Canada · PIPEDA · PHIPA · HIA · PHIA · Legge 25 e Legge 5 del Québec · ordini professionali

Il Canada non ha HIPAA. Ha una legge federale, una legge sanitaria provinciale dove esercitate, e un ordine professionale sopra entrambe.

Nessuno, nella sanità canadese, è regolato da una sola legge. Uno studio di psicoterapia a Toronto risponde alla PHIPA e al commissario all'informazione e alla privacy dell'Ontario. Lo stesso studio a Calgary risponde alla legge albertana HIA. A Vancouver è la PIPA e l'OIPC. A Montréal sono la Legge 25 e la Legge 5, in francese. E in ognuno di quei posti l'ordine professionale aggiunge regole di tenuta dei fascicoli di cui la legge sulla privacy non parla mai.

Questa pagina percorre ciò che si applica, in parole ordinarie, e dice per ogni obbligo quale parte il software già assolva, quale parte sia un numero che fissate voi, e quale parte manchi e perché. La sezione su ciò che non possiamo fare non è in caratteri piccoli in fondo — è la sezione 09, e in Canada è quella che decide la maggior parte delle trattative prima ancora che si parli di privacy.

Titolari di clinica e responsabili di studio Gestori di studio Responsabili della privacy e persone di contatto Gruppi, operatori di cure virtuali e di PAD

10+3province e territori 4leggi sanitarie ritenute sostanzialmente simili 30 giorniper rispondere a una richiesta di accesso 24 mesidi registrazioni delle violazioni sotto PIPEDA 0richieste provinciali che possiamo presentare

Quale corpo di regole vi vincola La mappa, provincia per provincia I dieci principi di PIPEDA L'Ontario in dettaglio Il lockbox Per quanto tempo si conservano i fascicoli Due orologi per le violazioni Dove risiedono i dati Che cosa non possiamo fare Québec Lingua e accessibilità CASL e il lato marketing Dove siamo più forti Che cosa resta a voi

01 — Orientamento

Quattro corpi di regole, e quello che vi vincola dipende dal vostro codice postale

L'errore più comune in una conversazione su un software in Canada è chiedere « siete conformi a HIPAA? ». HIPAA è legge americana e non si applica affatto a una clinica canadese. Ciò che si applica è una pila, e la cima della pila cambia quando si attraversa un confine provinciale.

Federale · PIPEDA

Il regime predefinito, e il pavimento

Il Personal Information Protection and Electronic Documents Act governa i dati personali raccolti nel corso di un'attività commerciale, e porta dieci principi di corretta gestione dell'informazione nel suo allegato 1 — responsabilità, individuazione delle finalità, consenso, limitazione della raccolta, limitazione dell'uso e della conservazione, esattezza, misure di sicurezza, trasparenza, accesso individuale e possibilità di contestare la conformità.

Quello che si capisce di traverso: PIPEDA si applica salvo che una legge provinciale sia stata dichiarata sostanzialmente simile per quell'attività. È una rete, non un'esenzione — in una provincia senza una propria legge sanitaria, PIPEDA è l'intero corpo di regole. Sezione 03.

Leggi sanitarie provinciali

Il corpo di regole che di solito vi governa davvero

La PHIPAdell'Ontario, la HIAdell'Alberta, la HIPAdel Saskatchewan, la PHIAdel Manitoba, la PHIPAAdel New Brunswick, la PHIAdella Nova Scotia e di Terranova e Labrador, la HIAdell'Isola del Principe Edoardo. Non sono leggi sulla privacy con un capitolo sanitario — sono leggi sull'informazione sanitaria, scritte attorno a un custodian.

Perché conta: portano obblighi che PIPEDA non ha affatto — il cerchio di cura, il lockbox, l'obbligo di registrare ogni accesso a un fascicolo elettronico, e una segnalazione al commissario provinciale. Sezione 04.

Ordini professionali

La tenuta dei fascicoli, e non è nella legge

Per quanto tempo conservate un fascicolo, che cosa deve contenere e che cosa succede quando chiudete lo studio sono fissati dal vostro ordine — il CPSO, il CPSA, il CPSBC, il CRPO, l'ordine provinciale degli psicologi, degli assistenti sociali, degli infermieri. Variano da provincia a provincia e da professione a professione.

Perché conta: il periodo di conservazione nel vostro contratto non è quasi mai un numero preso dalla legge sulla privacy. La Columbia Britannica sta a 16 anni dall'ultima annotazione; l'Alberta a 10. Entrambe sono date calcolate, non digitate. Sezione 06.

Il binario di fatturazione provinciale

OHIP, MSP, AHCIP, e gli altri

Le prestazioni assicurate si fatturano a un piano provinciale — OHIP in Ontario, MSP tramite Teleplan nella Columbia Britannica, AHCIP in Alberta — ciascuno con il proprio formato di trasmissione, il proprio processo di conformità per i fornitori e il proprio ciclo di riconciliazione.

Perché conta: su nessuno di essi siamo presenti. È un confine, non un arretrato, e la sezione 09 dice esattamente dove fa male e dove non ne fa.

La versione breve, per chi sta decidendo se proseguire

Se gestite uno studio privato, con assicurazione integrativa, PAD, finanziato dal datore di lavoro o di cure virtuali — psicoterapia, counselling, psicologia, la maggior parte delle professioni sanitarie affini — ogni obbligo di questa pagina è uno che possiamo soddisfare o superare, e qui l'argomento della privacy è insolitamente forte perché il software gira sulla vostra infrastruttura, quindi la questione transfrontaliera non si pone mai. Se fatturare una prestazione assicurata a un piano provinciale è il vostro modello di ricavo, leggete prima la sezione 09: non possiamo presentare quella richiesta, e nessuna quantità di architettura della privacy lo cambia.

02 — La mappa

Quale legge, e quale commissario, secondo dove esercitate

Leggete la vostra riga e ignorate il resto. La colonna di destra è l'ufficio che riceverebbe un reclamo su di voi e — nella maggior parte di queste province — una segnalazione di violazione.

