Yhdistynyt kuningaskunta · UK GDPR · Data Protection Act 2018 · NHS Code of Practice 2021
UK GDPR, vakavan haitan testi ja NHS:n aikataulu.
Euroopan unionista lähdettyään Yhdistynyt kuningaskunta piti GDPR:n lähes muuttumattomana ja kutsuu sitä nimellä UK GDPR. Suurin osa siitä, mikä tässä pätee, on siis sama kuin EU:ssa, ja GDPR-sivu kattaa sen yhteisen maaperän: käsittelyn perusteen, tiedonsaannin, poiston, siirrettävyyden ja hallintoasiakirjat.
Tämä sivu kattaa sen, mikä on toisin. Data Protection Act 2018 lisää terveydenhuoltoon erikoistuneita sääntöjä, joita EU-asetuksessa ei ole, NHS asettaa säilytysajat, jotka EU jättää kunkin maan päätettäväksi, ja kuolleiden ihmisten tietueisiin on oikeus, johon GDPR ei yllä lainkaan. Mielenterveyspalvelulle nuo erot eivät ole pieniä.
Tietueen pidättäminen ihmiseltä, jota se koskee
Data Protection Act 2018:n liitteen 3 osa 2 sallii terveystietojen pidättämisen ihmisen omasta tiedonsaantipyynnöstä siltä osin kuin niiden luovuttaminen todennäköisesti aiheuttaisi vakavaa haittaa kenen tahansa fyysiselle tai psyykkiselle terveydelle. Mielenterveyspalvelussa tämä on lähin vastine sille, mitä Yhdysvalloissa on psykoterapiamuistiinpanojen poikkeus, ja sitä käytetään todellisista syistä: tietue, joka nimeää vaarassa olevan kolmannen, tai sellainen, jonka luovuttaminen väärällä hetkellä vahingoittaisi ihmistä itseään.
Se on myös vakava valta, ja säädös on menettelyllisesti tiukka sen suhteen. Lausunnon on tultava asianmukaiselta terveydenhuollon ammattilaiselta, joka osallistuu tuon ihmisen hoitoon, ja se on täytynyt antaa edeltävän kuuden kuukauden aikana. Rastiruutuna rakennettuna siitä tulee merkintä, jonka joku asetti vuonna 2023 ja jota kukaan ei ole sen jälkeen katsonut. Siksi se on rakennettu työnkuluksi, joka vanhenee itsestään.
Mitä järjestelmä vaatii
Ennen kuin päätöstä voi olla lainkaan olemassa
- Nimetty ammattilainenPäätös kirjaa, kuka sen teki, ei vain sitä että se tehtiin.
- Voimassa oleva hoitosuhdeVain se, jolla on elävä suhde tuohon ihmiseen, voi tehdä päätöksen. Järjestelmä tarkistaa tämän eikä luota siihen.
- Perustelut omin sanoinEi pudotusvalikkoa. Ammattilainen kirjoittaa miksi, ja se teksti on kirjaus.
- Ne tietyt asiakirjatPäätös kattaa nimetyt asiakirjat, ei koko kansiota eikä koko ihmistä.
Mitä järjestelmä tekee sen jälkeen
Ja juuri siinä rastiruutu epäonnistuisi
- Se vanhenee kuuden kuukauden kuluttuaAutomaattisesti, vastaten säädöksen omaa kuuden kuukauden ikkunaa ammattilaisen lausunnolle. Mikään ei riipu siitä, että joku muistaa.
- Se ilmestyy ensin katselmointijonoonAjastettu työ nostaa esiin vanhenemassa olevat päätökset, jotta yhä pätevä voidaan uusia harkiten.
- Poistaminen palauttaa aiemman merkinnänEi « tavallista ». Asiakirja, joka oli arkaluonteinen ennen päätöstä, on arkaluonteinen myös sen jälkeen eikä laske hiljaa alemmas.
- Hoitotiimi näkee asiakirjan edelleenPidättäminen kohdistuu ihmiseen, ei häntä hoitaviin kliinikoihin. Juuri siinä on pidättämisen mieli poistamisen sijaan.
- Lokitus kirjaa sen omana tapahtumanaanNiin historia näyttää, mitä pidätettiin, keneltä, milloin ja kenen päätöksellä.
