Beheer

0Wat u beheert#

Waar dit hoofdstuk over gaat — een plattegrond van hoe de mensen, wat u verkoopt en wat er werkelijk gebeurt met elkaar samenhangen.

Waarom het uitmaakt — de hele praktijk is een keten: een dienst wordt verkocht, geboekt, gehouden, afgesloten en betaald. Breekt er één schakel, dan komt het verschijnsel meestal ergens heel anders boven.

Wat u ziet — een tekening van het hele model, en de woorden die deze handleiding voor elk onderdeel gebruikt.

Vóór de menu's eerst de vorm van het geheel. Bijna elk probleem waarover u bevraagd wordt, is een breuk ergens op deze tekening, en weten welke schakel brak, vertelt u welk rapport u opent.

flowchart TD
  subgraph Mensen
    C["Cliënt"]
    E["Behandelaar"]
  end
  subgraph "Wat verkocht wordt"
    S["Dienst — prijs, duur, verslag vereist?"]
    P["Annuleringsbeleid — ladder, geldigheid, termijn"]
    AG["Dienstverleningsovereenkomst — de aanvaarde voorwaarden"]
  end
  subgraph "Wat er gebeurt"
    O["Bestelling"] --> CR["Sessietegoeden"]
    CR --> BK["Boeking — een tegoed met een tijd"]
    BK --> AT["Aanwezigheid"]
    AT --> RP["Sessieverslag"]
  end
  subgraph Geld
    INV["Factuur aan de cliënt"] --> PAY["Betaling"]
    PR["Uitbetalingsronde"] --> BILL["Nota aan de behandelaar"]
  end
  C --> O
  S --> O
  P --> S
  AG --> S
  E --> BK
  O --> INV
  AT --> PR
  BK -. geannuleerd .-> FEE["Annuleringskosten"]
  FEE --> INV
  FEE -. aandeel .-> PR

Lees haar één keer, en drie dingen springen eruit:

• Het tegoed is de eenheid waar het om draait. Het ontstaat uit een bestelling, wordt door een boeking uitgegeven, en komt bij de meeste annuleringen terug. Bijna elke vraag van het type « waar is mijn sessie gebleven? » is een vraag over één tegoed.
• De aanwezigheid is het scharnier. Niets verderop — verslagen, de betaling van behandelaren, verdiende omzet — beweegt zolang een sessie niet als gehouden of als niet-verschenen afgesloten is. Daarom is §5.1 het rapport dat u elke dag als eerste afwerkt.
• Het beleid zit bovenstrooms van alles. Wijzig het en u wijzigt wat cliënten in rekening gebracht wordt, wat behandelaren betaald krijgen, hoe lang tegoeden leven en hoe ver vooruit mensen kunnen boeken. §11.1 is het waard om helemaal te lezen voordat u eraan komt.

Wie wat ziet:

Eén aanmelding kan alle drie dragen. Ziet u zelf ook cliënten, en koopt u zelf ook sessies, dan hebt u drie werkomgevingen op één account, met onderaan elk menu een overstap ertussen.

1Uw twee werkplekken#

Waar dit hoofdstuk over gaat — de twee plekken waar u werkt: het beheerportaal en de backoffice.

Waarom het uitmaakt — allebei werken ze op precies dezelfde gegevens, maar elk past bij ander werk, en de verkeerde openen is hoe een klus van vijf minuten een half uur duurt.

Wat u ziet — het volledige portaalmenu met elk adres, de gebieden van de backoffice, en een tabel met welke werkplek bij welke taak past.

1.1 Het beheerportaal#

Meld u aan en open /my/admin/health, of gebruik de link Gezondheidsdashboard van de praktijk die op uw beginpagina verschijnt.

Het portaal zet een menu langs de linkerkant. Het is kort, het verandert nooit, en het is het hele beheerportaal — er valt verder niets te vinden. Dit zijn alle ingangen, op volgorde:

Praktijk

Rapportage — sessieverslagen en de signaallijsten van de praktijk, als hoofdingang met ingangen eronder

Rapportage → Afstemming — de rapporten die de vraag « klopt onze vastlegging? » beantwoorden

Rapportage → Prestaties — de rapporten die de vraag « hoe doen de mensen het? » beantwoorden

De nummers 15 en 16 zijn geen extra ingangen op het hoogste niveau: 15 is de gezondheidssamenvatting zelf (§3), en 16 is Rapportage → Sessieverslagen. 17 staat naast het kostenboek in plaats van onderaan de afstemmingslijst, omdat de twee samen gelezen worden — zie §5.12 voor waarom.

Onderaan het menu staan overstappen naar uw andere rollen: uw Behandelaarsdashboard als u zelf ook cliënten ziet, en uw Gebruikersdashboard, dat uw eigen cliëntaccount is. Het zijn afzonderlijke hoeveelheden gegevens op één aanmelding, en niets wat u in de ene doet, verandert de andere.

Het portaal is gemaakt voor de dagelijkse lus: kijken, zien wat uit de pas loopt, doorklikken, herstellen.

1.2 De backoffice#

Het volledige bedrijfssysteem, voor inrichting, financiën en werk in bulk. De menu's die u het meest gebruikt:

1.3 Wanneer welke#

2De dagelijkse routine#

Waar dit hoofdstuk over gaat — vijftien minuten per dag, in de volgorde waarin u ze doet.

Waarom het uitmaakt — de hele routine rust op één gedachte: een lege lijst is de goede uitkomst — dus uw werk is de lijsten vinden die níét leeg zijn.

Wat u ziet — de ochtendroutine, de weekroutine en de maandroutine, elk op volgorde van belang.

Vijftien minuten, in deze volgorde. Het is opgebouwd rond één gedachte: een leeg rapport is de goede uitkomst, dus u bent op zoek naar lijsten die niet leeg zijn.

Elke ochtend#

1. Open het gezondheidsdashboard. Loop de aantallen langs. Alles wat niet nul is, is werk.
2. Vastgelopen sessies eerst (§5.1) — dit zijn sessies die plaatsgevonden hebben en nooit afgesloten zijn. Alles verderop, de betaling erbij, klopt niet zolang ze niet hersteld zijn.
3. Kijk de agenda's van vandaag na — botsingen om ruimtes en gaten.
4. Werk de moderatiewachtrij leeg (§17) als er iets wacht.

Elke week#

1. Ongeboekte tegoeden (§5.2) — cliënten die betaald hebben en nooit geboekt. Bel ze na.
2. Dekking tegenover vraag (§5.3) — biedt u uren aan wanneer mensen ze willen?
3. Openstaande verslagen (§15.3) — ga achter te late sessieverslagen aan.
4. Continuïteit bij cliënten (§5.9) — wie er niet meer komt.
5. Ondersteuningstickets — alles wat te lang blijft liggen.

Elke maand#

1. Gereedheid voor uitbetaling (§5.6) — vóór u de betalingen draait, niet erna.
2. Draai de betaalcyclus (§13).
3. Geldketen (§5.4) — elke sessie gevolgd tot een betaling.
4. Annuleringsgedrag (§5.7) — patronen die een gesprek waard zijn.
5. Scorekaarten (§6) — vóór elk gesprek over functioneren.

Elk kwartaal#

1. Leg het annuleringsbeleid naast wat er werkelijk gebeurd is.
2. Loop het nalevingsdossier na (§5.8).
3. Kijk na of het bewaren en vernietigen loopt (§15.5).

3Het gezondheidsdashboard#

Waar dit hoofdstuk over gaat — het ene scherm dat u elke dag als eerste opent.

Waarom het uitmaakt — elk signaalaantal erop linkt rechtstreeks de lijst erachter in, zodat het sorteren een minuut kost in plaats van een rondgang door de menu's.

Wat u ziet — de signaalaantallen, de ruimte- en teamagenda's, de openstaande verslagen, en hoe u de samenvatting leest.

/my/admin/health

3.1 Wat erop staat#

• Gezondheidscontrole van het systeem — nalevingsbevindingen, gevraagde controles, de gezondheid van de versleuteling. Elk onderdeel is een link.
• Overeenkomsten — wachtend op ondertekening, getekend.
• Facturen — wachtend op goedkeuring, wachtend op betaling, betalingen om goed te keuren.
• Ruimteagenda — elke ruimte, zodat botsingen en lege ruimtes in één oogopslag te zien zijn.
• Teamagenda — de dag van elke behandelaar in één beeld.
• Verslagen die openstaan en die klaar zijn.

3.2 Hoe u het leest#

Elk aantal is het aantal dingen dat uit de pas loopt. Nul is succes. Een getal is een takenlijst, geen cijfer.

Klik op een aantal om de lijst te openen met uw huidige bereik en periode behouden — u hoeft de filters niet opnieuw te zetten.

3.3 De dagelijkse samenvatting per e-mail#

Het dashboard komt elke ochtend ook als e-mail binnen, zodat u niet hoeft te onthouden dat u moet kijken.

Wilt u wijzigen wie haar krijgt of wanneer, vraag dat dan uw systeembeheerder — het is een geplande taak in de backoffice.

De boekhouding heeft een eigen dashboard op /my/finance. Het toont gefactureerd, geïnd en openstaand, en daarna eenentwintig rapporten (betalingen, ouderdom, loonkosten, marge, prognose, weglek). De periodeknoppen zijn deze maand (een prognose), de afgelopen maand, de afgelopen drie maanden, de afgelopen zes maanden, en dit jaar vanaf 1 januari. Een beheerder verleent de groep Boekhouding van OnDelights, samen met Interne gebruiker. Het heeft een eigen handleiding: Handleiding — boekhouding, en §12.4 zegt wat u er vanaf deze kant van moet weten.

4Hoe elk rapport werkt — het bereik#

Waar dit hoofdstuk over gaat — de ene bediening die elk rapport in deze handleiding deelt.

Waarom het uitmaakt — leer haar één keer en alle zeventien rapporten openen op dezelfde manier — met de vergelijking erbij die van een getal een trend maakt.

Wat u ziet — de drie bereiken, de periodekeuze, en wat « vergelijk met de vorige periode » werkelijk vergelijkt.

Elk rapport in §5 en §6 heeft dezelfde bediening. Leer haar één keer.

Bereik:  ( ) Hele praktijk    (•) Geselecteerde mensen    ( ) Eén persoon
Periode: [ Afgelopen 90 dagen ▾ ]    Vergelijk met de vorige periode ☑

4.1 De drie bereiken#

4.2 Drie regels die het eerlijk houden#

• Totalen beschrijven altijd wat er op dat moment geselecteerd is. Een percentage dat getoond wordt terwijl er twee mensen geselecteerd zijn, is het percentage van die twee mensen — nooit van de hele praktijk erachter.
• De groepering verandert nooit met het bereik. Gegroepeerd per behandelaar bij het bereik van de hele praktijk, en nog steeds gegroepeerd per behandelaar met één geselecteerd. Een schermafbeelding is nooit dubbelzinnig over wat er geteld is.
• Elk bereik houdt een vergelijkingsperiode. Een getal heeft iets nodig om beter of slechter dan te zijn.

4.3 De weg naar beneden#

De bereiken vormen één weg, waarbij elke stap de vorige versmalt:

Gezondheidsdashboard  →  een signaallijst (bijv. 12 vastgelopen sessies)
        ↓ klik op een aantal             ↓ klik op de behandelaar bij een regel
   de lijst, voor de hele praktijk   de scorekaart van die persoon
                                          ↓ klik op een sessie
                                   het sessiedossier zelf

4.4 Bewaarde weergaven en uitvoer#

Bewaar de bereiken die u vaak gebruikt — « mijn team », « één persoon » — zodat uw dagelijkse routine één klik is.

Elk rapport heeft CSV exporteren voor rekenbladen, stukken voor het bestuur en de boekhouding.

4.5 Wie wat mag zien#

Behandelaren die een van deze rapporten openen, zien alleen zichzelf. Dat wordt afgedwongen door een rechtenregel, niet door een filter dat toevallig vooraf ingesteld staat — dus het houdt stand, hoe zij de pagina ook bereiken.