Due cose che questa tabella deliberatamente non fa. Non vi dice se il vostro studio in particolare sia un « custodian » o un « trustee » secondo la vostra legge; dipende dalla vostra professione e da come siete organizzati, ed è una domanda per un legale. E non elenca il vostro ordine, perché l'ordine dipende dalla professione anziché dalla provincia.

Dove esercitate	La legge sull'informazione sanitaria	Chi la vigila
Ontario	Personal Health Information Protection Act, 2004 (PHIPA), con il Reg. Ont. 329/04	Commissario all'informazione e alla privacy dell'Ontario
Alberta	Health Information Act (HIA); la PIPA albertana per il resto del settore privato	Ufficio del commissario all'informazione e alla privacy dell'Alberta
Columbia Britannica	Nessuna legge sanitaria separata per il settore privato — Personal Information Protection Act (PIPA)	Ufficio del commissario all'informazione e alla privacy della Columbia Britannica
Saskatchewan	Health Information Protection Act (HIPA)	Commissario all'informazione e alla privacy del Saskatchewan
Manitoba	Personal Health Information Act (PHIA)	Difensore civico del Manitoba
Québec	Legge 25 (settore privato), e Legge 5 — la legge sull'informazione sanitaria e dei servizi sociali	Commission d'accès à l'information
New Brunswick	Personal Health Information Privacy and Access Act (PHIPAA)	Difensore civico del N.B. / Commissario all'accesso all'informazione e alla privacy
Nova Scotia	Personal Health Information Act (PHIA)	Ufficio del commissario all'informazione e alla privacy della Nova Scotia
Terranova e Labrador	Personal Health Information Act (PHIA)	Ufficio del commissario all'informazione e alla privacy
Isola del Principe Edoardo	Health Information Act (HIA)	Commissario all'informazione e alla privacy dell'I.P.E.
Yukon, Territori del Nord-Ovest, Nunavut	Legislazione territoriale sull'informazione sanitaria dove è stata adottata; altrimenti PIPEDA per l'attività commerciale	Commissario territoriale e/o il CPVP
Ovunque, per dati che attraversano un confine	PIPEDA governa i dati personali che si spostano fra province o fuori dal Canada nel corso di un'attività commerciale	Ufficio del commissario alla privacy del Canada

« Sostanzialmente simile » è una parola più stretta di quanto sembri

Il governo federale ha dichiarato una manciata di leggi sanitarie provinciali sostanzialmente simili a PIPEDA per i dati sanitari detenuti da custodian — Ontario, New Brunswick, Nova Scotia e Terranova e Labrador — e il Québec, la Columbia Britannica e l'Alberta per le loro leggi generali sul settore privato in materia di attività commerciale. La HIA dell'Alberta non è in quell'elenco, il che non la rende più debole; rende il rapporto fra HIA e PIPEDA una domanda da porre a un legale anziché da dare per scontata.

Che cosa vuol dire in pratica: PIPEDA non smette mai di contare. Anche in Ontario, nel momento in cui dei dati attraversano un confine provinciale o escono dal paese nel corso di un'attività commerciale, la legge federale entra in gioco accanto a quella provinciale.

03 — PIPEDA

I dieci principi, e che cosa fa il software per ciascuno

L'allegato 1 di PIPEDA è il codice modello della Canadian Standards Association, scritto come dieci principi. Sono obblighi che gravano sulla vostra organizzazione, non sul vostro software — ma otto dei dieci sono obblighi che un sistema o sostiene o rende silenziosamente impossibili.

Leggete la colonna dello stato, non solo il contrassegno. Uno di questi è un parziale onesto e quattro sono « il meccanismo è nostro, le parole sono vostre ». Sono contrassegnati come tali.

✓CostruitoNella piattaforma oggi, e dimostrabile su un sistema in funzione. ⚙Costruito — il valore lo fissate voiIl meccanismo esiste; il numero, le parole o la politica sono vostri. Non è una mancanza. ◐Costruito in parteManca davvero qualcosa. La colonna di destra dice esattamente che cosa. §Il principio chiede menoNon manca nulla. L'obbligo è organizzativo, oppure la legge arriva allo stesso punto per un'altra via. ✗Non costruitoAssente, e non a un'impostazione di distanza. La sezione 09 è dove stanno.

