Boekhouding

1Toegang krijgen#

Wat dit hoofdstuk is — hoe het dashboard verleend wordt, en wat die verlening wel en niet meebrengt.

Waarom het uitmaakt — de financiële rol volgt met opzet uit geen enkele andere rol. Iemand moet haar één keer verlenen, en dat weten scheelt een middag « de pagina zegt dat ik geen toegang heb ».

Wat u te zien krijgt — de twee groepen, en de pagina die u krijgt als u er geen draagt.

1.1 De groep die u nodig hebt#

U hebt de groep Boekhouding van OnDelights nodig, en u moet een interne gebruiker zijn in plaats van een portaalgebruiker. Een beheerder verleent beide in de backoffice onder Instellingen → Gebruikers.

Twee dingen over die verlening zijn het weten waard voordat u erom vraagt:

• Geen enkele andere rol brengt haar mee. Praktijkleider, platformbeheerder of beheerder zijn geeft u /my/finance niet. Dit is met opzet zo — het grootboek is een eigen hoed, en die wordt bewust opgezet.
• Wie beide hoeden nodig heeft, heeft twee verleningen nodig. De rol van platformbeheerder brengt de portaalketen voor behandelaren mee, en één account kan niet tegelijk portaalgebruiker en interne gebruiker zijn. Runt u de praktijk én houdt u de boeken bij, vraag dan om de boekhoudverlening op een intern account.

Een databasebeheerder (Instellingen → Technisch) draagt de groep stilzwijgend, zodat degene die het platform installeert de pagina altijd kan openen om te zien of zij werkt.

1.2 De tweede rol, en waarom die nog geen pagina heeft#

Er is een tweede financiële rol, bedrijfsmanager, bedoeld voor degene die vraagt werkt dit bedrijf in plaats van kloppen de boeken. Zij leest alleen totalen en draagt geen grootboekgroep — en loonkolommen blijven voor haar verborgen tenzij dezelfde persoon ook Boekhouding draagt.

Het eigen dashboard van de manager is nog niet gebouwd. De rol bestaat zodat de rechten kloppen wanneer het er wel is. Tot die tijd leest een manager het dashboard van de beheerder (/my/admin/health) en de rapporten eronder.

1.3 Als u de groep niet draagt#

Elke pagina onder /my/finance controleert eerst de groep. Zonder haar krijgt u een korte pagina die dat zegt in plaats van een foutmelding — er lekt niets op door. Stuur het adres van die pagina naar uw beheerder; zij noemt de verlening die hij moet doen.

2Het dashboard in één oogopslag#

Wat dit hoofdstuk is — het aanloopscherm op /my/finance, blok voor blok.

Waarom het uitmaakt — het is gebouwd om in ongeveer een minuut van boven naar beneden gelezen te worden, en elk cijfer erop linkt naar het rapport dat het voortbracht. U zou vrijwel nooit door het menu hoeven zoeken.

Wat u te zien krijgt — vier geldtegels, zes verhoudingstegels, zes grafieken, een prognosebalk, wie er het meest verschuldigd is, en een signaallijst.

/my/finance

2.1 De vier geldtegels#

Gefactureerd en Geïnd zijn niet twee weergaven van één getal. Gefactureerd is wat u in de periode gevraagd hebt; Geïnd is wat er in de periode opdook, inclusief geld dat eerder gefactureerd is. Zij verschillen, en dat verschil is de zin van het paar — het is de vraag naar het werkkapitaal in twee tegels.

Elke tegel draagt een vergelijking met de vorige periode van dezelfde lengte wanneer Vergelijk aanstaat (§3.4). « Gelijk aan de vorige periode » wordt in woorden geschreven in plaats van als een platte nul, want anders zien een verschil van nul en een niet beschikbaar verschil er hetzelfde uit.

2.2 De zes verhoudingstegels#

Dit zijn de kengetallen, met onder drie ervan ook een lijntje over twaalf maanden:

• Dagen uitstaande verkopen — hoe lang de gemiddelde factuur wacht, voortschrijdend, met de verandering ten opzichte van vorige maand als goed of slecht gemarkeerd (omlaag is hier goed).
• Inningspercentage — geïnd als percentage van gefactureerd, met beide bedragen eronder.
• Gemiddelde factuur — gefactureerd gedeeld door het aantal facturen, met dat aantal erbij.
• Creditpercentage — creditnota's als percentage van gefactureerd, met het aantal, en de verandering ten opzichte van de vorige periode (omlaag is goed).
• Brutomarge — wat er na de kostprijs van de levering overblijft, met beide bedragen.
• Kostprijs van de levering — het behandelaarsaandeel plus toegerekend loon, als percentage.