Leidinggevenden zien iedereen. Omzeil dit niet door exports te delen: een vergelijking van functioneren die tussen collega's uitlekt, is een personeelsincident en geen ongemak.

5Afstemmingsrapporten#

Waar dit hoofdstuk over gaat — de rapporten die de vraag stellen of uw vastlegging overeenkomt met wat er werkelijk gebeurd is.

Waarom het uitmaakt — dit zijn de rapporten die de betalingen, de verslaglegging en het cliëntdossier waar houden — elk wordt bepaald door wat er een regel op de lijst zet, en elk is bedoeld om af te werken tot het leeg is.

Wat u ziet — elf rapporten, elk met de voorwaarde die het in werking zet, waarom een regel ertoe doet, en wat u eraan doet.

De vraag die deze rapporten beantwoorden: komt onze vastlegging overeen met wat er werkelijk gebeurd is?

Elk rapport wordt bepaald door zijn voorwaarde — wat er een regel op de lijst zet. Werk ze af tot ze leeg zijn.

Elk rapport staat in het menu langs de linkerkant (§1.1), en elk aantal op de gezondheidssamenvatting linkt rechtstreeks de bijbehorende lijst in. /my/admin/reports brengt u tegenwoordig naar de gezondheidssamenvatting in plaats van naar een aparte index — de samenvatting is de index.

Er zijn zeventien rapporten. Elf zijn afstemmingsrapporten (1–10 en 17, hieronder); vier zijn prestatierapporten (11–14, in §6); 15 is de gezondheidssamenvatting zelf (§3); en 16 is de lijst met te late verslagen (§15.3).

5.1 Vastgelopen sessies#

Rapport 1 · /my/admin/stuck

Het waardevolste rapport dat u hebt. Werk het elke dag als eerste af.

Wat het toont: sessies waarvan de tijd voorbij is terwijl ze nog als ingepland staan. Ofwel is de sessie gegeven en nooit afgesloten, ofwel heeft ze nooit plaatsgevonden en is ze nooit geannuleerd. Zolang er niemand naar kijkt, kloppen het geld, de betaling van de behandelaar en de resterende tegoeden van de cliënt geen van drieën.

Hoe u het aan de aanwezigheidskolommen leest:

Sorteer op het aantal uren dat ze al open staat, het ergste eerst.

Waarom dagelijks: elke dag dat er zo'n sessie blijft liggen, klopt het tegoedsaldo van een cliënt niet en klopt de betaling van een behandelaar niet. Het is ook het goedkoopste probleem om te herstellen zolang mensen zich de sessie nog herinneren.

5.2 Ongeboekte tegoeden#

Rapport 2 · /my/admin/unbooked

Wat het toont: cliënten die betaald hebben en nooit geboekt, gegroepeerd naar hoe dicht ze bij hun vervaldatum zitten.

Let op deze groepen: nooit begonnen (45+ dagen), 21+ dagen stil, 7+ dagen wachtend, en de banden met risico op vervallen.

Wat u doet: neem contact met hen op. Een persoonlijk bericht van de behandelaar werkt beter dan een automatische herinnering. De cliënten die nooit begonnen zijn, gaan voor — zij betaalden en kregen niets, en daar komen verzoeken om terugbetaling en klachten vandaan.

5.3 Dekking tegenover vraag#

Rapport 3 · /my/admin/coverage

Wat het toont: wanneer mensen een afspraak wilden, afgezet tegen wanneer u er aanbood.

Wat u doet: klontert de vraag zich waar u geen dekking hebt, dan is dat een gesprek over het rooster en geen marketingprobleem. Het is ook het sterkste bewijs dat u hebt wanneer u een behandelaar vraagt andere uren open te zetten.

5.4 Geldketen#

Rapport 4 · /my/admin/money-chain

Wat het toont: sessie → bestelling → factuur → betaling, van begin tot eind, met elke breuk in beeld. Let op onvolledige keten, geen factuur en 30+ dagen onbetaald.

flowchart LR
  A["Sessie"] --> B["Bestelling"] --> C["Factuur"] --> D["Betaling"]
  A -.->|"geen bestelling"| X1["Breuk: buiten het systeem om verkocht"]
  B -.->|"geen factuur"| X2["Breuk: nooit gefactureerd"]
  C -.->|"30+ dagen onbetaald"| X3["Breuk: gefactureerd, niet geïnd"]

Elke breuk is een ander soort falen met een andere eigenaar, dus lees de kolom en niet alleen het aantal:

Wat u doet: dit is uw maandafsluitingsrapport. Elke breuk is geld dat niet vanzelf binnenkomt. Werk het af voordat u de maand sluit — en werk het van links naar rechts af, want een ontbrekende bestelling herstellen levert vaak meteen de factuur op die ook ontbrak.

5.5 Annuleringskosten#

Rapport 5 · /my/admin/fees

Wat het toont: welke kosten in rekening gebracht zijn, kwijtgescholden zijn, of helemaal nooit toegepast zijn.

Wat u doet: kijk na of kwijtscheldingen bewust waren. Een patroon van niet-toegepaste kosten betekent meestal dat een beleid verkeerd ingericht staat en niet dat medewerkers ruimhartig zijn.

5.6 Gereedheid voor uitbetaling#

Rapport 6 · /my/admin/payouts

Draai dit vóór elke betaalcyclus.

Wat het toont: wat er fout zou gaan als u nu betalingen zou draaien — sessies die gehouden zijn zonder voorwaarden in het dossier, en sessies die gehouden zijn waarbij het aandeel nooit vastgezet is.

Wat u doet: herstel elke regel voordat u de uitbetalingsronde opent. Een betaling herstellen nadat er gefactureerd is, is veel meer werk dan haar voorkomen, en het beschadigt het vertrouwen van degene die betaald wordt.

5.7 Annuleringsgedrag#

Rapport 7 · /my/admin/conduct

Wat het toont: annuleringen door wie, wanneer, en tegen welke trede van het beleid.

Wat u doet: zoek naar patronen, niet naar voorvallen. Iedereen annuleert weleens. Iemand die stelselmatig op korte termijn annuleert, is een gesprek — en §6.5 vertelt u hoe u dat eerlijk voert.

5.8 Nalevingsdossier#

Rapport 8 · /my/admin/compliance

Wat het toont: verplichte documenten die ontbreken, en bij wie.

Wat u doet: ga erachteraan. Dit is het rapport waarvan u zult wensen dat u het gedraaid had vóór een inspectie, een audit of het verlengen van een verzekering.

5.9 Continuïteit bij cliënten#

Rapport 9 · /my/admin/continuity

Wat het toont: cliënten die niet meer komen, en na welke sessie.

Wat u doet: kijk waar mensen afhaken. Stoppen er meerdere na hetzelfde sessienummer of bij dezelfde behandelaar, dan is dat een probleem in de dienstverlening dat benoemd moet worden, en geen toeval.

5.10 Moderatiewachtrij#

Rapport 10 · /my/admin/moderation

Wat het toont: beoordelingen, reacties en vragen die op een besluit wachten. Zie §17.

5.11 Sessies zonder verslag#

Rapport 16 · /my/admin/meeting-reports

Wat het toont: gegeven sessies waarvan het verslag van de behandelaar te laat is. Zie §15.3.

5.12 Geannuleerde sessies#

Rapport 17 · /my/admin/cancellations

Wat het toont: elke sessie die in de periode afgezegd is — of het nu iemand iets gekost heeft of niet.

Waarom het bestaat. Het kostenboek (§5.5) toont alleen annuleringen die iets gekost hebben. De meeste annuleringen kosten niets, en juist daar kijkt nooit iemand naar. Een praktijk die vroeg « wat is er deze maand afgezegd, en door wie? » kon vóór dit rapport nergens terecht. Een behandelaar die stilletjes een dag per week binnen het kosteloze venster afzegt, kost u echt geld en komt op geen enkel boek voor.

Kolommen:

Gemerkte regels zijn niet-verschijnen en late annuleringen. Open het rapport met alleen gemerkte aan voor de dagelijkse blik, en uit voor de maandelijkse lezing.

Hoe u het leest, op twee snelheden:

Wat u doet met wat u vindt:

Exporteer de CSV vóór een gesprek over functioneren. De regels hier zijn bewijs met tijden erbij; herinneringen zijn dat niet.

5.13 Monitoring van doelen#

Rapport 15 · Zorg · /my/admin/monitoring

Wat het toont: of cliënten tussen sessies door vastleggen wat ze afgesproken hebben, en of er iemand gekeken heeft. Eén regel per behandelaar, niet per cliënt.

Waarom het per behandelaar gelezen wordt. Een hele caseload die stilvalt, ligt vrijwel nooit aan de cliënten. Het ligt aan het programma — te lang, te vaak, slecht verwoord, of gestuurd aan mensen bij wie het niet past. Per cliënt lezen verbergt dat; per behandelaar lezen maakt het in één oogopslag duidelijk.

Kolommen:

Niets van wat een cliënt geschreven heeft staat op deze pagina, en de pagina zegt dat ook onder de titel. Het zijn aantallen, datums en banden — een beheerder draait de praktijk, en de praktijk draaien vraagt niet om het dossier te lezen. Scorekaart op een regel opent de eigen scorekaart van die behandelaar, waarbij de regels voor eerlijkheid uit §6.1 onverkort gelden.

Wat u doet met wat u vindt:

6Prestatierapporten en de regels voor eerlijkheid#

Waar dit hoofdstuk over gaat — de rapporten die vergelijken hoe uw mensen het werk doen.

Waarom het uitmaakt — een prestatiecijfer dat niemand kan verdedigen, is erger dan geen cijfer, dus lees de regels voordat u iemands scorekaart opent.

Wat u ziet — eerst de zes regels voor eerlijkheid, daarna de scorekaarten: levering, gedrag, vraag en bezetting.

De vraag die deze rapporten beantwoorden: hoe doen mijn mensen het werk, naast elkaar gezet?

6.1 Lees de regels voor eerlijkheid voordat u een scorekaart opent#

Deze regels zitten in de rapporten ingebouwd. Begrijp ze, want zij maken de cijfers verdedigbaar wanneer iemand het er niet mee eens is — en dat gebeurt.

Wat dat in de praktijk betekent: neem nooit een cijfer uit deze rapporten mee een gesprek in zonder eerst door te klikken naar de sessies erachter. Kunt u de onderliggende sessies niet tonen, gebruik het getal dan niet.

6.2 Scorekaart van de behandelaar#

Rapport 11 · /my/admin/scorecard Opent op een tegel per behandelaar voor deze kalendermaand. Klik op een tegel (of voeg ?user_id=<id> toe) voor de volledige pagina van die persoon. &days=month|last_month|30|90|year zet het venster. /my/admin/scorecard/csv exporteert de tegels als rekenblad.

/my/admin/scorecard

Het eerste scherm is het team: te boeken (wat er vandaag openstaat, geen maandtotaal), geboekt, gehouden, geannuleerd door die behandelaar, omzet voor de praktijk, bezetting, en de beoordeling. Een tegel zonder sessies in deze periode blijft op de pagina staan, grijs.

Klik door voor het hele beeld van één behandelaar: levering, betrouwbaarheid, annuleringen, uitkomsten bij cliënten, en de trend tegenover de vorige periode.

Open dit vóór elk functioneringsgesprek, en deel het scherm tijdens dat gesprek. Een gesprek waarin allebei de mensen naar dezelfde pagina kijken, loopt heel anders dan een gesprek waarin een leidinggevende cijfers van een uitdraai voorleest.

6.3 Ranglijst van behandelaren#

Rapport 12 · /my/admin/league

/my/admin/league

De vergelijking over het team, genormaliseerd naar gelegenheid.

Gebruik hem om te zien wie steun nodig heeft, niet om mensen openbaar op volgorde te zetten. Het is een instrument voor de leiding. Hij is niet om rond te sturen, en hij ontbreekt met opzet in het beeld van elke behandelaar zelf.

6.4 Betrouwbaarheid#

Rapport 13 · /my/admin/reliability

Kwam opdagen, was op tijd, sloot de vastlegging af. Het combineert aanwezigheid, stiptheid en administratieve volledigheid.