Principio	Stato	Che cosa chiede, e che cosa succede qui
1 · Responsabilità	⚙	Un'organizzazione è responsabile dei dati sotto il proprio controllo e deve designare qualcuno responsabile della conformità. Il registro delle designazioni è costruito — ruoli nominati portano persone nominate e date di efficacia, e la registrazione non cambia di mano in silenzio. Chi designate spetta a voi. Il registro contiene anche gli accordi con chiunque tratti dati per vostro conto, che è la stessa prova che un commissario chiede dopo un incidente.
2 · Individuazione delle finalità	⚙	Le finalità vanno individuate al momento della raccolta o prima. La finalità è un campo memorizzato su ogni comunicazione, non una nota in testo libero, così « perché questo è uscito dallo studio » trova risposta documento per documento anziché essere ricostruito. Le parole che usate al momento della raccolta sono vostre, e stanno nel registro delle politiche.
3 · Consenso	◐	Conoscenza e consenso sono richiesti per la raccolta, l'uso e la comunicazione, salvo dove la legge consenta altrimenti. Il consenso come base per una comunicazione è costruito — una comunicazione registra la propria base, e dove la base è il consenso porta il riferimento all'autorizzazione. Ciò che manca è il lato della revoca come oggetto di primo rango: un'istruzione del paziente che limiti un fascicolo preciso per un uso preciso, posata sul fascicolo stesso e fatta valere al momento della lettura. È il lockbox, ed è la sezione 05.
4 · Limitazione della raccolta	§	Raccogliete solo ciò che è necessario. Nessun software può limitare ciò che un clinico sceglie di chiedere, e un sistema che lo pretendesse starebbe vendendo fumo. Quello che la piattaforma fa è rendere i moduli definibili da voi, così che la versione più corta di un modulo sia una configurazione anziché una modifica al codice.
5 · Limitazione di uso, comunicazione e conservazione	✓	È il principio attorno a cui l'architettura è stata costruita. L'accesso segue la relazione di cura : un documento clinico è leggibile da chi ha una relazione di cura in corso con quel paziente, e la relazione porta una data di inizio, una data di fine e un periodo di grazia, così l'accesso finisce da sé anziché quando qualcuno si ricorda di toglierlo. Ogni comunicazione è una registrazione con un destinatario, una finalità e una base. La conservazione è un motore, non una convenzione di archiviazione — sezione 06.
6 · Esattezza	✓	I dati devono essere esatti, completi e aggiornati per quanto necessario. La correzione è una richiesta di primo rango con un responsabile e un orologio, e un documento corretto conserva la versione precedente anziché sovrascriverla — che è ciò che vi permette di mostrare che cosa è stato corretto e quando, non soltanto che adesso è giusto.
7 · Misure di sicurezza	✓	Una sicurezza proporzionata alla sensibilità dei dati. I documenti clinici sono cifrati con una chiave dati per versione, avvolta sotto una chiave che non sta nel database; ogni lettura è registrata in una pista in sola aggiunta, concatenata per impronte così una voce cancellata o modificata spezza la catena ed è visibile; l'accesso di emergenza è una rottura del vetro deliberata che deposita la propria registrazione. L'analisi dei rischi, la formazione del personale e i registri delle sanzioni che un commissario chiede dopo un incidente fanno parte dello stesso sistema anziché di un raccoglitore.
8 · Trasparenza	⚙	Politiche e prassi devono essere facilmente accessibili. Il registro delle politiche è costruito : le politiche sono versionate, ogni versione conserva le proprie date di efficacia, e le versioni superate non vengono sovrascritte — così potete rispondere a « qual era la nostra prassi a marzo dell'anno scorso », che è la forma che la domanda prende davvero. Il testo è vostro.
9 · Accesso individuale	✓	Su richiesta, una persona dev'essere informata dell'esistenza, dell'uso e della comunicazione dei propri dati e deve ottenerne accesso, di regola entro 30 giorni. Le richieste di accesso sono registrazioni di primo rango con una scadenza di legge calcolata dalla richiesta, una proroga registrata a parte così che il fascicolo mostri quanto tempo la proroga abbia davvero comprato, e un campo per forma e formato. La rendicontazione delle comunicazioni è generata dal registro delle comunicazioni anziché assemblata a mano.
10 · Possibilità di contestare la conformità	✓	Una persona dev'essere in grado di contestare la conformità con la persona responsabile. I reclami sulla privacy sono registrazioni di primo rango con un responsabile, un orologio e un esito registrato — non una casella di posta — e si conservano abbastanza a lungo da rispondere a una domanda su un andamento anziché su un singolo incidente.

04 — L'Ontario, in dettaglio

PHIPA, perché è il mercato più grande e il modello più severo

L'Ontario merita di essere letto anche se non esercitate lì. PHIPA è la più esigente fra le leggi sanitarie provinciali sui due punti che il software decide — registrare ogni accesso a un fascicolo elettronico, e il lockbox — così un sistema costruito per soddisfare l'Ontario di regola soddisfa gli altri. Il vocabolario qui sotto è quello dell'Ontario; l'Alberta dice affiliate dove l'Ontario dice agent, il Saskatchewan dice trustee dove l'Ontario dice custodian, e la forma è la stessa.

Una sola definizione decide tutto il vostro insieme di obblighi. A health information custodian è lo studio. Un agent agisce per il custodian. Un electronic service provider fornisce il sistema senza guardare i dati — e dove quel fornitore consente a due o più custodian di condividere dati per via elettronica, diventa un health information network provider, con un elenco preciso di obblighi all'articolo 6(3) del Reg. Ont. 329/04.