Een verhouding zonder noemer leest —, nooit 0 %. Een maand zonder facturatie heeft geen inningspercentage; daar nul schrijven zou betekenen dat u niets geïnd hebt, en dat is een andere en veel ergere uitspraak.

2.3 De zes grafieken#

Elke grafiek heeft Open grafiek, die de volledige paginaversie van het achterliggende rapport opent met de filters die u al ingesteld had.

De server tekent deze. Er is geen grafiekbibliotheek en geen JavaScript: de grafiek staat bij de eerste weergave al op de pagina, zij overleeft het printen, zij tekent in hoog contrast, en een schermlezer kan haar lezen. Daarom zien zij er sober uit en laden zij onmiddellijk.

2.4 De prognosebalk en wie het meest verschuldigd is#

De prognosebalk toont de drie lagen van wat er nog komt — ingepland, vastgelegd en terugkerend — elk met een link naar het eigen rapport. Zij staan naast elkaar en worden nooit opgeteld; §4 zegt waarom.

Wie het meest verschuldigd is is de korte tabel eronder: de cliënten met het grootste openstaande restant, de ergste bovenaan. Het onderschrift zegt waar u naar kijkt en over welke periode. Is er een betaling binnengekomen waar nog niets aan gekoppeld is, dan zegt een opmerking dat hier — een niet-gekoppelde betaling laat elke debiteurregel er slechter uitzien dan zij is.

2.5 De signaallijst#

Onderaan staat de lijst met dingen die uit de pas lopen:

Een lege signaallijst is de goede uitkomst, en de pagina zegt dat in een zin in plaats van een rij nullen te tonen. Elk signaal is een link naar het rapport dat de onderliggende regels opsomt.

2.6 Als de tellers niet berekend kunnen worden#

Kan een cijfer niet uitgerekend worden, dan zegt de pagina dat de tellers niet berekend konden worden en wijst zij naar het serverlogboek. Zij toont geen nul. Een nul die u niet van een storing kunt onderscheiden is erger dan helemaal geen getal — en op een financiële pagina is het precies de soort nul die iemand aan een bestuur rapporteert.

3De knoppen die elke pagina draagt#

Wat dit hoofdstuk is — de strook knoppen boven aan het aanloopscherm en boven aan elk rapport.

Waarom het uitmaakt — het zijn overal dezelfde knoppen en zij reizen met u mee. Stel de periode één keer in en elke doorklik houdt haar vast.

Wat u te zien krijgt — periode, grondslag, bedrijf, de nauwe filters, alleen-gesignaleerd, vergelijken, de twee weergaven en de export.

3.1 Periode#

Vijf knoppen, en daarnaast een eigen bereik:

Elke pagina zegt naast de titel in welke tijd zij staat. Een periode die niet afgelopen is staat als Prognose gemarkeerd, zodat niemand een halve maand als resultaat aanhaalt. Voor een eigen vast bereik gebruikt u de eigen periode met een begin- en een einddatum.

3.2 Toerekening of kas#

Twee knoppen. Toerekening telt de factuur op de dag dat zij opgemaakt werd; kas telt het geld op de dag dat het binnenkwam. Hetzelfde rapport verschilt onder de twee grondslagen volkomen terecht, en de grondslag staat op de pagina zodat een schermafbeelding later niet verkeerd gelezen kan worden.

3.3 Bedrijf#

Houdt u de boeken van meer dan één bedrijf bij, dan verschijnt er een knop per bedrijf en worden alleen uw eigen bedrijven aangeboden. Er is geen knop « alle bedrijven »: een samengevoegd cijfer over grootboeken heen is een ander stuk boekhouding en daar wordt hier niet voor gedaan alsof.

3.4 Versmallen, en de signaalschakelaar#

Elk rapport neemt dienst, behandelaar en cliënt aan. Twee nemen er nog één aan: Ontvangen betalingen neemt de betaalmethode aan, en Vorderingen en ouderdom neemt het ouderdomsvak aan.

Alleen gesignaleerd verbergt elke regel die in orde is en laat de uitzonderingen staan. Vergelijk zet de vergelijking met de vorige periode op de tegels aan en uit.