Yleisin epäonnistuminen pidättämisessä ei ole väärän päätöksen tekeminen. Se on oikean päätöksen tekeminen ja sen jälkeen siihen palaamatta jättäminen, jolloin aineisto pysyy piilossa ihmiseltä vuosia sen jälkeen, kun syy on kadonnut. Säädöksen kuuden kuukauden ikkuna on olemassa juuri sen estämiseksi, ja järjestelmä, joka tallentaa päätöksen pysyvänä merkintänä, kumoaa sen hiljaa. Oletusarvoinen vanheneminen panee taakan rajoituksen uusimiselle eikä sen muistamiselle, että rajoitus pitäisi poistaa.
Kuinka kauan tietueita pidetään, ja mistä ajanjaksot lasketaan
NHS Records Management Code of Practice 2021 asettaa terveystietojen säilytysajat. Se sitoo NHS:n organisaatioita ja palveluja, jotka on sopimuksin valtuutettu tuottamaan NHS-hoitoa. Yksityinen vastaanotto asettaa oman linjauksensa — mutta NHS:n aikataulun omaksuminen on turvallinen oletus, koska säilytysajan lyhentäminen myöhemmin on mutkatonta ja sen huomaaminen, että olette hävittäneet jotakin mitä tarvitsitte, ei ole.
Alla olevat neljä sääntöä toimitetaan datana, käyttövalmiina. Kukin lasketaan tallennetusta ankkuripäivästä, ja juuri sen useimmat säilytysaikataulut saavat väärin: vuosina ilmaistu jakso on merkityksetön ilman jotakin, mistä laskea, ja « siitä kun kansio luotiin » on lähes koskaan väärä vastaus.
| Tietueen tyyppi | Jakso | Mistä lasketaan, ja miksi |
|---|---|---|
| Mielenterveyden tietueet | 20 vuotta | Viimeisestä yhteydestä palveluun. Tämä on hankkeen pisin jakso, ja juuri sen ympärille säilytyskoneisto suunniteltiin — järjestelmä, joka ei osaa pitää tietuetta oikein kahtakymmentä vuotta, ei kelpaa mielenterveysvastaanotolle lainkaan. |
| Kuoleman jälkeen | 10 vuotta | Kuolinpäivästä. Juuri siksi kuolinpäivä tallennetaan omana säilytyksen ankkurinaan eikä käsitellä suhteen päättymisenä. |
| Aikuisten yleiset tietueet | 8 vuotta | Viimeisestä yhteydestä. Koskee sitä muuta kuin mielenterveyteen liittyvää aineistoa, jota vastaanotolle kertyy potilaskansion rinnalle. |
| Lasten tietueet | 25 vuoden ikään | Syntymäpäivästä, ja juuri siksi myös syntymäpäivä on ankkuri. Jaksoa, joka päättyy syntymäpäivään, ei voi laskea mistään muusta. |
Tuon tietueen salausavain tuhotaan — suojattujen asiakirjojen sivu kattaa mekanismin ja sen rajat. Sisällöstä tulee pysyvästi lukukelvotonta, kun taas tyhjä kuori ja lokitiedot jäävät, joten voitte osoittaa, että tietue oli olemassa ja että se hävitettiin aikataulussa. Mitään ei tuhota niin kauan kuin oikeudellinen säilytysmääräys on voimassa. Ja koska hävittäminen kulkee ajastettuna työnä, jonkun on varmistettava, että se yhä käy — säilytystyö, joka pysähtyy hiljaa, on ongelma, joka nousee pintaan vasta tarkastuksessa.
Oikeus, johon GDPR ei yllä
GDPR suojaa eläviä ihmisiä. Se ei sano mitään kuolleen ihmisen tietueista, mikä jättää aukon, jonka Yhdistynyt kuningaskunta täyttää omalla lainsäädännöllään. Access to Health Records Act 1990 sallii vainajan henkilökohtaisen edustajan tai sellaisen, jolla on kuolemasta johtuva vaade, pyytää hänen tietueitaan.