Che cosa chiede PHIPA	Stato	Che cosa succede qui
Custodian, agent e poteri	⚙	Un agent può trattare i dati solo nella misura consentita dal custodian. L'autorizzazione all'accesso è una registrazione esplicita e datata che nomina chi possa fare che cosa — così « chi era autorizzato a vedere questo a febbraio » ha una risposta che non dipende dallo stato attuale del sistema. Chi nominate spetta a voi.
Il cerchio di cura — consenso implicito per la prestazione di cure	✓	PHIPA consente ai custodian di presumere il consenso implicito alla condivisione ai fini della prestazione di cure a quel paziente. È esattamente la forma del modello della relazione di cura : le relazioni di trattamento, di supervisione e amministrative sono tipi distinti, ciascuno con una data di inizio, una data di fine e un periodo di grazia, e l'accesso in lettura ne discende anziché essere concesso come ruolo. L'appartenenza al cerchio è quindi un fatto con date sopra, che è ciò che un commissario chiede di vedere.
Il lockbox — istruzione espressa, artt. 20(2) e 37(1)(a)	◐	Genuinamente mancante, ed è la lacuna più grande di questa pagina. Un paziente può istruire un custodian a non condividere parte del proprio fascicolo all'interno del cerchio di cura. Oggi quell'istruzione si può registrare come nota ed essere rispettata dalle persone; non è un oggetto sul fascicolo che il percorso di lettura faccia valere. La sezione 05 espone che cosa comporti costruirlo.
Dire al destinatario che qualcosa è stato trattenuto	◐	Dove un lockbox blocca una comunicazione, il custodian deve dire al custodian ricevente che gli è stato impedito di comunicare tutto ciò che era ragionevolmente necessario — così il destinatario sa che il quadro è incompleto. Quell'avviso fa parte dello stesso pezzo mancante, ed è la metà che si dimentica.
art. 10(1) — prassi informative in essere	⚙	Un custodian deve avere prassi informative conformi alla legge, e una dichiarazione pubblica scritta che le descriva. Il registro versionato delle politiche le contiene; le parole sono vostre.
art. 12(1) — misure ragionevoli di protezione	✓	Cifratura a riposo con chiavi tenute fuori dal database, accesso chiuso per impostazione predefinita e derivato dalle relazioni di cura, un registro degli accessi in sola aggiunta, la rottura del vetro come azione registrata anziché come password condivisa, e un'analisi dei rischi documentata. Sezione 03, principio 7.
art. 12(2) — avvisare l'interessato alla prima occasione ragionevole	✓	La registrazione della violazione porta le persone coinvolte, che cosa era in gioco, se i dati fossero cifrati, se le chiavi siano state compromesse, e la notifica stessa come passaggio con una data — così il fascicolo risponde a « quando gliel'abbiamo detto » anziché a « crediamo di averlo fatto ».
art. 12(3) — segnalare la violazione al commissario	◐	Certe violazioni vanno segnalate all'IPC. La registrazione della violazione esiste e contiene tutto ciò che serve alla segnalazione ; ciò che manca è l'elenco ontariano dei presupposti valutato sulla registrazione, e la segnalazione stessa come documento prodotto. Oggi è una persona che legge la registrazione e compila il modulo dell'IPC. Sezione 07.
Statistiche annuali delle violazioni al commissario	◐	I custodian tracciano le statistiche delle violazioni per anno solare e riportano all'IPC i numeri dell'anno precedente ogni marzo — comprese le violazioni che non hanno mai raggiunto la soglia di segnalazione. Le registrazioni sottostanti esistono e sono classificate; il conteggio annuale non viene prodotto per voi. È un piccolo lavoro, ed è del genere che si dimentica a febbraio — che è l'argomento per costruirlo anziché per ricordarselo.
artt. 52–55 — accesso e correzione	✓	Accesso entro 30 giorni, prorogabile; correzione con diritto di allegare una dichiarazione di disaccordo dove il custodian rifiuti. Entrambe sono richieste di primo rango con date di legge calcolate, e un rifiuto deve registrare il proprio motivo anziché limitarsi a chiudere.
Reg. Ont. 329/04 art. 6(3) — registrazione, su un fascicolo elettronico	✓	I fascicoli tenuti elettronicamente devono conservare una registrazione elettronica di chi abbia consultato che cosa e quando. È il registro degli accessi concatenato per impronte, ed è il documento più utile in un'indagine PHIPA: risponde alla domanda sul curiosare — un membro del personale ha consultato un paziente con cui non aveva alcuna relazione — come interrogazione anziché come deduzione.
Obblighi del fornitore di rete di informazione sanitaria	◐	Se installate la piattaforma in modo che due o più custodian condividano dati attraverso di essa, l'articolo 6(3) aggiunge obblighi: accordi scritti, una valutazione delle minacce e dei rischi e una valutazione d'impatto sulla privacy messe a disposizione dei custodian, una descrizione in linguaggio semplice del servizio, una relazione scritta annuale sugli accessi, e un avviso tempestivo delle violazioni. Le prove sottostanti — l'analisi dei rischi, i registri, le registrazioni delle violazioni — esistono. La dichiarazione di prassi dell'HINP e la relazione annuale no, come documenti. Un'installazione in uno studio singolo non solleva affatto la questione.
Conservazione, trasferimento e distruzione	⚙	I fascicoli vanno conservati, trasferiti e distrutti in modo sicuro. Il motore di conservazione calcola le date di distruzione e la distruzione distrugge la chiave anziché sperare che ogni copia sia stata trovata; i periodi in sé li fissate voi, perché in Canada vengono dal vostro ordine. Sezione 06.

05 — Il lockbox

L'unico concetto canadese che l'architettura ancora non ha

Ogni altra pagina di giurisdizione di questo sito ha una sezione come questa. Ecco quella del Canada, e vale la pena essere precisi, perché è la cosa che un acquirente ontariano ben preparato chiederà.

Che cosa chiede la legge

Un paziente può recintare parte del proprio fascicolo

Sotto PHIPA un paziente può dare l'istruzione espressa che alcuni dei suoi dati non siano usati né comunicati per la prestazione di cure — anche dentro il cerchio di cura, anche a un clinico che altrimenti ne avrebbe diritto. La HIA dell'Alberta arriva a un punto simile attraverso un desiderio espresso. Non è un ritiro dal fascicolo; è una recinzione attorno a una parte di esso.

E c'è un secondo obbligo: quando la recinzione blocca una comunicazione, al destinatario va detto che qualcosa è stato trattenuto — non che cosa, ma che il quadro è incompleto.

Che cosa esiste oggi

Tutto ciò a cui la recinzione si attaccherebbe

I documenti sono indirizzabili e cifrati uno per uno. L'accesso è già derivato al momento della lettura dalla relazione di cura anziché concesso come ruolo statico. Ogni lettura è già registrata. Le comunicazioni portano già una base e una finalità.

Che è proprio il punto: il lockbox non è una ricostruzione. È un oggetto di limitazione sul fascicolo più una verifica in un percorso di lettura che esiste già ed è già l'unica via d'ingresso.

Che cosa comporta costruirlo

Quattro pezzi, nessuno grande

Un'istruzione del paziente con un ambito, una data e un canale registrato; l'applicazione nel percorso di lettura del documento, così da vincolare chiunque chieda; l'avviso di mancata comunicazione come documento generato; e la deroga — perché un lockbox cede davanti a un obbligo di legge, e una deroga deve depositare la propria registrazione come già fa la rottura del vetro.

Sta in un pacchetto canadese, accanto al calendario di conservazione e ai due flussi per le violazioni, nello stesso modo in cui i pacchetti GDPR, britannico e statunitense poggiano sul nucleo condiviso.

Che cosa non sosterremo

Che una nota in un campo sia un lockbox

Oggi uno studio può registrare l'istruzione e rispettarla per disciplina, e molti studi canadesi funzionano esattamente così sul loro sistema attuale. È una risposta vera, ed è ciò che diremmo in una gara.

Non è il nome che gli daremo. Un controllo fatto valere dalle persone non è un controllo fatto valere dal software, e un acquirente a cui si dica il contrario lo scopre durante una revisione dell'IPC.