Filters reizen mee in het adres, dus een gefilterde pagina is een link die u naar een collega kunt sturen, en die ziet dan wat u zag.

3.5 Dashboard, Grafiek en CSV#

Elk rapport heeft twee weergaven, gewisseld met knoppen in hetzelfde venster:

• Dashboard — de rij kengetallen en de tabel.
• Grafiek — hetzelfde rapport als paginagrote grafiek, met dezelfde filters.

CSV exporteren downloadt wat er op het scherm staat, onder de filters die u ingesteld hebt — niet de hele tabel. Lange tabellen zijn gepagineerd; de export beperkt zich niet tot de pagina waar u naar kijkt.

4Zes regels die een geldbedrag betrouwbaar maken#

Wat dit hoofdstuk is — de regels die elk cijfer op dit dashboard volgt.

Waarom het uitmaakt — de meeste fouten op een financieel dashboard zijn geen rekenfouten, maar een lezer die aanneemt dat een getal iets betekent wat het niet betekent. Deze zes regels zijn de aannames die u mag maken.

Wat u te zien krijgt — de regels, en wat elke regel voorkomt.

1. Er wordt niets genetteerd. Geld in en geld uit worden nooit tot één cijfer samengevouwen. Een creditering is geen negatieve betaling; het is een creditering, en zij heeft een eigen rapport. Netteren verbergt beide kanten.

2. Een cijfer dat niet berekend kon worden, leest als onbeschikbaar. Nooit als nul. Dit geldt evengoed voor tegels, verhoudingen, grafieken als tabelcellen.

3. Een percentage met een te kleine noemer wordt onderdrukt. Onder het minimumaantal komt het als —. Eén factuur in een maand maakt geen inningspercentage.

4. Prognoselagen worden nooit opgeteld. Ingepland, vastgelegd en terugkerend zijn drie verschillende zekerheden. Ze optellen levert een getal op dat nergens waar is. De rapporten tonen ze naast elkaar en weigeren er een totaal van te maken.

5. Verdelingen zijn bevroren, ze worden nooit opnieuw afgeleid. Het aandeel van een behandelaar lag vast toen de sessie geboekt werd. De marge en de kostprijs van de levering lezen de bevroren verdeling — zodat een tariefwijziging van vandaag de marge van vorig jaar niet stilletjes herschrijft.

6. Een lege uitzonderingslijst is de goede uitkomst. De maandafsluiting en de geldketen zijn controlelijsten waarbij leeg betekent dat u klaar bent. Zij zeggen dat in een zin; zij tonen geen muur van nullen en laten het aan u om uit te zoeken welke nul goed is.

Waar een getal een mens meet — marge per behandelaar, kostprijs van de levering — gelden de regels voor eerlijkheid uit de handleiding voor de beheerder ongewijzigd: het getal is de context voor een gesprek, geen oordeel.

5Kas — wat er werkelijk bewoog#

Wat dit hoofdstuk is — de drie rapporten over geld dat werkelijk van eigenaar gewisseld is.

Waarom het uitmaakt — dit is de helft van het dashboard die naar de bank kijkt. Moet een cijfer overeenkomen met een bankafschrift, dan staat het hier.

Wat u te zien krijgt — betalingen, vorderingen en crediteringen.

5.1 Ontvangen betalingen — A1#

/my/finance/a1 — hoeveel betalingen, voor hoeveel, via welke methode. Versmal naast de gebruikelijke drie ook op betaalmethode. Dit is het rapport dat u tegen de bank afletterd.

5.2 Vorderingen en ouderdom — A2#

/my/finance/a2 — wie u wat verschuldigd is, en hoe lang al. Versmal op ouderdomsvak. De dagen uitstaande verkopen op het aanloopscherm komen hiervandaan, en de ouderdomsgrafiek ook.

5.3 Crediteringen en creditnota's — A3#

/my/finance/a3 — wat u teruggegeven hebt, en waarom. Een creditering die hier opduikt is op zichzelf geen fout; de tegel met het creditpercentage vertelt u of het niveau veranderd is.

6Omzet — wat wij verdiend hebben#

Wat dit hoofdstuk is — de drie doorsneden van de omzet: per maand, per dienst, per cliënt.

Waarom het uitmaakt — een ervan vertelt u of de praktijk groeit; de andere twee vertellen u wat u eraan kunt doen.

Wat u te zien krijgt — het verloop, de dienstenmix en de concentratie van cliënten.