Merk op dat het laatste met scholing te verhelpen is. Iemand die in persoon betrouwbaar is maar slecht in sessies afsluiten, heeft een uitleg van vijf minuten over §5.1 nodig, geen functioneringsgesprek.

6.5 Uitkomsten bij cliënten#

Rapport 14 · /my/admin/outcomes

Of cliënten doorgegaan zijn, en hoe zij het werk beoordeeld hebben.

Lees dit naast de continuïteit (§5.9). Een behandelaar met lage continuïteit en hoge cijfers lost de problemen van mensen misschien snel op — en dat is een goede uitkomst die een naïeve lezing een mislukking noemt.

6.6 Een functioneringsgesprek voeren#

1. Open de scorekaart voor de periode, met de vergelijking aan.
2. Klik door naar de sessies achter elk cijfer dat u wilt aankaarten.
3. Scheid wat zij in de hand hebben van wat u in de hand hebt — het rooster is van u.
4. Kijk het aantal na. Onder vijf sessies staat er niet voor niets een streepje.
5. Spreek een of twee bepaalde veranderingen af, en noteer in welke periode u ze nakijkt.

7Roosters, ruimtes en beschikbaarheid beheren#

Waar dit hoofdstuk over gaat — het raderwerk dat bepaalt wat een cliënt werkelijk kan boeken.

Waarom het uitmaakt — bijna elke vraag van het type « waarom kan niemand mij boeken? » eindigt hier, en één hulpmiddel beantwoordt haar regelrecht.

Wat u ziet — afsprakenroosters, ruimtes en middelen, de ruimte- en teamagenda's, en Wat de beschikbaarheid blokkeert, dat de precieze reden noemt waarom een tijdvak niet aangeboden wordt.

7.1 Afsprakenroosters#

Boeken → Inrichten → Afsprakenroosters

Een rooster is een boekbaar aanbod met een eigen openbare pagina. Maak er een aan met de wizard Nieuw rooster, die de inrichting stap voor stap doorloopt.

Per rooster stelt u in: naam en webadres, wie het mag geven, het soort locatie (online, op locatie of telefonisch), de duur, de marges, de opzegtermijn, hoe ver vooruit mensen kunnen boeken, en eventuele intakevragen.

7.2 Intakevragen#

Vragen die aan een rooster hangen en bij het boeken beantwoord worden. De behandelaar leest ze vooraf.

Houd ze kort. §13 van de handleiding voor behandelaren toont wat er gebeurt als dat niet zo is: mensen breken het formulier af. Elke vraag moet haar plek verdienen — leest niemand het antwoord, haal de vraag dan weg.

7.3 Ruimtes#

Boeken → Inrichten → Ruimtes

Maak elke fysieke ruimte aan, met haar capaciteit en eventuele apparatuur. Zodra een sessie een ruimte nodig heeft, biedt het Platform geen tijdvak aan tenzij er een geschikte ruimte vrij is — en dat voorkomt een dubbel geboekte ruimte bij de bron in plaats van haar er achteraf uit te vissen.

7.4 Locaties en agenda's#

Locaties — de plekken of kanalen waar sessies plaatsvinden. Agenda's — met de gregoriaanse, Perzische en islamitische kalenders erbij, waar uw cliënten die nodig hebben.

7.5 Wanneer iemand niet geboekt kan worden#

Boeken → Draaien → Wat de beschikbaarheid blokkeert

Geef er een behandelaar en een datumbereik aan mee, en het vertelt u precies waarom er geen tijdvakken verschijnen — ontbrekende weekregels, een uitzondering, een botsing om een ruimte, de opzegtermijn, of een bestaande boeking.

Gebruik dit voordat u iets doorzet. Het beantwoordt de meest gestelde vraag die u van uw eigen team krijgt.

7.6 Vrije tijdvakken#

Boeken → Draaien → Vrije tijdvakken — vind tijdvakken die werkelijk vrij zijn, over behandelaren en ruimtes heen. Gebruik het wanneer een cliënt belt en de vroegst mogelijke afspraak wil.

8Boekingen en sessies beheren#

Waar dit hoofdstuk over gaat — het dagelijkse werk met boekingen en de sessies die eruit voortkomen.

Waarom het uitmaakt — een sessie die gegeven maar nooit afgesloten is, klopt verderop nergens meer, de betaling erbij — hier vindt en herstelt u ze.

Wat u ziet — de volledige boekingslijst, namens een cliënt boeken, de sessietoestanden, wat de aanwezigheidsvastleggingen tonen, en de boekingstrechter.

8.1 Alle boekingen#

Boeken → Draaien → Boekingen — elke boeking, te filteren op datum, behandelaar, rooster en status.

8.2 Namens iemand boeken#

Sessies → Uitvoering → Rechtstreeks boeken

Kies de cliënt, het tegoed en het tijdvak. Gebruik het wanneer een cliënt belt, of wanneer u een vastgelopen sessie herstelt.

8.3 Sessietegoeden#

Sessies → Uitvoering → Sessietegoeden — elk sessietegoed en zijn toestand: gekocht, geboekt, gehouden, geannuleerd. Hier herstelt u een sessie die in de verkeerde toestand staat.

8.4 Offertes uit de winkel beoordelen#

Bij het afrekenen op de website wordt niet meer meteen betaald. De cliënt stuurt de mand ter beoordeling; u keurt haar goed, voegt een betaallink toe, en bevestigt daarna het bewijs dat hij uploadt.

Verkoop → Bestellingen (filter Wacht op beoordeling of Betaalbewijs ingestuurd)

1. Open de offerte. De status Wacht op beoordeling betekent dat de cliënt haar ingestuurd heeft.
2. Goedkeuren en betaallink versturen — vul de betaalinstructies en/of een externe betaal-URL in. De cliënt krijgt /shop/order/pay/… gemaild en een melding in de app.
3. Zodra hij betaald en het bewijs geüpload heeft, wordt de status Betaalbewijs ingestuurd. Kijk het tabblad Beoordeling / betaling na.
4. Betaling van de klant bevestigen — voeg uw bewijs bij dat het geld binnengekomen is en kies het bank- of kasdagboek. De factuur wordt op betaald gezet, de bestelling wordt bevestigd, de sessietegoeden worden aangemaakt, en de namen van die tegoeden komen in het berichtenspoor bij de bestelling. Of Afwijzen, met een reden die de cliënt als melding te zien krijgt.

Wijst u de offerte af voordat u een betaallink gestuurd hebt, dan kan hij niet betalen tot u haar goedkeurt.

8.5 Verlopen reserveringen#

Boeken → Draaien → Verlopen reserveringen — tijdvakken die vastgehouden worden door iemand die aan een boeking begon en nooit afrondde. Maak ze vrij zodat de tijd weer in de verkoop komt.

8.6 Wachtlijst en aangeboden tijdvakken#

Boeken → Draaien → Wachtlijst en Aangeboden tijdvakken

Wordt een sessie geannuleerd, dan wordt het tijdvak vanzelf aan cliënten op de wachtlijst aangeboden. Deze pagina's tonen wie er wacht en welke aanbiedingen openstaan.

Een gezonde wachtlijst maakt van annuleringen omzet. Is ze altijd leeg terwijl u ook onvervulde vraag hebt, kijk dan na of cliënten die mogelijkheid wel te zien krijgen.

8.7 Aanwezigheid en uitkomsten#

Boeken → Draaien → Uitkomst en aanwezigheid — wie er binnenkwam, wanneer, en hoe lang. Dit is het bewijs achter §5.1 en achter elk geschil over de vraag of een sessie plaatsgevonden heeft.

8.8 Aanwezigheid op locatie — cliënten binnenlaten#

Geldt voor sessies op uw eigen locatie. Bij online sessies valt er niets goed te keuren.

Waar u werk op locatie draait, draagt een geboekte sessie een besluit over aanwezigheid op locatie, genomen door de behandelaar die haar zal geven:

Bij elk besluit wordt vastgelegd wie het nam, wanneer, en welke notitie de behandelaar erbij schreef — die aan de cliënt getoond wordt. Het besluit komt ook in de berichtengeschiedenis van de sessie, zodat het in de vastlegging blijft bestaan en niet alleen in het veld.

Waar u op let, en wat het betekent:

Alleen een sessie die geboekt is, op de locatie plaatsvindt en nog niet afgelopen is, kan goedgekeurd of afgewezen worden. Al het andere valt buiten deze stap: is de tijd voorbij, dan wordt de sessie als gehouden of als niet-verschenen afgesloten, net als elke andere (§5.1).

8.9 Groepssessies#

Praktijkrapporten → Groepen → Groepssessies, met Groepsvastlegging ernaast.

Een groep is niet acht sessies die toevallig een ruimte delen. Het is één sessie met één inhoudelijk verslag ervan, en acht mensen die dat verslag elk in hun eigen dossier nodig hebben. De module bestaat zodat het één keer geschreven wordt en N keer opgeborgen.

Hoe er een verloopt:

1. Ingepland — de sessie met haar behandelaar, tijd, ruimte en de deelnemerslijst. Een groep die als reeks loopt, draagt een programmalabel en een sessienummer.
2. Als gehouden aanmerken — dit is de stap die de deur afleest. De aanwezigheid wordt uit de aanwezigheidsregels van de boeking gehaald en elke deelnemer wordt dienovereenkomstig gezet.
3. Schrijf het één keer. De gedeelde tekst is het verslag van de sessie. Elke deelnemer kan een eigen aanvulling dragen — eigen tekst over dezelfde sessie — en eigen besloten antwoorden.
4. Vastgelegd — dat wordt pas bereikt wanneer elke aanwezige cliënt een ingediende aantekening heeft. Tot dan is de sessie gehouden en niet vastgelegd, en de veegronde voor te late verslagen gaat erachteraan als achter elk ander ontbrekend verslag (§15.3).

Aanwezigheid kent vijf toestanden, geen vinkje:

Afwezig en met bericht afwezig zijn inhoudelijk verschillende feiten, en daarom is dit geen vinkvakje. Als gehouden aanmerken zet een regel met bericht afwezig nooit terug — het boekingssysteem kan het verschil niet zien en de behandelaar wel, dus het oordeel van de behandelaar gaat voor op de deurlijst.

Drie regels die het weten waard zijn voordat iemand ernaar vraagt:

• Aantekeningen gaan naar wie aanwezig was, niet naar iedereen die geboekt stond. Wie niet kwam, krijgt geen vastlegging van een sessie waar hij niet bij was.
• Een besloten veld ontbreekt in het document van een andere deelnemer, het is er niet in verborgen. Er valt niets weg te lakken — de kopie van die ander bevatte het nooit.
• De vastlegging van de sessie zelf is van niemand. Ze wordt opgeborgen als een document zonder betrokkene, zodat een inzageverzoek van één deelnemer niet de sessie van de andere zeven mensen kan afgeven.

Annuleren bestaat voor een groep die niet doorging. Haar voor eeuwig als ingepland laten staan, of de aanwezigheidslijst verwijderen, waren daarvóór de enige eerlijke mogelijkheden.

9Behandelaren beheren#

Waar dit hoofdstuk over gaat — de behandelaren die het werk doen aanmaken en onderhouden.

Waarom het uitmaakt — een nieuwe behandelaar kan geen boekingen aannemen zolang niet elke schakel bestaat — account, profiel, diensten, rooster, beschikbaarheid en contract — en een ontbrekende schakel is de meest voorkomende vraag die u binnenkrijgt.

Wat u ziet — de aanmaaklijst in zeven stappen, het profiel veld voor veld, diensten toewijzen, een rooster koppelen, en wat u doet wanneer iemand vertrekt.

9.1 Er een aanmaken#

1. Maak hun gebruikersaccount aan.
2. Behandelaren → Alle behandelaren → maak hun profiel aan.
3. Vul het profiel in (§9.2).
4. Wijs de diensten toe die zij mogen geven (§9.4).
5. Koppel hen aan een boekingsrooster, zodat er tijdvakken aangeboden kunnen worden (§9.5).
6. Stel hun beschikbaarheid in, of vraag hun dat te doen (§4 van de handleiding voor behandelaren).
7. Maak hun contract met de betaalvoorwaarden aan (§13.1) en stuur het ter ondertekening.