06 — Conservazione

Il motore è costruito; i numeri canadesi sono vostri, ed ecco perché

In Germania il periodo di conservazione viene dalla legge. Nel Regno Unito viene da un codice di prassi nazionale. In Canada viene dal vostro ordine professionale, il che significa che cambia con la professione oltre che con la provincia — uno psicologo, un medico e uno psicoterapeuta abilitato nello stesso edificio possono stare su tre orologi diversi.

Perciò la piattaforma fornisce il meccanismo e non i numeri, e questa è una scelta deliberata anziché un'omissione.

La forma della regola	Stato	Che cosa significa, e dove il Canada la usa
Un numero fisso di anni dopo l'archiviazione	✓	Il caso semplice — documenti finanziari, moduli di consenso, documenti amministrativi.
Anni dopo l'ultimo contatto	✓	La forma clinica canadese più comune. L'ordine dei medici e chirurghi della Columbia Britannica sta a 16 anni dall'ultima annotazione; quello dell'Alberta a 10 anni dall'ultima data in cui il paziente è stato visto. L'« ultimo contatto » è calcolato dalle relazioni di cura e dall'attività sul fascicolo, non digitato da una persona al momento della chiusura.
Fino alla maggiore età del paziente, più anni	✓	La regola del minore, e quella che i calendari tenuti a mano sbagliano. Gli ordini canadesi estendono comunemente il fascicolo di un minore ben oltre il periodo per gli adulti — la Columbia Britannica fino ai 35 anni, l'Alberta fino a due anni dopo i 18, altri fino ai 21. L'età della maggiore età si imposta per regola, non per sistema, perché varia fra province (18 o 19) e uno studio di gruppo può detenere fascicoli sotto più di una.
Anni dopo il decesso	✓	Decorre dalla data di decesso registrata, e prevale dove la regola dell'ordine dica che si applica il più breve dei due.
Un calendario canadese, fornito come dati	◐	Non fornito. Il pacchetto britannico fornisce il calendario NHS come righe di dati perché c'è un solo calendario nazionale da fornire. Il Canada non ha alcun calendario unico da fornire — così oggi un'installazione canadese inserisce le proprie regole, e preferiamo dirlo piuttosto che far credere che una matrice provincia-professione tenuta da noi sia più sicura di una approvata dal vostro responsabile della privacy.
Blocco legale	✓	Un fascicolo sotto blocco non arriva alla distruzione, qualunque cosa dica la sua regola, e il blocco è a sua volta una registrazione datata con un motivo. In Canada conta più che altrove, perché un'indagine di un ordine professionale può durare più di un periodo di conservazione.
Una distruzione che distrugge davvero	✓	La distruzione distrugge la chiave anziché cancellare righe sperando che ogni backup sia stato raggiunto. La pista di audit del documento sopravvive al documento — che è il verso giusto, perché la prova di aver distrutto correttamente un fascicolo deve sopravvivere al fascicolo.

Che cosa fare in fase di attivazione

Portate alla sessione di configurazione lo standard di conservazione dei fascicoli del vostro ordine — non la legge sulla privacy. Ogni periodo di questa pagina viene da un ordine o da un organismo professionale, e se detenete fascicoli per più di una professione finirete con più di una regola. È normale, è supportato, ed è molto meglio di un unico numero prudente che tiene tutto per 30 anni e trasforma il vostro archivio in una passività.

07 — Quando qualcosa esce

Due orologi, e non sono lo stesso orologio

Una clinica canadese può essere soggetta a un obbligo di segnalazione sia federale sia provinciale per lo stesso incidente, con soglie diverse, destinatari diversi e registrazioni diverse. È qui che la gestione canadese delle violazioni è davvero più difficile dell'equivalente americano o britannico, e vale la pena accompagnarci un acquirente con calma.

Federale · PIPEDA

Rischio reale di danno significativo

Una violazione delle misure di sicurezza va segnalata all' Ufficio del commissario alla privacy del Canada, e le persone coinvolte vanno avvisate, non appena possibile dopo che avete stabilito che crea un rischio reale di danno significativo. Il criterio dipende dalla sensibilità dei dati e dalla probabilità di uso improprio — e i dati sanitari sono all'incirca tanto sensibili quanto la valutazione arrivi a considerare.

E separatamente: dovete conservare una registrazione di ogni violazione delle misure di sicurezza per 24 mesi, che fosse segnalabile o no, e produrre quelle registrazioni al CPVP su richiesta.

Provinciale · PHIPA, Ontario

Avvisare il paziente, segnalare all'IPC, contare l'anno

Tre obblighi distinti. Avvisare l'interessato alla prima occasione ragionevole. Segnalare all' Commissario all'informazione e alla privacy dell'Ontario dove la violazione rientri in una delle circostanze prescritte. E tracciare le statistiche per anno solare e riportare i numeri dell'anno precedente ogni marzo — comprese le violazioni che non hanno mai superato la soglia di segnalazione.

Altre province differiscono. La HIA dell'Alberta porta il proprio obbligo di notifica al commissario e al ministro; diverse altre province hanno il proprio. La vostra riga nella sezione 02 è il punto di partenza.

Che cosa fa la piattaforma

Una registrazione, e le domande scomode poste subito

Una violazione è una registrazione dal momento in cui viene scoperta, che porta quando è avvenuta, quando ne siete venuti a conoscenza, chi l'ha trovata, quali documenti e quali persone fossero coinvolti, e — i due campi che decidono la maggior parte delle valutazioni canadesi — se i dati fossero cifrati e se le chiavi siano state compromesse. Le misure di mitigazione e le notifiche pendono dalla stessa registrazione con le proprie date.

Poiché il registro degli accessi è in sola aggiunta e concatenato per impronte, la domanda sull'ampiezza — che cosa sia stato davvero aperto — riceve risposta dalle prove anziché da una stima.

Che cosa manca

I moduli canadesi, e il conteggio annuale

La registrazione contiene tutto ciò che entrambe le autorità chiedono. Ciò che non fa è valutare le soglie canadesi per voi — la valutazione del rischio reale di danno significativo a livello federale, le circostanze prescritte in Ontario — né produrre l'una o l'altra segnalazione come documento, né contare l'anno solare per la relazione di marzo.

