2 Competenza o cassa#

Due pulsanti. Competenza conta la fattura il giorno in cui è stata emessa; cassa conta il denaro il giorno in cui è arrivato. Lo stesso report sotto i due criteri differirà legittimamente, e il criterio è scritto sulla pagina perché una schermata salvata non possa essere letta male in seguito.

3.3 Azienda#

Se tenete più di un'azienda compare un pulsante per azienda, e vi sono offerte soltanto le vostre. Non c'è un pulsante « tutte le aziende »: una cifra consolidata su più contabilità è un altro mestiere contabile, e qui non si finge di farlo.

3.4 Restringere, e l'interruttore dei segnalati#

Ogni report accetta servizio, professionista e paziente. Due ne accettano uno in più: Pagamenti ricevuti accetta il metodo di pagamento, e Crediti e anzianità accetta la fascia di anzianità.

Solo segnalati nasconde ogni riga che sta bene e lascia le eccezioni. Confronta accende e spegne il confronto con il periodo precedente sui riquadri.

I filtri viaggiano nell'indirizzo, così una pagina filtrata è un collegamento che potete mandare a un collega, e lui vedrà quello che avete visto voi.

3.5 Cruscotto, Grafico e CSV#

Ogni report ha due viste, che si cambiano con i pulsanti nella stessa finestra:

• Cruscotto — la riga degli indicatori e la tabella.
• Grafico — lo stesso report come grafico a tutta pagina, con gli stessi filtri.

Esporta CSV scarica quello che è sullo schermo, sotto i filtri che avete impostato — non l'intera tabella. Le tabelle lunghe sono divise in pagine; l'esportazione non si limita alla pagina che state guardando.

4Sei regole che rendono attendibile una cifra#

Di che cosa si tratta — le regole a cui obbedisce ogni cifra di questo cruscotto.

Perché conta — quasi tutti gli errori su un cruscotto di contabilità non sono di aritmetica: sono un lettore che dà per scontato che un numero significhi qualcosa che non significa. Queste sei regole sono ciò che vi è concesso dare per scontato.

Che cosa vedrete — le regole, e che cosa ciascuna previene.

1. Non si compensa mai nulla. Denaro in entrata e denaro in uscita non vengono mai schiacciati in un'unica cifra. Un rimborso non è un pagamento negativo; è un rimborso, e ha un report tutto suo. Compensare nasconde tutti e due i lati.

2. Una cifra che non si è potuta calcolare si legge come non disponibile. Mai come zero. Vale allo stesso modo per riquadri, indici, grafici e celle di tabella.

3. Un tasso con un denominatore troppo piccolo viene soppresso. Sotto il campione minimo si rende —. Una fattura in un mese non fa un tasso di incasso.

4. Gli strati della previsione non si sommano mai. In calendario, contrattualizzato e ricorrente sono tre certezze diverse. Sommarli produce un numero che non è vero di niente. I report li mostrano fianco a fianco e si rifiutano di totalizzarli.

5. Le ripartizioni sono congelate, mai ricavate di nuovo. La quota di un professionista è stata fissata quando la seduta è stata prenotata. Margine e costo dell'erogazione leggono la ripartizione congelata — così un cambio di tariffa oggi non riscrive in sordina il margine dell'anno scorso.

6. Un elenco di eccezioni vuoto è l'esito buono. La chiusura di fine mese e la catena del denaro sono liste di spunta in cui vuoto vuol dire che avete finito. Lo dicono con una frase; non mostrano un muro di zeri lasciando a voi capire quale zero sia quello buono.

Dove un numero misura una persona — margine per professionista, costo dell'erogazione — valgono immutate le regole di equità della guida della direzione: il numero è il contesto di una conversazione, non un verdetto.

5Cassa — che cosa si è davvero mosso#

Di che cosa si tratta — i tre report sul denaro che ha davvero cambiato mano.

Perché conta — è la metà del cruscotto che guarda la banca. Se una cifra deve coincidere con un estratto conto, sta qui dentro.

Che cosa vedrete — pagamenti, crediti e rimborsi.

5.1 Pagamenti ricevuti — A1#

/my/finance/a1 — quanti pagamenti, per quanto, con quale metodo. Si restringe per metodo di pagamento oltre che con i soliti tre. È il report che riconciliate con la banca.

5.2 Crediti e anzianità — A2#

/my/finance/a2 — chi vi deve che cosa, e da quanto. Si restringe per fascia di anzianità. I giorni medi di incasso della pagina d'ingresso vengono da qui, e così pure il grafico dell'anzianità.