9.2 Het profiel van de behandelaar, veld voor veld#

Behandelaren → Alle behandelaren → open een dossier.

Wilt u de aantallen sessies en de sterren vullen die op de behandelaarstegels in de mobiele app staan, open dan Behandelaren → Sessies en beoordelingen opwekken (of de knop in de lijst Alle behandelaren). Elke behandelaar krijgt een willekeurig aantal sessies tussen 200 en 400 en een beoordeling tussen 4,4 en 4,8. U kunt Getoonde sessies en Getoonde beoordeling ook op het formulier van de behandelaar bewerken.

Het meest voorkomende inrichtingsprobleem is een profiel zonder gekoppelde gebruiker: de persoon meldt zich aan en ziet geen praktijkomgeving. Kijk dat als eerste na wanneer een nieuwe behandelaar zegt dat de app er verkeerd uitziet.

9.3 Verificatie#

Nagekeken kwalificaties en het geverifieerd-label staan hier in beheer, en niet bij de behandelaar, omdat het beweringen zijn waar uw praktijk op aangesproken wordt. Kijk het bewijs na voordat u het vinkje zet.

De leeftijds- en identiteitscontrole van cliënten is een aparte wachtrij — zie §14.

9.4 Diensten — wat er werkelijk geboekt kan worden#

Behandelaren → Diensten van behandelaren. Elke dienst draagt:

Twee daarvan verdienen een gedachte in plaats van een standaardwaarde:

De duur is de lengte van het tijdvak. 60 minuten zetten voor een dienst die in werkelijkheid 75 minuten duurt, levert boekingen zonder pauze op die uw behandelaren niet kunnen waarmaken, en die uitloop komt later terug als annuleringen en vastgelopen sessies.

Verslag vereist hoort per dienst bewust gezet te worden. Verslagen eisen waar ze niets toevoegen, leert mensen te laat in te dienen bij de verslagen die er wél toe doen.

9.5 Een behandelaar aan boekbare tijd koppelen#

Een behandelaar met een profiel en diensten kan nog steeds niet geboekt worden zolang hij niet aan een boekingsrooster gekoppeld is.

• Sessies → Inrichting → Behandelaren koppelt elke behandelaar aan diens rooster en producten.
• Boeken → Inrichten → Afsprakenroosters draagt het rooster zelf.
• Een hulpactie maakt boekingsroosters voor meerdere behandelaren tegelijk aan, en dat is het gebruiken waard wanneer u een groep tegelijk inwerkt.

Toont een nieuwe behandelaar geen beschikbaarheid hoewel hij uren gezet heeft, dan ontbreekt meestal deze koppeling — en Boeken → Draaien → Wat de beschikbaarheid blokkeert (§7.5) zegt dat ook.

9.6 Controlelijst voor het inwerken#

• [ ] Gebruikersaccount aangemaakt en uitgeprobeerd
• [ ] Behandelaarsprofiel volledig, en nagekeken op de openbare pagina
• [ ] Kwalificaties tegen het bewijs nagekeken
• [ ] Diensten toegewezen met de juiste prijzen en duur
• [ ] Contract aangemaakt, voorwaarden bevestigd, getekend
• [ ] Beschikbaarheid gezet en boekbare tijdvakken opleverend
• [ ] De eisen aan verslagen uitgelegd
• [ ] Het annuleringsbeleid uitgelegd
• [ ] Een proefboeking van begin tot eind gemaakt, en daarna geannuleerd

Doe die proefboeking. Ze vangt meer inrichtingsfouten dan welke hoeveelheid schermen nakijken ook.

9.7 Wanneer iemand vertrekt#

1. Stop nieuwe boekingen — haal de beschikbaarheid weg en maak de toewijzing aan diensten ongedaan.
2. Boek de ingeplande sessies opnieuw of annuleer ze.
3. Ga achter openstaande sessieverslagen aan voordat de toegang eindigt.
4. Sluit de laatste betaalcyclus af (§13).
5. Zet het account op inactief.
6. Wijs de cliënten opnieuw toe.

Doe dit op volgorde. Achter verslagen aan gaan nadat de toegang weggehaald is, is pijnlijk en soms onmogelijk.

10Cliënten beheren#

Waar dit hoofdstuk over gaat — cliëntdossiers, en de verzoeken die erbij horen.

Waarom het uitmaakt — de meeste vragen van cliënten hebben één standaardantwoord, en dat gebruiken houdt uw besluiten gelijk tussen medewerkers en door de tijd heen.

Wat u ziet — waar de bestellingen, sessies en facturen van een cliënt staan, en een tabel met veelvoorkomende verzoeken en hoe u elk afhandelt.

10.1 Cliëntdossiers#

Platform → Behandelaren → Boekingen, en het contactengedeelte, tonen cliënten met hun bestellingen, sessies, facturen en geschiedenis. De eigen lijst van het beheerportaal staat op /my/admin/clients.

Elke cliënt heeft een code — C-001253 — die onder diens naam staat op zijn pagina hier, op de cliëntenlijst en -kaart van de behandelaar, en op het eigen dashboard van de cliënt. Ze bestaat zodat uw medewerkers aan de telefoon iets te zeggen hebben en op een formulier iets te schrijven dat niet de naam van de persoon is.

Drie dingen erover zijn het weten waard voordat iemand ernaar vraagt:

• Ze komt uit het dossier voort, ze wordt niet bewaard en niet doorgenummerd. Dus ze klopt voor elke cliënt die ooit bestaan heeft, ook voor wie er eerder was dan de code, en er is niets in te halen, geen reeks uit te delen en niets dat uit de pas kan gaan lopen.
• Ze verandert nooit, en het is dezelfde code op elk scherm dat haar toont.
• Ze is geen geheim. Ze wijst een dossier aan; ze geeft nergens toegang toe. Haar aan de telefoon uitspreken is precies waar ze voor is.

Erop zoeken werkt overal waar op cliënten gezocht wordt, ook in de lijst van de behandelaar —

10.2 Veelvoorkomende verzoeken#

10.3 Dubbele dossiers samenvoegen#

Dubbele cliëntdossiers splitsen iemands geschiedenis over twee profielen. Voeg ze in het contactengedeelte samen, en kijk eerst na of het werkelijk dezelfde persoon is.

10.4 Programma's tussen sessies door#

Wanneer clinic_monitoring geïnstalleerd is, opent u de app Praktijk en daarna Monitoring van doelen.

Volgende, Terug en Sjabloon opslaan staan in de kop van het formulier, niet in de voet. Soorten onderdelen: een getal, een keuze, een dagboek, een taak, een upload, een vragenlijst. Een voorbeeld van 8 weken vullen zet een beginset neer. Een keuze heeft minstens twee opties nodig; ze worden met het onderdeel opgeslagen. Het voorbeeld is dezelfde pagina die de cliënt invult. Opslaan staat er uit; voorbeeldgetallen zijn als voorbeeld aangemerkt.

Cliënten openen Mijn plan (/my/plans) en leggen vast vanaf de lijst Vandaag of vanaf een doel. Dagboeken en uploads worden versleuteld wanneer de beveiligde-inhoudsvlag van het programma aanstaat (de standaard). Invoeringen worden niet op het moment zelf in de gaten gehouden.

Na een sessieverslag kunnen behandelaren de cliënt een programma uit de bibliotheek sturen (alleen het sjabloon en de begin- en einddatum). Nieuwe doelen verzinnen kunnen zij in die wizard niet. Cliënten leggen daarna vast op /my/plans.

10.5 Episodes — de behandeltrajecten#

Beheer → Episodes, of /my/admin/episodes.

Elk behandeltraject in de praktijk: cliënt, behandelaar, wanneer het geopend werd, de toestand, hoeveel doelen er lopen, hoeveel programma's er actief zijn, en de laatste bedrijvigheid erop. Een open episode waarin nooit iets vastgelegd is, wordt gemerkt — dat is de regel waar u naar moet vragen, en zonder dat merkteken ziet ze eruit als elke andere regel.

Open er een om te zien:

• Doelen en uitkomsten — elk doel, het streven, de inhoudelijke toestand, en wat het volgt.
• Geschiedenis — wat er werkelijk gebeurd is: de episode ging open, programma's werden geactiveerd, invoeringen vastgelegd, in een sessie doorgenomen, verslagen ingediend, de episode gesloten.
• De pagina draagt alleen aantallen, datums en banden. Niets van wat een cliënt geschreven heeft staat erop, en de voetnoot zegt dat ook, in plaats van het u te laten aannemen.

10.6 Een episode sluiten#

Episode sluiten op de episodepagina opent de wizard. Die vraagt om een uitkomst bij elk doel dat nog loopt, omdat het sluiten het enige moment is waarop iemand het antwoord weet — en ze vertelt u hoeveel doelen er zonder uitkomst zouden sluiten voordat u bevestigt.

Het sluiten zet de bewaarklok in beweging waar de documentdienst vanaf telt. Het is een handeling van de beheerder: een behandelaar rondt doelen af, en stelt het sluiten voor door ze allemaal af te ronden.

10.7 Verslagen op een doel#

Beheer → Verslagen op doelen, of /my/admin/reports.

Elk verslag dat bij een doel ingediend is: de datum, de cliënt, het doel, wie het indiende, en de toestand. Bij een verslag dat de cliënt verzegeld heeft, staat helemaal geen knop Openen — dat is wat het label betekent, en geen goedkeuring van een beheerder verandert dat.

Er een openen is een aparte handeling die in het logboek komt. De verslagpagina toont de toestand van het doel op het moment van indienen en het toegangslogboek: wie het las, wanneer, en op welke grond — behandelend, operationeel nazien, of een genummerd toegangsverzoek. Het logboek is met hashes aaneengeregen en valt niet te wijzigen. De tekst zelf wordt niet op de beheerpagina afgedrukt; hem openen gaat door de beveiligde lezer, waar het lezen op uw naam vastgelegd wordt.

10.8 Toegangsverzoeken tussen behandelaren#

Elke behandelaar die een cliënt gezien heeft, ziet de episode. Het inhoudelijke verslag van een collega lezen is een apart verzoek, en dat komt bij u terecht.

• De behandelaar ziet de verslagregel met u hebt hier geen toegang toe en vraagt erom.
• U keurt het goed of wijst het af. Hoe dan ook komt het besluit in de vastlegging.
• Elke keer dat er daarna gelezen wordt, komt in het logboek met dat verzoek als grond, en dat is wat het toegangslogboek de vraag waarom iemand recht had laat beantwoorden in plaats van alleen dat diegene las.

De cliënt krijgt geen bericht wanneer een collega toegang krijgt. Het logboek is de waarborg, en daarom legt het de grond vast en niet alleen de naam.

10.9 Lidmaatschappen#

Wanneer clinic_membership geïnstalleerd is, opent u de app Praktijk in de appkiezer van Odoo (ze staat niet onder Sessies), en daarna Lidmaatschappen → Plannen. Dat is de planbibliotheek: elk plan is een winkelproduct. Lidmaatschappen is een map — Plannen is de bibliotheek, Abonnementen is wie er op een plan zit.

Verzin geen plan op een dienst. Op Behandelaren → Diensten van behandelaren is Lidmaatschappen een labelveld — kies een of meer plannen die al bestaan. Aanmerken zet die plannen in de etalage op de winkelpagina van de dienst (afbeelding + HTML). Cliënten kopen nog steeds het plan zelf op /memberships of in de winkel. Na de betaling beheren zij het op /my/memberships.

Diensten die alleen een lid kan boeken#

Alleen voor leden, op een dienst, zegt dat ze niet los verkocht wordt. Het is het veld voor werk dat een behandelaar aan leden geeft en aan niemand anders.