Oggi sono una persona che legge una registrazione completa e compila un modulo. È praticabile, ed è sensibilmente meglio che mettere insieme i fatti dalle email. Resta lavoro che dovremmo fare noi per voi, e sta in un pacchetto canadese accanto al lockbox e al calendario di conservazione.

08 — Dove risiedono i dati

La domanda che ogni acquirente canadese fa, e il motivo per cui ci rispondiamo con facilità

Gli acquirenti sanitari canadesi chiedono della residenza dei dati prima e con più insistenza di chiunque altro su questo sito, di solito al primo incontro. La posizione giuridica onesta è più sfumata del sentito dire — e l'architettura rende la sfumatura irrilevante.

La convinzione	Come stanno davvero le cose
« I dati sanitari canadesi devono restare in Canada. »	In generale non è vero come regola assoluta per una clinica privata. PIPEDA non vieta i trasferimenti; vi rende responsabili dei dati che trasferite a un responsabile del trattamento ed esige una protezione comparabile per contratto. La maggior parte delle leggi sanitarie provinciali adotta un approccio simile per i custodian privati.
« La Columbia Britannica lo impone. »	Lo imponeva, ed è cambiato. L'obbligo della FIPPA per gli enti pubblici di conservare e consultare i dati personali solo in Canada è stato abrogato nel novembre 2021 e sostituito da un obbligo di valutazione. In ogni caso la FIPPA governa gli enti pubblici anziché le cliniche private.
« La Nova Scotia lo impone. »	Per gli enti pubblici e i loro fornitori di servizi, in linea di massima sì — la PIIDPA limita la conservazione e l'accesso fuori dal Canada, con una sostituzione modernizzata non in vigore fino al 2027. Se avete un contratto con un ente pubblico in Nova Scotia, è un vincolo vivo sui vostri fornitori, non solo su di voi.
« Il Québec lo impone. »	Non come divieto — ma la Legge 25 richiede una valutazione prima che i dati lascino il Québec, e il trasferimento può avvenire solo se quella valutazione mostra una protezione adeguata. In pratica è un documento che dovete poter esibire.
« Quindi un prodotto in nuvola va bene. »	Giuridicamente, spesso. Commercialmente, resta comunque l'obiezione su cui passerete la riunione — e con un acquirente pubblico o legato a un ospedale può essere decisiva a prescindere da ciò che dice la legge.

Perché questa sezione per noi è breve

La piattaforma è installata sull'infrastruttura che scegliete voi, con un database separato per organizzazione. Mettetela su un fornitore canadese, o nel vostro edificio, e la questione del trasferimento transfrontaliero non si pone: non c'è trasferimento da valutare, non c'è responsabile del trattamento da contrattualizzare, e non c'è un fornitore che detenga i fascicoli dei vostri pazienti. È una risposta più forte di quella che qualunque concorrente ospitato in questo mercato possa dare, e in Canada vale la pena metterla in apertura.

Anche il corollario è onesto: la sicurezza di quell'installazione diventa allora davvero vostra. La sezione 14 dice che cosa significhi in pratica.

09 — Il confine

Che cosa non possiamo fare in Canada, detto chiaramente e presto

È la sezione che decide la maggior parte delle trattative canadesi, e sta qui anziché in una nota a piè di pagina. Nulla di tutto ciò è un elemento di arretrato che arriva il trimestre prossimo. Ognuno è un binario nazionale o provinciale con il proprio processo di conformità, ed esserne fuori è un fatto sul prodotto di oggi.

Il binario	Stato	Che cos'è, e a chi fa male
Fatturazione all'assicurazione provinciale — OHIP, MSP/Teleplan, AHCIP e gli altri	✗	Non possiamo presentare una richiesta per prestazione assicurata a un piano provinciale. Ogni provincia ha il proprio formato di trasmissione, il proprio processo per i fornitori e il proprio ciclo di rimessa e riconciliazione. Se il vostro ricavo si fattura a un piano provinciale, questo è squalificante e preferiamo che lo sappiate al primo incontro. Se il vostro lavoro è privato, con assicurazione integrativa, finanziato dal datore di lavoro, in PAD o da terzi — che descrive la maggior parte della psicoterapia, del counselling e di buona parte delle professioni sanitarie affini in Canada — non vi costa nulla, perché quelle sono fatture e la piattaforma le fatture le fa bene.
Visualizzatori e archivi provinciali di cartelle elettroniche	✗	connectingOntario e OLIS in Ontario, Netcare in Alberta, CareConnect nella Columbia Britannica, i sistemi provinciali altrove. Sono integrazioni vincolate a un percorso di adesione provinciale, alla federazione delle identità e a test di conformità. Non siamo collegati a nessuno di essi, quindi referti di laboratorio, storico dei farmaci dispensati e relazioni ospedaliere non entrano.
Programmi di certificazione delle cartelle cliniche elettroniche	✗	La specifica ontariana per le cartelle cliniche elettroniche e i programmi provinciali di certificazione che l'accompagnano esistono per qualificare un prodotto come cartella clinica elettronica di cure primarie, a volte con finanziamenti annessi. Non siamo certificati, e non siamo una cartella clinica elettronica di cure primarie. Per uno studio medico è decisivo; per uno studio di psicoterapia o di professioni sanitarie affini di solito non è nemmeno pertinente.
Prescrizione elettronica	✗	PrescribeIT e i sistemi provinciali di informazione sui farmaci. Nessuna prescrizione, nessuna trasmissione a una farmacia, nessun controllo delle interazioni fra farmaci. Uno studio che prescrive ha bisogno di un altro sistema per quella parte del proprio lavoro.
Interoperabilità pancanadese — CA Core+ / FHIR	◐	L'indirizzo nazionale è basato su FHIR, con un insieme di profili di base canadesi. La piattaforma ha un'API e registrazioni strutturate; non implementa i profili FHIR canadesi, e non ha superato alcun test di conformità. Contrassegnato come parziale anziché assente perché la lacuna è lavoro sui profili su un'interfaccia che esiste, non un'interfaccia mancante — ma nessuno dovrebbe leggerlo come « supportato ».
Il pacchetto canadese in sé	◐	Il nucleo condiviso porta ciò di cui ogni giurisdizione ha bisogno, e i pacchetti GDPR, britannico e statunitense vi poggiano sopra. Non esiste ancora un pacchetto canadese — così il lockbox (sezione 05), il calendario di conservazione (sezione 06), le due segnalazioni di violazione e il conteggio annuale (sezione 07) e i registri del Québec (sezione 10) sono oggi configurazione e disciplina anziché software. Tutto ciò a cui si attaccherebbero esiste già.