5.3 Rimborsi e note di credito — A3#

/my/finance/a3 — che cosa avete restituito, e perché. Un rimborso che compare qui non è di per sé un errore; è il riquadro del tasso di rimborso a dirvi se il livello sia cambiato.

6Ricavi — che cosa abbiamo guadagnato#

Di che cosa si tratta — i tre tagli dei ricavi: per mese, per servizio, per paziente.

Perché conta — uno di questi vi dice se lo studio stia crescendo; gli altri due vi dicono che cosa farne.

Che cosa vedrete — andamento, composizione dell'offerta e concentrazione della clientela.

6.1 Ricavi per mese — A4#

/my/finance/a4 — quanto avete guadagnato ogni mese e come si è ripartito. Il report dell'andamento.

6.2 Ricavi per servizio — A5#

/my/finance/a5 — quali servizi facciano davvero denaro. Leggetelo insieme al §7: un servizio con buoni ricavi e un costo di erogazione alto non è la stessa attività di uno con meno ricavi e un margine migliore.

6.3 Ricavi per paziente — A6#

/my/finance/a6 — quanto ha generato ciascun paziente, e quanto deve ancora. Il rischio di concentrazione vive qui: se la prima riga è una fetta grossa del totale, la partenza di un paziente è un fatto diverso da quello che la riga dei ricavi lascia credere.

7Il costo dell'erogazione#

Di che cosa si tratta — i sei report su quanto costi erogare il lavoro, e su quanto resti poi.

Perché conta — le retribuzioni e la quota dei professionisti sono di solito il costo più grande dello studio, e il punto in cui un contratto mancante o una seduta non fatturata costano di più.

Che cosa vedrete — erogato non fatturato, liquidazioni, quanto è stato pagato ai professionisti, condizioni in archivio, margine, e quanto è maturato e non pagato.

7.1 Tenute, non fatturate — A7#

/my/finance/a7 — erogate e non fatturate. Lavoro che avete pagato e non avete addebitato. Svuotatelo prima della chiusura.

7.2 Liquidazioni — A8#

/my/finance/a8 — quanto ha raccolto ciascuna liquidazione, e se sia stata fatturata.

7.3 Pagamenti ai professionisti — A9#

/my/finance/a9 — quanto è stato pagato a ciascun professionista, per che cosa, sotto quali condizioni.

7.4 Monte retributivo e condizioni — A10#

/my/finance/a10 — chi ha quale contratto, e se gli venga pagata una retribuzione. La segnalazione eroga senza condizioni in archivio della pagina d'ingresso atterra qui, ed è un problema di conformità tanto quanto di contabilità.

7.5 Costo dell'erogazione e margine — A11#

/my/finance/a11 — quanto costa l'erogazione di ciascun professionista e quanto resta. Ripartizioni congelate, mai ricavate di nuovo (§4, regola 5).

7.6 Maturato, non ancora pagato — A12#

/my/finance/a12 — sedute tenute non ancora su una liquidazione confermata, con il calendario dei pagamenti. È il debito dietro il riquadro Dobbiamo.

8Previsione — che cosa deve ancora arrivare#

Di che cosa si tratta — i tre report che guardano avanti.

Perché conta — una previsione citata come numero solo è il modo più facile di fuorviare un consiglio di amministrazione. Questi tre sono costruiti perché non possa succedere per sbaglio.

Che cosa vedrete — ricavi differiti, i tre strati di certezza e la cascata.

8.1 Ricavi differiti — A13#

/my/finance/a13 — quello per cui siete stati pagati e non avete ancora erogato. Un debito, non un ricavo.

8.2 Ricavi previsti — A14#

/my/finance/a14 — tre strati, tre totali, mai sommati fra loro:

Se qualcuno vi chiede « la previsione », dategli lo strato e la parola che gli sta accanto. Non c'è un quarto numero che sia la somma, e il report non lo produrrà.

8.3 Cascata dei ricavi differiti — A15#

/my/finance/a15 — dove sia andato in questo periodo il saldo non erogato: apertura, più venduto, meno erogato, meno scaduto, meno rimborsato, chiusura. Se il saldo di chiusura non quadra, la pagina d'ingresso lo segnala.

9Perso e disperso#

Di che cosa si tratta — i quattro report sul denaro che avreste potuto avere.