Se on aidosti eri laatuinen pyyntö, ja sen käsitteleminen tavanomaisena tiedonsaantipyyntönä synnyttää todellisen riskin. Hakija ei ole rekisteröity. Hänen oikeutensa nojaa asemaan — pesänhoitajuuteen tai vaateeseen — ja se asema on selvitettävä ja kirjattava eikä oletettava siitä, että hän on perhettä. Sisarus ei ole automaattisesti oikeutettu; pesänhoitaja on.
| Näkökohta | Tila | Miten se hoidetaan |
|---|---|---|
| Oma pyyntölajinsa | ✓ | Kirjataan omana pyyntötyyppinään eikä taiteta rekisteröidyn tiedonsaantireittiin, koska hakija, oikeus ja epäämisen perusteet ovat kaikki toiset. |
| Hakijan asema | ✓ | Kirjataan pyynnölle. Kuka kysyy, ja millä perusteella hän on oikeutettu kysymään. |
| Kuolinpäivä säilytyksen ankkurina | ✓ | Tallennetaan, jotta kuolemanjälkeinen kymmenen vuoden jakso lasketaan eikä arvioida, ja jotta tietue on yhä olemassa, kun pyyntö saapuu vuosia myöhemmin. |
| Epäämisen perusteet | ◐ | Rakennettu: epääminen kirjataan, ja perustelut kirjoitetaan auki ja nimetään.
Mitä jää: säädöksen omia perusteita — aineisto, jonka vainaja odotti pysyvän luottamuksellisena, ja kolmannen tunnistava tieto — ei tarjota erillisinä valittavina vaihtoehtoina. Jonkun on tunnettava perusteet ja kirjoitettava, mikä niistä päti, sen sijaan että valitsisi sen listalta niin kuin HIPAA-epäämisessä voi. |
Periaate, joka sanoo että kaiken estäminen on myös epäonnistuminen
Brittiläinen terveystiedon hallinta kulkee Caldicottin periaatteiden varassa, ja niitä valvoo kussakin organisaatiossa Caldicott Guardian. Useimmat niistä ovat sitä mitä odottaisittekin: perustele tarkoitus, käytä vain välttämätön, pääsy tiedontarpeen mukaan, ole tietoinen vastuistasi, noudata lakia.
Periaate 7 on se, joka muuttaa järjestelmäsuunnittelua. Se sanoo, että velvollisuus jakaa tietoa voi olla yhtä tärkeä kuin velvollisuus suojata potilaan luottamuksellisuutta. Järjestelmä, joka on rakennettu vain kieltämään, ei ole turvallinen järjestelmä — se on järjestelmä, jossa kriisiä kello kahdelta aamuyöllä kohtaava kliinikko ei ylety siihen mitä tarvitsee, ja jossa kiertotieksi tulee puhelinsoitto ja paperilappu, jota kukaan ei lokita.
Juuri se periaate on syy siihen, että hätäkäyttö on tämän alustan suunniteltu ominaisuus eikä siihen jätetty reikä. Kliinikko voi aidossa hätätilanteessa ylettyä tietueeseen, johon hänellä ei ole suhdetta, avaamalla hätäkäyttöistunnon. Se kirjataan tapahtumana ja katselmoidaan jälkikäteen. Pääsy on olemassa; sen käyttö ei ole koskaan hiljaista. Nuo kaksi ominaisuutta yhdessä tekevät siitä puolustettavan sekä periaatteen 7 että UK GDPR:n nojalla samaan aikaan.
Mitä brittiläisellä puolella ei ole rakennettu
Brittiläinen moduuli on kolmesta pienin, koska suurin osa siitä mitä UK tarvitsee peritään GDPR:stä. Se tarkoittaa, että sen jäljellä olevat puutteet ovat enimmäkseen nimenomaan brittiläisiä.
Yhä auki
- Access to Health Records Actin epäämisperusteet ovat vapaata tekstiä. Säädöksellä on omat perusteensa epäämiselle — aineisto, jonka vainaja odotti pysyvän luottamuksellisena, ja kolmannen tunnistava tieto. Epääminen ja sen perustelut kirjataan, mutta noita perusteita ei ole mallinnettu erillisiksi valittaviksi vaihtoehdoiksi.
- Ei tietuetta Caldicott Guardianille. Rooli vaaditaan NHS:n organisaatioissa ja sitä odotetaan NHS-hoitoa tuottavilta palveluilta. Yhdysvaltain tietoturvavastaavalla ja tietosuojavastaavalla on järjestelmässä nimitykset; Caldicott Guardianilla ei, joten nimitys elää sen ulkopuolella.
- National Data Opt-Outia ei ole toteutettu. Jos käytätte tietoja muuhun kuin suoraan hoitoon, potilaat voivat kieltäytyä siitä käytöstä valtakunnallisesti, ja sen kunnioittaminen on vaatimus NHS:n suuntaan toimiville palveluille. Mikään tuotteessa ei seuraa eikä sovella sitä.