Come usare questa sezione

Due domande decidono se il resto di questa pagina conti. Fatturate a un piano provinciale per prestazioni assicurate? E avete bisogno che referti di laboratorio e relazioni ospedaliere arrivino per via elettronica? Se entrambe le risposte sono no — e per moltissimi studi canadesi di salute mentale, counselling e professioni sanitarie affini entrambe le risposte sono no — nulla in questo elenco vi costa qualcosa, e la posizione sulla privacy della sezione 08 è la più forte disponibile sul mercato.

10 — Québec

Una giurisdizione separata in ogni senso che qui conti

Il Québec non è « il Canada più il francese ». Ha la propria legge sulla privacy, la propria legge sull'informazione sanitaria, il proprio regolatore e la propria legge linguistica, e un piano di attivazione canadese che lo tratti come una provincia in più fallirà al primo audit.

Legge 25

La legge del settore privato, e la cosa più vicina al GDPR che il Canada abbia

Entrata in vigore per fasi dal 2022 e completa da settembre 2024. Una persona designata responsabile della privacy. Un registro degli incidenti di riservatezza. Valutazioni d'impatto sulla privacy prima di un progetto di sistema informativo. Consenso granulare, finalità per finalità, con consenso esplicito per i dati sensibili — e i dati sanitari sono sensibili per definizione. Diritti di accesso, rettifica, portabilità e deindicizzazione. Sanzioni di ordini di grandezza superiori al resto del Canada.

Legge 5

La legge sull'informazione sanitaria, in vigore dal 2024

La legge sull'informazione sanitaria e dei servizi sociali è entrata in vigore per fasi da luglio 2024 e si applica alle cliniche — comprese le cliniche mediche e odontoiatriche private — con obblighi che non rispecchiano semplicemente la Legge 25. È pensata per proteggere i dati sanitari e insieme per farli circolare in sicurezza dentro il sistema sanitario, il che comporta obblighi in entrambe le direzioni.

È la sezione da sottoporre a un legale del Québec prima di fare un'offerta a una clinica del Québec. È nuova, i suoi regolamenti si stanno ancora assestando, e non la riassumeremo come se fosse assestata.

Che cosa la piattaforma vi dà già

Più di quanto vi aspettereste

Il registro degli incidenti è la registrazione della violazione. La persona designata è il registro delle designazioni. Accesso, rettifica e la via del reclamo sono richieste di primo rango. La portabilità ha una risposta vera — la macchina di esportazione costruita per il GDPR è neutra rispetto alla giurisdizione — e così anche la cancellazione, perché la distruzione distrugge la chiave anziché cancellare una riga.

I pezzi davvero di forma quebecchese sono la valutazione d'impatto sulla privacy come registrazione e la valutazione del trasferimento prima che i dati lascino la provincia. Nessuna delle due esiste oggi come oggetto.

L'obbligo linguistico

In Québec il francese non è un di più

La Carta della lingua francese, come modificata, esige il francese nei rapporti con i consumatori e sul lavoro e una versione francese della presenza digitale di un'impresa. Per un software questo arriva all'interfaccia che il vostro personale e i vostri pazienti usano davvero.

A che punto siamo: la piattaforma funziona in francese, e le guide di questo sito hanno un'edizione francese. Quello che non è stato fatto è una revisione del vocabolario clinico quebecchese — la differenza fra un francese corretto e il francese che un clinico del Québec si aspetta di leggere. Sezione 11.

11 — Lingua e accessibilità

Due obblighi che non sono obblighi di privacy, e che si dimenticano

Obbligo	Stato	Che cosa significa qui
Il francese, in Québec	⚙	L'interfaccia, il portale rivolto ai pazienti e i documenti che inviate hanno bisogno di una versione francese. La piattaforma è interamente traducibile ed è fornita in francese ; i modelli e la terminologia clinica sono vostri, e un'installazione quebecchese dovrebbe mettere in conto una revisione del vocabolario anziché dare per scontato che il francese fornito si legga come francese del Québec.
Servizio bilingue, fuori dal Québec	⚙	Il New Brunswick è ufficialmente bilingue, e il lavoro finanziato o appaltato dal federale porta i propri obblighi linguistici. La stessa macchina di traduzione lo copre; quali lingue attivare è una configurazione.
AODA — siti web accessibili, Ontario	◐	Le organizzazioni ontariane sopra la soglia dei piccoli datori di lavoro devono rispettare le WCAG 2.0 livello AA sui siti web pubblici e sui contenuti web da gennaio 2021. Questo arriva al vostro portale pazienti e alle pagine di prenotazione, che sono contenuto web pubblico. Il portale della piattaforma è costruito su componenti web standard e semantici ed è in condizioni ragionevoli; non è stato sottoposto a un audit formale secondo le WCAG 2.0 AA, e non rivendicheremo una conformità che non abbiamo verificato.
Accessible Canada Act	§	Si applica alle organizzazioni a regolamentazione federale. Una clinica privata è a regolamentazione provinciale e di regola ne è fuori — ma una clinica che eroga servizi in appalto federale dovrebbe verificare anziché dare per scontato.

12 — CASL

La legge anti-spam, perché i promemoria degli appuntamenti abitano accanto al marketing

La legge canadese anti-spam governa i messaggi elettronici commerciali, ed è più severa di quanto la maggior parte delle cliniche si aspetti: il consenso dev'essere espresso o rientrare in una categoria implicita definita, ogni messaggio deve identificare il mittente e portare un meccanismo di disiscrizione funzionante, e le sanzioni sono sostanziose.