6.1 Omzet per maand — A4#

/my/finance/a4 — wat u elke maand verdiende en hoe het zich splitste. Het verlooprapport.

6.2 Omzet per dienst — A5#

/my/finance/a5 — welke diensten werkelijk geld opleveren. Lees het samen met §7: een dienst met een goede omzet en een hoge kostprijs van de levering is niet hetzelfde bedrijf als een dienst met minder omzet en een betere marge.

6.3 Omzet per cliënt — A6#

/my/finance/a6 — wat elke cliënt opbracht, en wat hij nog verschuldigd is. Het concentratierisico woont hier: is de bovenste regel een groot deel van het totaal, dan is één vertrekkende cliënt een andere gebeurtenis dan de omzetregel doet vermoeden.

7De kostprijs van de levering#

Wat dit hoofdstuk is — de zes rapporten over wat het kost om het werk te leveren, en wat er daarna overblijft.

Waarom het uitmaakt — loon en behandelaarsaandeel zijn doorgaans de grootste kostenpost in de praktijk, en de plek waar een ontbrekend contract of een niet-gefactureerde sessie het duurst uitvalt.

Wat u te zien krijgt — niet-gefactureerde levering, uitbetaalronden, wat behandelaren betaald kregen, voorwaarden in het dossier, de marge, en wat er opgebouwd maar onbetaald is.

7.1 Gehouden, niet gefactureerd — A7#

/my/finance/a7 — geleverd en niet gefactureerd. Werk waarvoor u betaald hebt en dat u niet in rekening gebracht hebt. Ruim dit op vóór de afsluiting.

7.2 Uitbetaalronden — A8#

/my/finance/a8 — wat elke ronde verzameld heeft, en of zij gefactureerd is.

7.3 Betalingen aan behandelaren — A9#

/my/finance/a9 — wat elke behandelaar betaald kreeg, waarvoor, en onder welke voorwaarden.

7.4 Loonkosten en voorwaarden — A10#

/my/finance/a10 — wie op welk contract staat, en of er loon betaald wordt. Het signaal levert zonder voorwaarden in het dossier op het aanloopscherm komt hier terecht, en het is net zo goed een nalevingsprobleem als een financieel probleem.

7.5 Kostprijs van de levering en marge — A11#

/my/finance/a11 — wat de levering van elke behandelaar kost en wat er overblijft. Bevroren verdelingen, die nooit opnieuw afgeleid worden (§4, regel 5).

7.6 Opgebouwd, nog niet betaald — A12#

/my/finance/a12 — gehouden sessies die nog niet in een bevestigde ronde zitten, met de uitbetaalkalender. Dit is de verplichting achter de tegel Door ons verschuldigd.

8Prognose — wat er nog komt#

Wat dit hoofdstuk is — de drie vooruitkijkende rapporten.

Waarom het uitmaakt — een prognose die als één getal aangehaald wordt is de makkelijkste manier om een bestuur op het verkeerde been te zetten. Deze drie zijn zo gebouwd dat dat niet per ongeluk kan gebeuren.

Wat u te zien krijgt — de uitgestelde opbrengst, de drie zekerheidslagen, en de waterval.

8.1 Uitgestelde opbrengst — A13#

/my/finance/a13 — waarvoor u betaald bent en wat u nog niet geleverd hebt. Een verplichting, geen opbrengst.

8.2 Voorspelde omzet — A14#

/my/finance/a14 — drie lagen, drie totalen, die nooit bij elkaar opgeteld worden:

Vraagt iemand u om « de prognose », geef hem dan de laag en het woord dat ernaast staat. Er is geen vierde getal dat de som is, en het rapport brengt er ook geen voort.

8.3 Waterval van uitgestelde opbrengst — A15#

/my/finance/a15 — waar het niet-geleverde saldo deze periode heen ging: opening, plus verkocht, min geleverd, min verlopen, min gecrediteerd, slot. Sluit het slotsaldo niet aan, dan signaleert het aanloopscherm dat.

9Verloren en weglekkend#

Wat dit hoofdstuk is — de vier rapporten over geld dat u had kunnen hebben.

Waarom het uitmaakt — niets anders op het dashboard toont deze. Zij verschijnen niet in de omzet, want zij zijn nooit omzet geworden.

Wat u te zien krijgt — de weglek, verlopend tegoed, niet-gefactureerde kosten en afboekingen.