Perché conta — nient'altro sul cruscotto mostra queste cose. Non compaiono fra i ricavi, perché ricavi non sono mai diventate.

Che cosa vedrete — dispersione, crediti in scadenza, penali non fatturate e svalutazioni.

9.1 Perso e disperso — A16#

/my/finance/a16 — quello che non avete guadagnato e avreste potuto guadagnare.

9.2 Crediti in scadenza — A17#

/my/finance/a17 — crediti che scadranno, o che sono già scaduti. Agire per tempo su questo è un gesto di servizio al paziente tanto quanto di contabilità: un paziente il cui credito è decaduto senza essere usato raramente torna.

9.3 Penali addebitate, nessuna fattura — A18#

/my/finance/a18 — penali di disdetta incassate e mai fatturate.

9.4 Svalutazioni — A19#

/my/finance/a19 — note di credito che hanno azzerato un residuo. Leggetelo con l'A2: una svalutazione è il modo in cui un credito smette di essere un credito senza essere stato pagato.

10Controllo — i due che sono liste di spunta#

Di che cosa si tratta — i due report in cui una tabella vuota è il successo.

Perché conta — sono quelli che si fanno girare prima di firmare qualunque cosa.

Che cosa vedrete — la catena del denaro, e la chiusura di fine mese.

10.1 Catena del denaro — A20#

/my/finance/a20 — lavoro registrato la cui traccia del denaro è incompleta: una seduta erogata con qualcosa che manca fra lei e la contabilità. Ogni riga è segnalata, perché ogni riga è un'eccezione. Vuoto è l'esito buono.

La direzione ha lo stesso elenco su /my/admin/money-chain, dal punto di vista del reparto. Sono le stesse righe sottostanti; rimediarvi è di solito lavoro operativo più che una scrittura contabile.

10.2 Chiusura di fine mese — A21#

/my/finance/a21 — la lista di spunta, con una spunta o una croce e un conteggio su ogni riga:

Tutte spunte è la chiusura buona. Una croce porta con sé il conteggio, e il conteggio è il lavoro da fare.

11Chiudere il mese, nell'ordine giusto#

Di che cosa si tratta — un ordine di marcia per la chiusura.

Perché conta — i report sono disposti per essere sfogliati, non per chiudere. Questo è l'ordine che vi impedisce di rifare il lavoro due volte.

Che cosa vedrete — sette passi, ciascuno con il nome del report che gli risponde.

1. Mettete il periodo su Mese scorso e controllate il criterio con cui chiudete. Fatelo per primo; ogni passo qui sotto se lo eredita.
2. Fatturate quello che è stato erogato — A7, Tenute, non fatturate. Fatturare dopo aver guardato i ricavi significa guardare i ricavi due volte.
3. Abbinate il denaro — A1 contro la banca, e svuotate la segnalazione pagamenti non abbinati. I pagamenti non abbinati distorcono ogni riga di debitore.
4. Sollecitate e invecchiate — A2. Qualunque cosa stia nella fascia oltre i 90 giorni vuole una decisione: sollecitare, rateizzare o svalutare (A19).
5. Liquidate l'erogazione — A8 e A12. Confermate le liquidazioni, e controllate l'A10 per chiunque stia erogando senza condizioni in archivio.
6. Riconciliate il saldo differito — A15. La cascata dovrebbe chiudersi sul saldo; quando non lo fa, la pagina d'ingresso lo segnala.
7. Fate girare la chiusura — A21. Lavorate ogni croce finché la lista non è tutta spunte, poi esportate quello che vi serve (§3.5) per il fascicolo.

Poi guardate la pagina d'ingresso un'altra volta. L'elenco delle segnalazioni dovrebbe essere vuoto, oppure ogni segnalazione rimasta dovrebbe essere una su cui avete preso una decisione.

12Quando un numero sembra sbagliato#

Di che cosa si tratta — la manciata di spiegazioni che copre quasi tutte le sorprese.

Perché conta — quasi ogni « il cruscotto sbaglia » si rivela essere una di queste.

Che cosa vedrete — la causa, e che cosa controllare.

13Riferimento rapido#

Di che cosa si tratta — tutti e ventuno i report su una schermata sola.

Perché conta — è la pagina da stampare e da tenere accanto.

Che cosa vedrete — l'indirizzo di ogni report e la domanda a cui risponde.

Cassa

Ricavi

Costo dell'erogazione

Previsione

Perso

Controllo

Le parole che questa guida usa