Che cosa chiede CASL	Stato	Che cosa succede qui
Separare un messaggio di servizio da un messaggio di marketing	✓	Le preferenze di comunicazione sono tenute per persona e per canale, e il percorso transazionale — conferme di appuntamento, promemoria, avvisi di documento sicuro — è un percorso diverso da quello di marketing. Un paziente che si disiscrive da una newsletter viene comunque avvisato se l'appuntamento si sposta.
Registrare come è stato ottenuto il consenso	⚙	Il consenso è conservato sul contatto con il proprio canale e la propria data. Dimostrare il consenso è tutta la difesa sotto CASL, quindi la disciplina di raccoglierlo al momento della raccolta vale più di qualunque funzionalità.
Identificazione e disiscrizione in ogni messaggio	⚙	I modelli le portano; i dati del mittente e le parole sono vostri, e stanno nella stessa revisione della vostra informativa sulla privacy.

13 — Dove siamo più forti

Quattro cose che un acquirente canadese dovrebbe pesare dall'altro lato

La sezione 09 è deliberatamente poco lusinghiera. Questa è l'altra metà della stessa onestà.

La residenza, risolta strutturalmente

Nulla esce, perché non c'è dove andare

L'installazione è vostra. Non c'è uno spazio del fornitore che detenga fascicoli di pazienti canadesi, nessun trasferimento transfrontaliero da valutare sotto la Legge 25, e nessun accordo con un responsabile del trattamento da negoziare. In un mercato dove questa è la prima domanda che si fa, è la risposta migliore disponibile — ed è architetturale anziché contrattuale.

La questione del curiosare

Un registro degli accessi che vi risponde con un'interrogazione

L'incidente canadese tipico sulla privacy sanitaria non è un pirata informatico; è un membro del personale che guarda un fascicolo che non lo riguardava. Poiché l'accesso deriva da relazioni di cura datate e ogni lettura è scritta in una pista in sola aggiunta e concatenata per impronte, « chi ha consultato questo paziente senza avere una relazione con lui » è un'interrogazione anziché un'indagine. La maggior parte dei sistemi di questo mercato non sa rispondere affatto.

Una distruzione che potete provare

Distruggere la chiave, non cancellare la riga

La distruzione sicura è un obbligo dell'ordine professionale tanto quanto della privacy, e il fallimento abituale è un backup che nessuno ha raggiunto. Qui la chiave del fascicolo viene distrutta e la pista di audit della distruzione sopravvive al fascicolo — che è la prova che un ordine professionale chiede davvero.

Un sistema, non cinque

Prenotazione, appunti, documenti, fatturazione, portale e compensi

Uno studio di gruppo canadese di solito fa girare uno strumento di prenotazione, uno per gli appunti, una condivisione di file, un pacchetto contabile e un processore di pagamenti, e li riconcilia a mano. L'esposizione di quell'insieme sul fronte della privacy è maggiore di quella di ciascuna delle sue parti, e consolidarlo è un argomento di privacy tanto quanto di efficienza.

14 — Che cosa resta a voi

Gli obblighi che nessun software porta, in Canada come altrove

Ogni pagina di questo sito finisce qui, e l'elenco è deliberatamente corto e deliberatamente schietto.

Vostro	Perché non può essere nostro
Essere il custodian, il trustee o la persona responsabile	La legge nomina lo studio, e nella maggior parte delle province una persona nominata al suo interno. Un fornitore non può tenere quel ruolo per voi e nessun contratto lo trasferisce.
Le parole della vostra informativa sulla privacy e dei vostri moduli di consenso	Descrivono che cosa fate voi . Noi le conserviamo, le versioniamo e teniamo quelle superate; non le scriviamo, e un modello che il vostro responsabile della privacy non ha letto è peggio di nessun modello.
I periodi di conservazione	Vengono dal vostro ordine. Sezione 06.
Decidere se una violazione sia segnalabile	Il giudizio sul rischio reale di danno significativo a livello federale, e le circostanze prescritte a livello provinciale, sono valutazioni sui vostri pazienti e sul vostro contesto. Noi vi diamo una registrazione completa da cui formulare il giudizio; il giudizio è vostro.
Mettere in sicurezza l'installazione	Il corollario del farla girare voi. Le patch, i backup, le prove di ripristino, la sicurezza di rete e l'accesso fisico alla macchina sono vostri — e dove volete che siano portati da altri, è un contratto di gestione operativa, dichiarato come tale, non una nota a piè di pagina in una licenza.
Consulenza legale	Nulla in questa pagina è consulenza legale, e non sostituisce un legale canadese. È una mappa di ciò che si applica e un resoconto onesto di ciò che il software fa per ciascuna voce. Le leggi si muovono — la Legge 5 è nuova, i regolamenti del Québec si stanno ancora assestando, e la riforma federale della privacy è entrata e uscita dal Parlamento per anni.

Come è stata scritta questa pagina

Gli obblighi sono riassunti da leggi, linee guida delle autorità e standard degli ordini professionali nominati lungo tutto il testo, e la colonna dello stato è scritta rispetto al codice di questo archivio anziché a una tabella di marcia — ed è per questo che quattro righe dicono ◐ e sei dicono ✗. Leggete prima quelle. Se un pacchetto canadese verrà costruito, questa pagina cambierà con esso e i contrassegni si muoveranno; fino ad allora dicono ciò che è vero oggi.

Le fonti primarie non erano raggiungibili dalla macchina su cui questo è stato scritto. Diversi siti di legislazione federale e provinciale sono bloccati dalla rete qui, quindi gli obblighi qui sotto sono stati messi insieme da materiale di autorità e organismi professionali anziché letti dalla legge. Va bene per una mappa e non va bene per un deposito: fate confermare da un legale canadese tutto ciò su cui intendete fare affidamento, in particolare per il Québec, dove la Legge 5 è nuova e i suoi regolamenti si stanno ancora assestando.