9.1 Verloren en weglekkend — A16#

/my/finance/a16 — wat u niet verdiend hebt terwijl u het had kunnen verdienen.

9.2 Verlopende tegoeden — A17#

/my/finance/a17 — tegoeden die gaan verlopen, of al verlopen zijn. Hier vroeg op handelen is net zo goed cliëntenzorg als financieel werk: een cliënt wiens tegoed ongebruikt verliep, komt zelden terug.

9.3 Kosten berekend, geen factuur — A18#

/my/finance/a18 — annuleringskosten geïnd en nooit gefactureerd.

9.4 Afboekingen — A19#

/my/finance/a19 — creditnota's die een restant afgeboekt hebben. Lees dit met A2: een afboeking is hoe een vordering ophoudt een vordering te zijn zonder betaald te worden.

10Beheersing — de twee die controlelijsten zijn#

Wat dit hoofdstuk is — de twee rapporten waarbij een lege tabel succes is.

Waarom het uitmaakt — dit zijn de rapporten die u draait voordat u iets aftekent.

Wat u te zien krijgt — de geldketen, en de maandafsluiting.

10.1 Geldketen — A20#

/my/finance/a20 — geboekt werk waarvan het geldspoor onvolledig is: een sessie die geleverd is terwijl er tussen haar en het grootboek iets ontbreekt. Elke regel is gesignaleerd, want elke regel is een uitzondering. Leeg is de goede uitkomst.

De beheerder heeft dezelfde lijst op /my/admin/money-chain, vanaf de werkvloer gezien. Het zijn dezelfde onderliggende regels; het oplossen is meestal operationeel werk in plaats van een boeking.

10.2 Maandafsluiting — A21#

/my/finance/a21 — de controlelijst, met bij elke regel een vinkje of een kruisje en een aantal:

Alleen vinkjes is de goede afsluiting. Een kruisje draagt het aantal, en dat aantal is het werk.

11De maand afsluiten, op volgorde#

Wat dit hoofdstuk is — een werkvolgorde voor de afsluiting.

Waarom het uitmaakt — de rapporten staan gerangschikt om doorheen te bladeren, niet om af te sluiten. Dit is de volgorde die voorkomt dat u werk overdoet.

Wat u te zien krijgt — zeven stappen, elk met het rapport dat de vraag beantwoordt.

1. Zet de periode op Vorige maand en controleer de grondslag waarop u afsluit. Doe dit als eerste; elke stap hieronder erft haar.
2. Factureer wat er geleverd is — A7, Gehouden, niet gefactureerd. Pas factureren nadat u naar de omzet gekeken hebt, betekent twee keer naar de omzet kijken.
3. Koppel het geld — A1 tegen de bank, en ruim het signaal betalingen niet gekoppeld op. Niet-gekoppelde betalingen vertekenen elke debiteurregel.
4. Loop na en veroudert — A2. Alles in het vak boven 90 dagen vraagt om een beslissing: nalopen, een regeling treffen, of afboeken (A19).
5. Reken de levering af — A8 en A12. Bevestig de ronden, en controleer A10 op iedereen die levert zonder voorwaarden in het dossier.
6. Sluit de uitgestelde opbrengst aan — A15. De waterval zou op het saldo moeten sluiten; het aanloopscherm signaleert het wanneer dat niet zo is.
7. Draai de afsluiting — A21. Werk elk kruisje weg tot de controlelijst alleen nog vinkjes heeft, en exporteer dan wat u nodig hebt (§3.5) voor het dossier.

Kijk daarna nog één keer naar het aanloopscherm. De signaallijst zou leeg moeten zijn, of elk signaal dat er nog op staat zou er een moeten zijn waarover u een beslissing genomen hebt.

12Wanneer een getal verkeerd lijkt#

Wat dit hoofdstuk is — de handvol verklaringen die de meeste verrassingen dekken.

Waarom het uitmaakt — vrijwel elke « het dashboard klopt niet » blijkt een van deze te zijn.

Wat u te zien krijgt — de oorzaak, en wat u kunt controleren.

13Snelzoeker#

Wat dit hoofdstuk is — alle eenentwintig rapporten op één scherm.

Waarom het uitmaakt — dit is de pagina om te printen en naast u te leggen.

Wat u te zien krijgt — het adres van elk rapport en de vraag die het beantwoordt.

Kas

Omzet

Kostprijs van de levering

Prognose

Verloren

Beheersing

De woorden die deze handleiding gebruikt