Wat de cliënt ziet verdwijnt niet — dat zou erger zijn dan nutteloos, want wie te horen krijgt naar de dienst te vragen, zou niets vinden. De dienst staat nog steeds op de pagina van de behandelaar, in de winkel en op haar eigen pagina; wat verandert is de ingang. Waar In de mand en Sessie boeken stonden, zegt de pagina Alleen voor leden en wijst ze naar de plannen.

De regel wordt onder de pagina's afgedwongen, niet door de pagina's. Een dienst alleen voor leden op een gewone bestelling wordt met een bericht geweigerd, en het adres om iets in de mand te doen, beantwoordt een bladwijzer of een oud tabblad op dezelfde manier. Een pagina is een hoffelijkheid; de bestelregel is de regel.

Welke diensten een plan dekt#

Inbegrepen diensten, op het plan, is niet verplicht en blijft meestal leeg:

U kiest eerst de behandelaren. Het veld staat onder Behandelaren op dit plan en biedt alleen diensten alleen voor leden aan die een van die behandelaren werkelijk geeft — dus het is leeg tot er iemand is om diensten uit af te lezen. Dat is de eerlijke toestand: een menu van diensten die niemand op het plan kan geven, is erger dan geen menu.

Drie dingen laat het u niet doen, omdat elk ervan een manier is om iets te beloven wat niemand kan waarmaken:

De behandelaren worden apart bepaald, door de behandelaarslijst van het plan, en ze worden bij het activeren van elk lidmaatschap vastgelegd zoals ze dan zijn. Een plan dat er in juni een behandelaar bij krijgt, verbreedt niet wat iemand die in maart instapte mag boeken — diens lidmaatschap houdt het team waarmee het verkocht werd.

Afbeelding, omschrijving en de website#

Op het planformulier:

Plannen aanmerken en betalen#

Een plan op een dienst aanmerken maakt van die dienst geen lidmaatschap. Twee keer afrekenen:

1. De dienst kopen — een eenmalig pakket sessietegoeden, zoals altijd.
2. Het plan kopen (op /memberships, in /shop, in de categorie Lidmaatschappen, of via de links op de winkelpagina van de aangemerkte dienst) — na de betaling maakt dezelfde haak voor sessietegoeden als bij een pakket een

wanneer Sessies boeken mogelijk aanstaat. Chat en consult buiten de sessies om openen chats met behandelaren (gemeten wanneer de chatmeting geïnstalleerd is).

De cliënt gebruikt daarna wat het plan bevat: tegoeden boeken vanuit Mijn sessies (alleen bij de behandelaren op het plan), en/of chatten vanuit Mijn gesprekken. Verlengingen maken een factuur op en wachten tot de cliënt betaalt; het systeem schrijft op de achtergrond geen bewaarde kaart af.

Een cliënt kan maar één open lidmaatschap tegelijk hebben (concept, actief, achterstallig of opgeschort). Een tweede aankoop terwijl er nog een open is, wordt geweigerd — zeg het eerste op of beëindig het, of wacht tot het afloopt.

Een gepubliceerd plan is te zien op:

• /memberships (de lijst) en /memberships/<id> (het detail, met Dit plan kopen)
• de eigen winkelpagina van het product (afbeelding + HTML + behandelaren + In de mand / Dit plan kopen)
• de categorie Lidmaatschappen in de winkel
• elke sessiedienst waarop u het aangemerkt hebt

10.10 Vragenlijsten — de instrumentenbibliotheek#

Praktijk → Instrumenten, met Afnames, Scoreverloop, Ingevulde instrumenten en Openstaande afnames ernaast.

Een instrument is een vragenlijst met een naam die uw behandelaren kunnen vragen: de code, de versie, hoe ze gescoord wordt, het bereik waarover ze loopt, en welke richting slechter is. Een afname is één verzoek erom bij één cliënt.

De banden zet u zelf. Elk instrument draagt drempels — een label, een scorebereik, een ernst en een kleur — en elke band kan als risicovlag aangemerkt worden. Die vlag is wat een merkteken op de vragenlijst van de behandelaar zet en het daar houdt tot een behandelaar het bevestigt (§8.10 van de handleiding voor behandelaren). Bevestigen is een vastlegging dat iemand het gezien heeft, geen manier om het weg te halen.

Twee instellingen bepalen wat de cliënt ziet:

• De licentienotitie wordt op het formulier afgedrukt. De meeste gepubliceerde instrumenten zijn gelicentieerd, en de licentie schrijft die tekst meestal voor — zet hem hier in plaats van een behandelaar hem te laten plakken.
• Cliënten hun scoreverloop tonen is een schakelaar voor het hele bedrijf, en die staat standaard uit. Aan ziet een cliënt de band waarin zijn totaal valt en een geschiedenis op /my/scores. Uit ziet hij alleen dat hij het ingevuld heeft, en vindt het gesprek in de sessie plaats. Dat hij standaard uit staat, is met opzet: iemand zijn eigen achteruitgang tonen terwijl er niemand bij is, is een inhoudelijk besluit en geen voorkeur voor hoe iets getoond wordt.

Wat een cliënt werkelijk invoert is een totaal, niet de vragenlijst. Hij werkt het uit het instrument zelf uit; dit legt het getal vast. Een instrument dat niet alleen ingevuld mag worden, is als zodanig aangemerkt, en zijn pagina zegt dat een behandelaar het met hem zal doornemen.

Openstaande afnames is de werklijst: gevraagd, niet beantwoord. Ingevulde instrumenten is dezelfde vraag als een percentage over een datumbereik, gegroepeerd naar het kanaal waarlangs het verzoek uitging — hoeveel er gevraagd zijn, hoeveel er terugkwamen. Zoals elk percentage in het product wordt het weggelaten in plaats van afgedrukt wanneer het aantal te klein is om iets te betekenen.

10.11 Terugroepen — mensen terughalen#

Praktijk → Terugroepen, met Openstaande terugroepen, Vervulling van terugroepen en de Werklijst terugroepen.

Een terugroep is een vervaldatum die om een uitnodiging vraagt, niet om een boeking: de jaarlijkse evaluatie, het vervolg na drie maanden, de controle nadat een behandeltraject afloopt. Hij draagt de cliënt, de behandelaar, de dienst, het interval waar hij uit afgeleid is, de reden van de behandelaar, en een einddatum.

Eén open terugroep per cliënt, behandelaar en dienst tegelijk. Die beperking is wat de werklijst een lijst mensen om te benaderen laat blijven in plaats van een stapel dubbele herinneringen.

De behandelaar ziet zijn eigen deel ervan in het portaal op /my/expert/recalls — alleen openstaand, uitgenodigd en ingepland. Bij Vervulling van terugroepen kijkt u na of uitnodigingen boekingen worden: veel uitgenodigd en weinig vervuld is een probleem met het bericht, niet met de vraag.

10.12 Diagnosecodes (ICD-10)#

Waar clinical_coding geïnstalleerd is, draagt het cliëntdossier ICD-10-CM-codes, te doorzoeken op code of op bewoording, geordend in de gebruikelijke hoofdstukken. Kopcodes zijn als niet-factureerbaar aangemerkt en alleen de codes onderaan de boom zijn dat wel — zodat een categoriecode niet per ongeluk op een factuur belandt.

Een code die op de cliënt staat, loopt mee vooruit: een nieuwe bestelling neemt de codes van de cliënt over, en de factuur die uit die bestelling opgemaakt wordt, draagt ze. Codes die al op een bestelling staan, blijven ongemoeid — het overnemen gebeurt wanneer er geen zijn, zodat een afwijking die voor één bestelling gemaakt is, die afwijking blijft.

Dit is het veld dat uw facturatie nodig heeft waar een financier een diagnose op de declaratie vraagt. Het is geen inhoudelijk dossier: niets hier vervangt de aantekening, en niets in het portaal toont een cliënt zijn codes.

11Annuleringsbeleid en overeenkomsten#

Waar dit hoofdstuk over gaat — de regels die de annuleringskosten bepalen, en de documenten die cliënten aanvaarden.

Waarom het uitmaakt — kosten zijn alleen te verdedigen wanneer u het document kunt tonen waarmee de cliënt akkoord ging — een herinnering is geen vastlegging.

Wat u ziet — hoe de treden van een beleid werken, hoe de geldigheid bepaald wordt, het controlespoor van annuleringen, en hoe u precies de overeenkomst opent die een bepaalde cliënt aanvaardde.

11.1 Annuleringsbeleid#

Sessies → Inrichting → Annuleringsbeleid

Een beleid is veel meer dan een annuleringsladder. Het is de ene vastlegging die bepaalt hoe een tegoed zich gedraagt vanaf het moment dat het verkocht wordt tot het moment dat het vervalt, en het hangt aan producten — zodat verschillende diensten zich verschillend kunnen gedragen.

De ladder van termijnen#

De kern ervan: een lijst treden, die elk zeggen « bij minstens zoveel van tevoren wordt dit percentage in rekening gebracht ». De ladder die standaard meekomt heeft zes treden:

flowchart LR
  A["24 uur of meer<br/>kosteloos"] --> B["12 uur<br/>25%"] --> C["6 uur<br/>50%"] --> D["3 uur<br/>75%"] --> E["1 uur<br/>100%"] --> F["Begintijd"]

De ladder moet gelijkmatig aflopen — langer van tevoren mag nooit meer kosten — en het systeem weigert een ladder die dat niet doet. Houd altijd een onderste trede op nul uur, anders valt een annulering die ná de begintijd gedaan wordt van de ladder af.

Elke andere instelling op een beleid#

Dit zijn de instellingen die stilletjes ondersteuningstickets veroorzaken wanneer ze verkeerd staan:

De instelling die mensen verkeerd zetten is « kosteloos verzetten tot ». Onder die drempel is verzetten geen verzetten: de sessie wordt geannuleerd, de kosten voor de gegeven termijn worden gefactureerd, en het tegoed wordt pas weer boekbaar zodra die factuur betaald is. Ondertussen ziet de cliënt de status Boete openstaand. Dat is met opzet — het voorkomt dat kosten ontlopen worden door een sessie naar een datum te schuiven waar de cliënt nooit van plan is te komen — maar een cliënt die dit niet verwachtte, zoekt contact met de ondersteuning, dus zorg dat de overeenkomst (§11.3) het in gewone woorden zegt.

Praktisch advies#

• Eén beleid per manier van werken, niet één per dienst. Tien vrijwel gelijke beleidsregels zijn tien plekken om dezelfde wijziging te maken en negen plekken om het te vergeten.
• Een beleid wijzigen prijst de geschiedenis niet opnieuw. Een annulering wordt beoordeeld naar het beleid dat gold toen ze gebeurde, en de trede die toen gold, staat op de vastlegging van de annulering. Dat is wat §5.5 maanden later nog beantwoordbaar maakt.
• Zet de geldigheid met opzet. Twaalf maanden is ruim en vergevingsgezind; een korte geldigheid levert meer omzet op en meer klachten. Wat u ook kiest, §5.2 is het rapport dat u vertelt of cliënten werkelijk gebruiken wat ze gekocht hebben.
• De termijnen voor herinneringen zijn de goedkoopste bescherming tegen niet-verschijnen die u hebt. 24,1 is niet voor niets de standaard; er een derde op 72 bij zetten helpt bij diensten die mensen ver vooruit boeken.

Dit goed zetten telt dubbel. Het is wat cliënten te zien krijgen voordat zij een annulering bevestigen, en het is waaruit uw behandelaren betaald worden. Leg het elk kwartaal naast §5.5, §5.7 en §5.12 — het beleid dat de aanraking met de werkelijkheid overleeft, is zelden het beleid dat u als eerste schreef.

11.2 Respijttijd#

De respijttijd bepaalt hoe lang een sessie na haar eindtijd open mag staan voordat ze bij vastgelopen sessies verschijnt. Te kort en het rapport is ruis; te lang en problemen verouderen voordat er iemand naar kijkt.

11.3 Dienstverleningsovereenkomsten#

Sessies → Inrichting → Overeenkomsten

De voorwaarden die cliënten bij het afrekenen aanvaarden. Hang ze aan diensten of aan behandelaren.