- Data Security and Protection Toolkit on rajauksen ulkopuolella. NHS:n suuntaan toimivat organisaatiot täyttävät sen vuosittain. Se arvioi teidän organisaatiotanne eikä tätä ohjelmistoa, eikä mikään tuotteen osa kanna sitä.
- Salattuja asiakirjoja ei voi hakea sisällön perusteella. Suora seuraus salauksesta. Asiakirjat löytyvät kohteen, tyypin ja päivämäärän avulla.
Rakennettu, mutta vain sen arvoinen mitä sillä teette
- Pidätyspäätösten katselmointijonoa on työstettävä. Päätökset nousevat esiin ennen kuin ne vanhenevat, jotta yhä pätevä voidaan uusia harkiten. Jos kukaan ei lue jonoa, pätevät päätökset raukeavat ja näkyviin tulee aineistoa, jonka kliinikko katsoi ettei pitäisi.
- Hätäkäytön kirjaukset on katselmoitava. Jokainen hätäkäyttö kirjataan. Kontrolli on katselmointi, ei kirjaaminen.
- Säilytyksen käynnissäolo on varmistettava. NHS:n jaksot toimitetaan datana, ja hävittäminen kulkee ajastuksella. Säilytystyö, joka pysähtyy hiljaa, on hallinnon epäonnistuminen, joka paljastuu vasta tarkastuksessa vuosien päästä.
Mikä jää organisaatiollenne
Ei oikeudellista neuvontaa, eikä mitään tuotetta ole sertifioitu
ICO ei sertifioi ohjelmistoa UK GDPR:n mukaiseksi. Tämä sivu kuvaa ne tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, jotka alusta tarjoaa. Vahvistakaa jokainen kohta brittiläisellä juristilla tai tiedonhallinnan vastuuhenkilöllänne ennen kuin se päätyy sopimukseen.
- Te olette rekisterinpitäjä. Käsittelyn tarkoitukset ja keinot ovat teidän päätettävissänne.
- Tietojenkäsittelysopimukset jokaisen liittämänne käsittelijän kanssa, ja niiden mukana tulevat alikäsittelijäehdot.
- Caldicott Guardianin ja, missä vaaditaan, tietosuojavastaavan nimittäminen, ja sen julkaiseminen, miten ihmiset tavoittavat heidät.
- Oman säilytyslinjauksenne päättäminen jos olette yksityinen vastaanotto. NHS:n aikataulun omaksuminen on puolustettava oletus, mutta se on päätös, jonka teette ja kirjaatte.
- Data Security and Protection Toolkitin täyttäminen jos tuotatte NHS-hoitoa.
- Kuka saa hoitosuhteen, ja sen takana oleva koulutus ja ohjaus.
- Hätäkäytön katselmointi. Järjestelmä kirjaa jokaisen hätäkäytön. Jonkun on luettava nuo kirjaukset ja toimittava sen mukaan, mitä ne näyttävät.
- Ajastettujen töiden vahtiminen, mukaan lukien säilytysajot ja pidätyspäätösten katselmointijono. Työ, joka pysähtyy hiljaa, on hallinnon epäonnistuminen, joka paljastuu vasta myöhemmin.
UK GDPR on GDPR, joten eurooppalaisella sivulla kuvattu käsittelyn peruste, tiedonsaanti, poisto, siirrettävyys ja hallintotyö pätevät täällä muuttumattomina. Niiden päälle vakavan haitan testi on rakennettu työnkuluksi, joka vaatii nimetyn ammattilaisen, jolla on voimassa oleva hoitosuhde, kirjaa hänen perustelunsa, nousee esiin katselmointiin ja vanhenee itsestään kuudessa kuukaudessa. NHS:n säilytysaikataulu toimitetaan datana, mukaan lukien se kahdenkymmenen vuoden mielenterveyden jakso, jonka ympärille säilytyskoneisto suunniteltiin. Kuolleiden tietueet hoidetaan omana pyyntölajinaan, koska hakija ei ole rekisteröity, ja loukkausilmoitus ICO:lle kulkee yhteisellä loukkaustietueella. Puuttumaan jäävät säädöksen omat epäämisperusteet valittavina vaihtoehtoina, tietue Caldicott Guardianin nimitykselle ja National Data Opt-Out.