Aanvaardingen legt vast wie wat aanvaardde en wanneer — blijvend. Dit is wat u tevoorschijn haalt wanneer een cliënt zegt dat hem nooit iets over de annuleringsvoorwaarden verteld is.

In het beheerportaal staan diezelfde overeenkomsten op /my/admin/agreements — elke overeenkomst over alle bestellingen heen, met knoppen voor wachtend, getekend en overig, en bij elk een aantal. Open haar op wachtend voor de dagelijkse blik: een bestelling die op een ongetekende overeenkomst blijft hangen, ziet er vanaf elk ander scherm precies zo uit als een cliënt die zich bedacht heeft. Elke getekende regel opent de pdf.

De cliënt ziet zijn eigen helft van dezelfde lijst op /my/agreements, en daarheen verwijst u wie zegt niet te kunnen vinden wat hij getekend heeft.

12Financiën en facturatie#

Waar dit hoofdstuk over gaat — facturen, betalingen en terugbetalingen.

Waarom het uitmaakt — een uitgegeven factuur valt niet te bewerken — verbeteringen volgen de regels van de boekhouding, niet de voorkeur — dus het is goed de juiste zet te kennen voordat u er een doet.

Wat u ziet — waar facturen vandaan komen, hoe u er een netjes verbetert, de betaalmethoden, en hoe terugbetalingen afgehandeld worden.

12.1 Facturen#

Facturen worden vanzelf uit bestellingen opgemaakt. U vindt ze in de Boekhouding.

Een uitgegeven factuur valt niet te bewerken. Wilt u er een verbeteren, geef dan een creditnota en een verbeterde factuur uit — dat is een eis van de boekhouding, geen beperking van het systeem.

12.2 Maandafsluiting#

1. Geldketen (§5.4) — elke sessie gevolgd tot een betaling. Herstel elke breuk.
2. Vastgelopen sessies (§5.1) — moeten leeg zijn voordat u sluit.
3. Gereedheid voor uitbetaling (§5.6) — vóór u de betalingen draait.
4. Stem de betalingen af in de Boekhouding.
5. Verdiensten per maand (Sessies → Rapportage → Verdiensten → Verdiensten per maand) — sessies, uren, sessiewaarde, wat behandelaren verdienen, wat de praktijk houdt, inkomsten uit kosten, annuleringen, cliënten. Beschikbaar als tabel, draaitabel of grafiek.

12.3 Achter onbetaalde facturen aan#

De geldketen merkt 30+ dagen onbetaald aan. Ga daarvandaan erachteraan. Het is het werk van de praktijk, niet van de behandelaar — zorg dat uw team dat weet, want anders komen behandelaren in ongemakkelijke geldgesprekken met hun eigen cliënten terecht.

12.4 Het dashboard van de boekhouding, en waar uw werk ophoudt#

De boeken staan niet op uw dashboard. Ze staan op /my/finance, en wie ze bijhoudt, heeft een eigen handleiding.

De scheiding is met opzet, en het is goed er met uw team helder over te zijn:

Twee praktische gevolgen:

• Uw rechten openen dat dashboard niet. Praktijkmanager of platformmanager zijn geeft u geen toegang tot /my/finance — het grootboek is een aparte pet, met opzet verleend, en op een intern account in plaats van op een portaalaccount. §1.1 van de handleiding voor de boekhouding noemt het recht dat u doorgeeft aan wie uw gebruikers beheert.
• Spreken de twee dashboards elkaar tegen, kijk dan eerst de periode en de grondslag na. Het uwe telt operationele uitzonderingen; het hunne telt grootboekposten, op toerekeningsbasis of op kasbasis. Dezelfde maand kan met recht twee verschillende getallen geven, en weten welke vraag er gesteld is, beslecht dat sneller dan opnieuw tellen.

De controlelijst voor de maandafsluiting die de boekhouding aanhoudt (A21) overlapt met opzet met de uwe in §12.2: gehouden sessies die niet gefactureerd zijn, uitbetalingsrondes die nog in concept staan, facturen die te laat zijn. Werkt u die weg voordat zij sluiten, dan is hun afsluiting een formaliteit.

13Uw behandelaren betalen#

Waar dit hoofdstuk over gaat — de mensen betalen die het werk doen.

Waarom het uitmaakt — dit is het getal waar uw behandelaren het meest om geven, en bijna elk geschil is terug te voeren op een sessie die niet afgesloten is of een ontbrekende contractvoorwaarde.

Wat u ziet — de vier soorten betaling, de gedateerde contractgeschiedenis, hoe een uitbetalingsronde opgebouwd en bevestigd wordt, en hoe u « ik denk dat ik te weinig betaald ben » met bewijs beantwoordt.

13.1 Contracten en betaalvoorwaarden#

HR → Betaling van behandelaren → Contracten

Het contract van elke behandelaar draagt diens voorwaarden en diens betaalcyclus. Het contract heeft een gedateerde geschiedenis: elke wijziging is een nieuwe versie, er geldt er één tegelijk, en de geschiedenis blijft bewaard.

Vier soorten betaling:

Voorwaarden wijzigen: maak een nieuwe versie aan met de datum waarop ze ingaat. Sessies die al geboekt zijn, houden het aandeel waarop ze geprijsd zijn — met opzet, zodat een wijziging nooit met terugwerkende kracht afgerond werk opnieuw prijst. Leg dat uit wanneer u een tariefwijziging afspreekt, want het bepaalt of het nieuwe tarief deze maand of pas de volgende in de portemonnee van iemand terechtkomt.

13.2 Een betaalcyclus draaien#

1. Draai eerst de gereedheid voor uitbetaling (§5.6). Herstel alles wat erop staat.
2. Er opent vanzelf een uitbetalingsronde wanneer de cyclus sluit. U vindt haar onder HR → Betaling van behandelaren → Uitbetalingsrondes.
3. Open de ronde. Ze staat in Concept — er is nog niets gefactureerd.
4. Loop elke regel na: de persoon, de periode, de betaalde sessies, de annuleringskosten, het totaal.
5. Is er iets veranderd sinds de ronde openging, gebruik dan Opnieuw berekenen.
6. Klopt ze, kies dan Bevestigen en factureren. De nota's worden aangemaakt.
7. Betaal de nota's via de Boekhouding, zoals u elke leverancier betaalt.

flowchart LR
  A["Cyclus sluit"] --> B["Ronde opent in Concept"]
  B --> C["Gereedheid voor uitbetaling §5.6"]
  C -->|"problemen gevonden"| D["Gegevens herstellen, opnieuw berekenen"]
  D --> C
  C -->|"schoon"| E["Bevestigen en factureren"]
  E --> F["Betaald — zichtbaar voor de behandelaar"]
  B -.->|"verkeerde ronde"| G["Ingetrokken"]
  G -.-> B

Een ronde heeft precies drie toestanden, en weten in welke u zit, bepaalt hoe u een fout herstelt:

Twee herkomsten. Een ronde die als Ingepland aangemerkt is, is vanzelf door de cyclus geopend; een die als Handmatig aangemerkt is, is door een mens geopend. Hoe dan ook blijft ze in concept tot iemand haar bevestigt — er wordt nooit iets gefactureerd zonder een besluit.

Aandelen in annuleringskosten. Een ronde bevat het aandeel van elke behandelaar in de annuleringskosten die in de periode in rekening gebracht zijn, waar diens contract er een geeft. Er staat een schakelaar op de ronde om ze eruit te laten. Zet die alleen om met een bewuste reden, en vertel het de mensen die het raakt — een onverklaarde daling tegenover vorige maand is precies het soort ding dat een betaalgeschil oplevert.

Behandelaren kunnen dit zien. Hun betalingsgeschiedenis (§11.2 van de handleiding voor behandelaren) toont elke ronde, de regels erin en de toestand — ook een ingetrokken ronde. Een ingetrokken ronde zonder vervanging laten staan is voor hen zichtbaar, dus vervang haar meteen en niet pas aan het eind van de maand.

13.3 Een ronde verbeteren#

Vóór het factureren gebruikt u Terugzetten naar concept, verbetert u de onderliggende gegevens, en kiest u daarna Opnieuw berekenen.

Na het factureren verbetert u het via de Boekhouding met een creditnota. Vang het liever in concept af — en daar is §5.6 precies voor.

13.4 « Waarom is dit mijn betaling? » beantwoorden#

Elke betaalregel legt vast welke versie van het contract haar geprijsd heeft. Open de ronde, open de regel, en u kunt de sessies en de voorwaarden tonen die het bedrag opleverden.

Is het antwoord « een sessie die u gaf, is nooit afgesloten », herstel dan de sessie en leg §5.1 uit — het zal niet de laatste keer zijn.

14Identiteits- en leeftijdscontrole#

Waar dit hoofdstuk over gaat — de wachtrij voor identiteits- en leeftijdscontroles waar de automatische stap niet over kon beslissen.

Waarom het uitmaakt — u hebt de identiteitsbewijzen van andere mensen onder handen, dus zowel de smalst mogelijke rechten als de snelst mogelijke afhandeling doen er hier toe.

Wat u ziet — wat er in de wachtrij binnenkomt, hoe u een inzending beoordeelt, wie dit recht hoort te hebben, en wat er daarna met de documenten gebeurt.

14.1 De wachtrij#

Platform → Leeftijdscontroles

Inzendingen komen hier binnen wanneer de automatische controle geen uitsluitsel geeft. Bij elke inzending zitten het document en het filmpje die de cliënt ingestuurd heeft.

14.2 Beoordelen#

1. Open de inzending.
2. Kijk na of het document geldig, leesbaar en niet verlopen is.
3. Kijk na of het selfiefilmpje dezelfde persoon toont.
4. Kijk na of de geboortedatum aan de eis voldoet.
5. Keur goed, of Wijs af. Afwijzen opent een venstertje — typ de reden (onscherp, weerschijn, verlopen document). Met Afwijzen en melden bevestigen legt de reden vast, zet haar op het scherm Leeftijd en identiteit van het lid, en stuurt een alarm in de app met dezelfde tekst.

Wijs af om de kwaliteit — onscherp, weerschijn, een afgesneden rand — in plaats van kwade wil te veronderstellen. De meeste afgewezen inzendingen zijn eenvoudigweg slecht gefotografeerd, en de cliënt kan het meteen opnieuw proberen.

14.3 De regels die voor u gelden#

• Elk besluit komt in een controlelogboek dat niet te wijzigen is.
• Identiteitsmateriaal wordt vanzelf verwijderd wanneer de bewaartermijn afloopt.
• Download, fotografeer of stuur identiteitsbewijzen nooit door. Ze zijn niet voor niets versleuteld en in toegang begrensd, en elke keer dat u erbij komt, wordt vastgelegd.
• Alleen medewerkers die moeten beoordelen, horen dit recht te hebben. Kijk geregeld na wie het heeft.

15Beveiligde dossiers en sessieverslagen#

Waar dit hoofdstuk over gaat — hoe cliëntdossiers en sessieverslagen beschermd zijn, en wie ze mag lezen.

Waarom het uitmaakt — beheerder zijn geeft op zichzelf geen toegang — dat verrast mensen, en het is het belangrijkste in dit hoofdstuk.

Wat u ziet — de vijf eigenschappen van een beveiligd document, de ene regel die de toegang bepaalt, noodtoegang en wat die kost, de termijnen voor verslagen, en het leeslogboek.

15.1 Wat ze anders maakt#

Sessieverslagen en documenten over cliënten worden als beveiligde documenten bewaard:

15.2 Uw eigen toegang is begrensd — met opzet#

U zult niet elk cliëntdossier kunnen openen, en dat is het ontwerp dat werkt. De toegang volgt de regel van het behandelteam, niet uw functietitel.

Behandel dit niet als een storing om door te zetten. Hebt u werkelijk toegang nodig, dan is er een vastgelegde noodroute (§15.4) — gebruik die, in plaats van te vragen om een blijvend recht dat de regel voor iedereen zou verzwakken.

15.3 Achter te late verslagen aan#

/my/admin/meeting-reports, of sessies zonder verslag op het dashboard.

Toont wat er openstaat en wat er klaar is, voor de hele praktijk. Ga er wekelijks achteraan, niet maandelijks — een verslag dat een maand te laat geschreven wordt, is weinig waard, en tegen die tijd kan de behandelaar het zich werkelijk niet meer herinneren.

Wat bepaalt of er een verslag verwacht wordt:

Die ruimte is één systeemparameter (ondelights.meeting_report_grace_hours). Uw systeembeheerder kan haar wijzigen; vraag het voordat u het doet, want ze verschuift elke termijn in de praktijk tegelijk. Vierentwintig uur is met opzet krap — de waarde van een verslag daalt snel.

De vier toestanden waarin het verslag van een sessie kan staan:

Open de lijst gefilterd op te laat voor de wekelijkse ronde; de teller bij de menu-ingang telt precies dat. De gezondheidssamenvatting linkt naar dezelfde gefilterde weergave.

Hoe u er goed achteraan gaat. Sorteer op behandelaar, niet op datum. Eén persoon met elf te late verslagen is een werkdruk- of scholingsprobleem en vraagt een gesprek; elf mensen met er elk één is gewone wrijving en vraagt een herinnering. Ze allebei op dezelfde manier benaderen kost u tijd en ergert tien mensen.

De eisen aan verslagen worden per dienst gezet (§9.4).

15.4 Noodtoegang#

Waar uw praktijk het toestaat, bestaat er een noodroute voor werkelijke haast.

Hem gebruiken is een vastgelegde gebeurtenis, die achteraf nagekeken wordt. Dat is de bedoeling: hij is er wanneer iemand hem werkelijk nodig heeft, en nooit stil.

15.5 Bewaren en vernietigen#

Bewaarschema's lopen vanzelf. Loopt een termijn af, dan wordt de versleutelsleutel vernietigd: de inhoud is weg, en de vastlegging dat ze bestaan heeft en netjes vernietigd is, blijft.

Kijk geregeld met uw systeembeheerder na of de geplande taak loopt. Een bewaartaak die stilletjes faalt, is een nalevingsprobleem dat pas bij een audit boven water komt.

15.6 Een toegangslogboek maken#

Vraagt iemand wie er een dossier gelezen heeft — een cliënt, een toezichthouder, uw eigen juristen — dan is het logboek volledig en kan het niet gewijzigd zijn. Uw systeembeheerder kan het maken.

Voor één verslag hoeft u het aan niemand te vragen. De pagina Geschiedenis ervan toont de versies van het verslag en het toegangslogboek — wie het opende, wanneer, en wat die persoon deed — aan iedereen die recht heeft dat verslag te lezen, de indienende behandelaar erbij. Wijs een behandelaar daarheen voordat u een uittreksel gaat samenstellen: de meeste vragen van het type « wie heeft dit gezien? » gaan over één verslag en beantwoorden zichzelf.

Wat u wel nodig heeft, is de vraag die over een periode of een persoon gaat in plaats van over een document.

15.7 Dagboeken bij monitoring en versleutelde chat#

Dagboeken en uploads tussen sessies door (clinic_monitoring) lopen langs hetzelfde beveiligde documentpad wanneer de beveiligde-inhoudsvlag van het programma aanstaat. De teksten van consultgesprekken (ondelights_chat_metering) doen dat ook wanneer Chatinhoud versleutelen aanstaat. Uw functietitel geeft nog steeds geen achterdeur om mee te lezen — alleen betrokken mensen.

15.8 Aantekeningsjablonen — wat een behandelaar gevraagd wordt in te vullen#

Twee verschillende dingen dragen die naam, en weten welke u bedoelt, bespaart u een middag.

Praktijk → Aantekeningen → Aantekeningsjablonen is de gestructureerde soort: een sjabloon is een benoemde verzameling velden, en een ingevuld sjabloon wordt een beveiligd document van het soort dat u kiest. Elk veld heeft een label, een technische naam, een soort — tekst, lange tekst, keuze, meerkeuze, getal, schaal, datum, datum en tijd, of ja/nee — eventueel een onderdeel, helptekst, een standaardwaarde, eenheden bij alles wat een getal is, en een eigen zichtbaarheid: gedeeld of besloten.

Het krijgt versies als een document dat ertoe doet:

Wilt u een gepubliceerd sjabloon wijzigen, dan herziet u het: dat vertakt een nieuw concept, onthoudt uit welke versie het kwam, en publiceert als de volgende versie. Aantekeningen die al ingediend zijn, houden de versie waarop ze geschreven zijn — en dat is de hele bedoeling, want een aantekening moet betekenen wat ze op de dag zelf betekende.

Beginsjablonen voor aantekeningen zet een bruikbare set neer om mee te werken, en merkt aan wat het aangemaakt heeft, zodat hetzelfde menu het ook weer kan weghalen. Gebruik van sjablonen toont welke sjablonen werkelijk gebruikt worden; HTML-aantekeningen overnemen brengt oudere vrije-tekstaantekeningen de gestructureerde wereld in.

Klinisch → Aantekeningsjablonen is de andere soort: een bibliotheek van 1.344 benoemde klinische sjablonen — 28 vakgebieden × 12 soorten aantekeningen × 4 doelgroepen. De soorten aantekeningen zijn SOAP, DAP, BIRP, GIRP, PIRP, intake, voortgangsaantekening, ontslagbrief, crisisaantekening, behandelevaluatie, SOAP voor beeldbellen en groepsproces; de doelgroepen zijn volwassene, kind, jongere en oudere. Doorzoek of groepeer de lijst op elk van de drie.

Wat een bibliotheeksjabloon bevat, zijn zijn onderdelen, niet zijn inhoud. Een SOAP-tekst komt binnen als Subjectief / Objectief / Beoordeling / Plan, elk met een regel die zegt wat daar hoort en die vraagt vervangen te worden. Het is een steiger voor de behandelaar, geen tekst om zo in te dienen. Een aantekening die ermee begint, onthoudt uit welk sjabloon ze kwam.

Geen van beide verschijnt in het portaal van de behandelaar: sjablonen worden in de backoffice ingericht en gebruikt, dus een behandelaar die ze nodig heeft, heeft toegang tot de backoffice nodig.

15.9 Waar de versleutelsleutel woont#

Instellingen → Sleutelautoriteit op afstand. Standaard uit, en uit is een volkomen goed antwoord: documenten worden ingepakt met het sleutelbestand op deze server, zoals altijd al.

Aangezet gaan het inpakken en uitpakken naar een sleutelautoriteit op een andere machine. Deze server laadt die sleutel dan helemaal nooit — en, met opzet, valt hij nooit terug op een lokale sleutel wanneer de autoriteit onbereikbaar is. Een stille terugval zou betekenen dat een document waarvan u dacht dat het beschermd werd door een sleutel die u elders houdt, stilletjes beschermd werd door een sleutel die ernaast lag.

Twee praktische opmerkingen:

• Zet de URL en de sleutelcodes in odoo.conf, niet in het instellingenscherm, waar u maar kunt. Er staat een knop Verbinding beproeven om de uitkomst na te kijken.
• Elke sleutelaanvraag komt in het logboek — wat er gevraagd is, door wie, voor welk document, of het lukte en, als het niet lukte, waarom. Dat logboek is het bewijs van wie wat kon openen, en het is het logboek om tevoorschijn te halen wanneer iemand die vraag over een periode stelt in plaats van over één document.

Dit is een besluit over de infrastructuur, dat u neemt met wie uw servers draait. Het verandert niets aan wat een behandelaar of een cliënt ziet.

16Verzoeken onder de privacywetgeving#

Waar dit hoofdstuk over gaat — verzoeken van cliënten om inzage, wissing en blokkering.

Waarom het uitmaakt — hier hangen wettelijke termijnen aan, en wissing doet iets preciezers dan « alles verwijderen ».

Wat u ziet — hoe elk soort verzoek afgehandeld wordt, wat wissing werkelijk weghaalt, en wat er bewaard blijft en waarom.

16.1 Verzoeken om inzage#

Een cliënt die om een kopie van zijn gegevens vraagt. Uw systeembeheerder maakt de uitvoer. Houd u aan de termijn die in uw rechtsgebied geldt.

16.2 Verzoeken om wissing#

Boeken → Draaien → Wissing

1. Open het verzoek.
2. Stel de identiteit vast van wie het vraagt.
3. Kijk na wat er wettelijk bewaard moet blijven — facturen voor de belasting, inhoudelijke dossiers gedurende hun bewaartermijn.
4. Voer de wissing uit.
5. Bevestig het aan wie het vroeg.

Wissing van beveiligde documenten vernietigt de sleutel. De vastlegging dat een document bestaan heeft en gewist is, blijft — en dat is wat aantoont dat u eraan voldaan hebt.

16.3 Blokkering van e-mail#

Boeken → Draaien → Blokkeerlijst — adressen waar niet naar gemaild mag worden, uit afmeldingen en onbestelbare post. Kijk hier als eerste wanneer iemand zegt geen e-mail te ontvangen.

17Moderatie#

Waar dit hoofdstuk over gaat — de wachtrij met beoordelingen, reacties en vragen die op een besluit wachten.

Waarom het uitmaakt — een wachtrij die niet leeggewerkt wordt, is op openbare pagina's te zien, en een behandelaar die eerlijke kritiek afwijst, is hier voor u zichtbaar.

Wat u ziet — hoe de wachtrij werkt, en hoe u beoordelingen, reacties en vragen elk beslist.

17.1 De wachtrij#

De moderatiewachtrij op het dashboard verzamelt beoordelingen, reacties en vragen die op een besluit wachten.

17.2 Beoordelingen#

Behandelaren modereren hun eigen beoordelingen, maar u kunt meekijken en er overheen gaan.

Let op een behandelaar die echte kritiek afwijst. Een patroon van afwijzingen is voor u zichtbaar en is een gesprek waard — de geloofwaardigheid van elke beoordeling op uw site hangt ervan af.

Wijs een beoordeling alleen af waar ze beledigend is, persoonsgegevens bevat, of niet over een sessie gaat.

17.3 Reacties en vragen#

Goedkeuren, afwijzen of beantwoorden. Houd de wachtrij kort: een onbeantwoorde openbare vraag is een zichtbaar teken dat er niemand naar de site omkijkt.

18Inhoud, meldingen en ondersteuning#

Waar dit hoofdstuk over gaat — de inhoud, de meldingen en de ondersteuningsbalie.

Waarom het uitmaakt — hier spreekt het Platform iedereen tegelijk aan, dus een vergissing hier is openbaar.

Wat u ziet — artikelen en hun auteurs, advertenties, meldingsinstellingen en de proefzending, en de wachtrij met ondersteuningstickets.

18.1 Inhoud#

Platform → Inhoud — artikelen en video's, met de auteurs onder Uitgevers. De advertenties en de rapportage over klikken wonen in hetzelfde gebied.

18.2 Meldingen#

Platform → Meldingen

Eén gebeurtenis bereikt mensen tegelijk via het postvak in de app, push, e-mail en WhatsApp.

Met Proefmelding versturen kunt u het bezorgpad van één bepaalde persoon nakijken in plaats van te gokken. Gebruik het als eerste stap wanneer iemand zegt geen meldingen te krijgen.

18.3 Ondersteuningstickets#

Platform → Ondersteuning → Tickets, met Fasen om de werkwijze in te richten.

Let op de ouderdom van tickets in plaats van op het aantal. Een klein aantal oude tickets beschadigt het vertrouwen meer dan een groot aantal verse.

18.4 Aanvragen voor een kennismaking#

Platform → Behandelaren → Aanvragen voor een kennismaking — aanvragen vanaf de openbare website, met het telefoonnummer en het WhatsApp-contact erbij vastgelegd. Reageer snel; dit zijn mensen op het punt van beslissen.

19Inrichting#

Waar dit hoofdstuk over gaat — gebruikers, rechten, en de instellingen achter al het overige.

Waarom het uitmaakt — opgestapelde toegang is hoe een kleine vergissing een meldingsplichtige wordt — rechten moeten nagelopen worden wanneer mensen van rol wisselen, niet alleen wanneer ze binnenkomen.

Wat u ziet — accounts aanmaken en het smalste recht toekennen, een cliëntaccount in een personeelsaccount omzetten, en wat u geregeld naloopt.

19.1 Gebruikers en rechten#

Maak accounts aan en ken rechten toe. Geef het smalste recht waarmee iemand zijn werk kan doen — zeker bij de identiteitscontrole (§14.3) en bij beveiligde dossiers (§15).

Loop de rechten na wanneer mensen van rol wisselen. Opgestapelde toegang is hoe een kleine vergissing een meldingsplichtige wordt.

Portaal of intern — het ene ding dat u weet voordat u iets toekent#

Odoo behandelt Rol / Portaal en Rol / Gebruiker (intern) als elkaar uitsluitend. Eén account is het een of het ander, nooit allebei, en de rechten in uw lijst zijn langs die scheiding verdeeld:

OnDelights → Administrator is geen beheerder van de backoffice. Het is de bovenste sport van de portaalladder. Vinkt u het bij een medewerker aan, dan weigert Odoo, en terecht:

Gebruiker 'clinicadmin' kan niet tegelijk in de elkaar uitsluitende groepen 'Rol / Gebruiker' en 'Rol / Portaal' zitten.

Wat u een praktijkbeheerder in plaats daarvan geeft: OnDelights — Praktijkbeheer → Praktijkbeheerder, dat de hele OnDelights-backoffice dekt, plus Boeken → Praktijkmanager voor het beheerportaal en de ruimteagenda, Betaalde sessies → Manager voor sessies en uitbetalingen, en Instellingen → Beheer alleen als diegene ook Odoo zelf inricht.

De vier personeelsrollen, en wat elk ervan opent#

Niet iedereen die in de backoffice werkt, hoort haar helemaal te zien. Deze vier zijn intern, ze worden één voor één toegekend, en elk opent één deel van het OnDelights-menu:

Leeftijdscontrole is met opzet een eigen rol. Ze leest identiteitsbewijzen, en niemand hoort dat te hebben omdat het bij een andere taak meekwam. Het is de ene rol hier die ook een harde grens is: een personeelsaccount zonder die rol kan langs geen enkele weg een controledossier openen.

De andere drie begrenzen de menu's, niet de database. Een ondersteuningsbeheerder ziet het onderdeel ondersteuning en niet de behandelaarsgids — maar de behandelaarsdossiers zelf zijn nog steeds leesbaar voor elk intern account, omdat dit platform altijd zo ingericht geweest is en dat versmallen een aparte wijziging is met eigen beproeving. Behandel deze drie als « waar deze persoon in werkt », niet als een muur.

Een personeelsaccount zonder een van deze rollen ziet helemaal geen OnDelights-menu. Dat is de bedoelde uitkomst — ken de rol toe die bij het werk past — maar het betekent wel dat bestaande medewerkers na deze wijziging een rol toegewezen moeten krijgen, anders ziet de app er voor hen leeg uit.

En is dezelfde persoon ook behandelaar, dan heeft diegene twee accounts nodig: dat van de behandelaar op het portaal, en dat van de medewerker intern. Dat is geen beperking van dit platform — het is hoe Odoo de twee scheidt, en geen combinatie van rechten komt eromheen.

19.2 Een cliënt in een medewerker omzetten#

Wordt iemand met een cliëntaccount medewerker, zet dan zijn gebruikerssoort om in plaats van een tweede account aan te maken. Twee accounts splitsen zijn geschiedenis en leveren later problemen op.

19.3 Demogegevens#

OnDelights → Inrichting → Demogegevens. Zaait realistische bedrijvigheid op de behandelaren en diensten die al in uw database staan, en haalt die daarna weer weg. Gebruik het voor scholing, voor demonstraties, en om te zien hoe een pagina eruitziet met iets erop.

Zaai nooit demogegevens in een levend systeem met echte cliëntdossiers. Gebruik een aparte omgeving.

Wat een volledige ronde achterlaat#

Honderd verzonnen cliënten, die elk een hele weg afleggen voordat de volgende begint: een tot drie diensten kopen, ze boeken, er een paar houden, er een zo laat annuleren dat er kosten bij komen, en daarna waarderingen, volgers, beoordelingen, gesprekken, vragen en een ondersteuningsticket achterlaten. Ongeveer de helft van de sessies is in een ruimte en de helft online, zonder een dubbel geboekte behandelaar of ruimte.

Het inhoudelijke werk dat op die sessies volgt, wordt ook gezaaid, zodat de inhoudelijke pagina's niet leeg zijn: een episode met een behandelplan, doelen en een evaluatie; een programma in Monitoring van doelen dat enkele weken terug gedateerd is met invoeringen die er al op staan; sessieaantekeningen; een terugroep. Een paar cliënten krijgen ook een groepssessie en een verzoek om de episode van een collega te lezen, dat onbeslist blijft zodat er iets in de wachtrij staat. Elke vijfde cliënt gaat een lidmaatschap aan, en de ronde eindigt met het geld — creditnota's, de wachtrij voor betalingen buiten het systeem om met bij elke fase een bestelling, een uitbetalingsronde, en identiteitscontroles die nog op beoordeling wachten.

Invoeringen op een programma worden als de cliënt vastgelegd, via dezelfde pagina die een cliënt gebruikt, en sommige vensters blijven met opzet open — een programma dat volmaakte therapietrouw toont, laat u nooit zien hoe een openstaande invoering eruitziet.

Wat het aan uw aanbod toevoegt#

Het verkoopt wat u al hebt en verzint geen behandelaren of diensten, met één uitzondering die het niet kan vermijden: een demo van lidmaatschappen heeft plannen nodig om te verkopen. De ronde maakt drie plannen aan met de naam [DEMO] en één dienst alleen voor leden per deelnemende behandelaar.

Die plannen zijn gepubliceerd, dus ze staan in uw winkel naast de echte, tot de ronde gewist wordt. Op een demonstratiesite is dat precies de bedoeling; overal waar een klant het kan zien, wist u het zodra u klaar bent.

Hem voor genoemde mensen draaien#

Demo voor gekozen behandelaren / gebruikers beantwoordt « toon mij deze behandelaar met deze cliënt », en dat doet de volledige ronde niet. Noem de behandelaren en alleen hun diensten worden verkocht; noem bestaande accounts en de weg wordt voor die accounts afgelegd in plaats van voor verzonnen accounts.

Een genoemd account is een echt mens. Het wordt nooit als demogegeven aangemerkt en een wissing verwijdert het nooit — alleen de bestellingen, sessies en bedrijvigheid die ervoor aangemaakt zijn. Het inhoudelijke dossier blijft helemaal ongemoeid: episodes en plannen worden alleen voor verzonnen cliënten gezaaid, omdat een episode die bij de eerste sessie van een echte cliënt geopend wordt, diens werkelijke dossier kan zijn.

Wissen, en het ene ding dat een wissing niet kan verwijderen#

Elke regel die een ronde aanmaakt, wordt bij het aanmaken geregistreerd, en de wissing werkt vanuit dat register in plaats van te gokken. Beveiligde documenten zijn de uitzondering: dit platform ruimt een document op door de inhoud te vernietigen en de vastlegging dat het bestaan heeft te bewaren (§15), en een wissing eert dat. Wat achterblijft is een versnipperde stomp, geen leesbaar dossier.

Een ronde werkt in korte stappen op de achtergrond, zodat een grote ronde de browser niet blokkeert. Open de ronde om mee te kijken, en gebruik Nu verwerken of Hervatten als het lijkt vast te lopen.

Democliënten melden zich aan als [email protected] (enzovoort) met het wachtwoord

19.4 Bedrijfsgegevens verwijderen#

OnDelights → Inrichting → Bedrijfsgegevens verwijderen (alleen voor beheerders van Instellingen).

Gebruik dit wanneer een demo- of testbedrijf zijn handelsgeschiedenis kwijt moet: facturen, betalingen, diverse boekingsposten, sessietegoeden, boekingen, de verkooporders erachter, en de berichtensporen en Discuss-logboeken die aan die dossiers hangen.

Het verwijdert geen dagboeken, het rekeningschema, producten, behandelaren of contacten. Typ REMOVE in het vak nadat u de voorbeeldaantallen nagekeken hebt. Dit valt niet terug te draaien. Maak liever eerst een reservekopie van de database. Wilt u alleen een wisbare demozaai weghalen, gebruik dan de wizard voor demogegevens (§19.3).

19.5 Instellingen die het kennen waard zijn#

20Problemen oplossen#

Waar dit hoofdstuk over gaat — een tabel van probleem naar rapport.

Waarom het uitmaakt — bijna elke vraag die u krijgt, heeft één rapport dat haar afdoende beantwoordt in plaats van met een mening.

Wat u ziet — de veelvoorkomende problemen, en welk rapport of scherm elk ervan beslecht.

21Snelzoeker#

Waar dit hoofdstuk over gaat — de samenvatting van één pagina.

Waarom het uitmaakt — voor de dagelijkse routine, en voor de controles die het waard zijn om te draaien voordat u handelt in plaats van erna.

Wat u ziet — de dagelijkse vijftien minuten, en een tabel « voordat u dit doet, draait u dat ».

De dagelijkse vijftien minuten#

1. Het gezondheidsdashboard — elk aantal boven nul.
2. Vastgelopen sessies — werk ze weg.
3. De agenda's van vandaag — botsingen en gaten.
4. De moderatiewachtrij.

Voordat u deze dingen doet, draait u dit rapport#

Waar de dingen staan#

Uitgangspunten die het onthouden waard zijn#

• Een leeg rapport is de goede uitkomst. Deze lijsten zijn takenlijsten, geen cijfers.
• Vastgelopen sessies eerst. Alles verderop hangt ervan af dat de vastlegging waar is.
• Gereedheid vóór betaling, elke cyclus, zonder uitzondering.
• Noem nooit een prestatiegetal waar u niet naar de sessies erachter doorgeklikt hebt.
• Uw functietitel geeft geen toegang tot dossiers — en dat beschermt uw cliënten, en u.
• Herstel het in concept. Een gefactureerde uitbetalingsronde verbeteren kost vele malen meer dan haar op tijd afvangen.

22Bijlage — de backoffice, gebied voor gebied#

Waar dit hoofdstuk over gaat — de volledige inhoudsopgave van de backoffice.

Waarom het uitmaakt — om wat u dagelijks gebruikt als bladwijzer te zetten, en om een scherm te vinden dat deze handleiding niet genoemd heeft.

Wat u ziet — elk gebied met zijn menupad en zijn rechtstreekse adres, gegroepeerd zoals het werk werkelijk uiteenvalt.

Alles wat een beheerder kan bereiken, gegroepeerd zoals het werk werkelijk uiteenvalt. De menupaden zijn wat u aanklikt; de adreskolom is wat u als bladwijzer kunt zetten of in een browser kunt plakken.

Adressen in de backoffice hebben de vorm /odoo/action-<module>.<actie>. Zet uw platformadres ervoor.

22.1 Mensen en wat zij verkopen#

22.2 Roosteren#

22.3 Tegoeden, beleid en controlespoor#

22.4 Behandelaren betalen#

De contracten zelf wonen op het personeelsdossier, als een gedateerde versiegeschiedenis (§13.1).

22.5 Vertrouwen, dossiers en ondersteuning#

22.6 Inhoud en gemeenschap#

22.7 Meldingen en inrichting#

22.8 De gewone bedrijfstoepassingen#

Het Platform rust op een volledig bedrijfssysteem, dus deze toepassingen zijn er naast alles hierboven en werken op dezelfde klanten en bestellingen:

Een opmerking bij deze bijlage. Ze somt op wat er bestaat, niet wat u dagelijks zou moeten aanraken. Het dagelijkse werk staat in §2, en het speelt zich vrijwel geheel in het portaal af. Kom hier wanneer u iets moet inrichten of een dossier moet vinden dat het portaal niet toont.

Menunamen verschillen licht per praktijk, afhankelijk van welke functies aanstaan. Komt iets hieruit niet overeen met wat u ziet, overleg dan met uw systeembeheerder.